Dalam operasional bisnis, setiap komponen biaya perlu dikelola dengan cermat untuk menjaga arus kas tetap sehat. Salah satu biaya yang sering terlewat namun berdampak pada margin adalah disbursement fee. Nilainya mungkin tampak kecil, tetapi jika terjadi secara rutin dan dalam volume besar, akumulasinya bisa signifikan bagi perusahaan.
Bagi pelaku usaha, memahami apa itu disbursement fee, perannya, serta cara menghitungnya sangat penting agar tidak terjadi leakage biaya yang tidak perlu. Dengan pemahaman yang tepat, bisnis dapat mengambil keputusan finansial yang lebih efisien dan memaksimalkan strategi pengelolaan dana.
Pembahasan berikut merangkum pengertian, fungsi, contoh penerapan, metode perhitungan, hingga cara mengelola disbursement fee agar lebih optimal. Di akhir, Anda juga akan menemukan solusi praktis untuk menjaga cash flow tetap stabil melalui pemanfaatan Invoice Financing yang lebih fleksibel dan efisien untuk kebutuhan bisnis Anda.
Apa Itu Disbursement Fee?
Dilansir Investopedia, disbursement fee adalah biaya yang dikenakan sebagai kompensasi atas pembayaran yang dilakukan vendor atas nama pelanggan. Misalnya, JNE membayarkan bea dan pajak impor terlebih dahulu untuk pelanggan, lalu menagih disbursement fee sebagai biaya pengganti atas pembayaran tersebut.
Biaya ini memastikan proses pengiriman atau layanan tetap lancar tanpa menunggu pelanggan membayar terlebih dahulu, sekaligus menjadi mekanisme kontrol biaya bagi penyedia layanan.
Fungsi Disbursement Fee
Berikut fungsi disbursement fee yang perlu dipahami pelaku bisnis:
- Mengganti biaya yang ditalangi vendor
Disbursement fee berfungsi sebagai kompensasi saat penyedia layanan menalangi biaya tertentu atas nama pelanggan—misalnya bea masuk, pajak, atau biaya pihak ketiga. - Menjaga kelancaran operasional
Dengan adanya mekanisme talangan, proses layanan (logistik, pengiriman, hingga transaksi finansial) tetap berjalan tanpa menunggu pembayaran awal dari pelanggan. - Meningkatkan efisiensi arus kas penyedia layanan
Vendor tetap bisa menjaga cash flow mereka karena biaya yang mereka keluarkan akan diganti melalui disbursement fee. - Menjamin transparansi biaya
Biaya ini memberikan kejelasan komponen pengeluaran sehingga pelanggan memahami bahwa ada biaya tambahan yang muncul karena vendor melakukan pembayaran atas nama mereka.
Dampak Disbursement Fee
Disbursement fee adalah biaya tambahan yang dikenakan ketika vendor menalangi pembayaran tertentu atas nama perusahaan. Dampaknya cukup signifikan terhadap operasional, keuangan, hingga pricing strategy. Berikut penjelasan lengkapnya:
Meningkatkan Total Biaya Operasional
Disbursement fee menambah komponen biaya yang harus diperhitungkan dalam transaksi bisnis. Untuk perusahaan dengan volume pengiriman atau transaksi tinggi (misalnya logistik, e-commerce, manufaktur, atau distribusi), akumulasi fee ini bisa berdampak langsung pada Cost of Goods Sold (COGS) dan operational expense. Jika tidak dikontrol, biaya tambahan dapat mengurangi margin keuntungan.
Baca Juga : Loan Disbursement : Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya!
Mempengaruhi Cash Flow Perusahaan
Vendor biasanya mendahulukan pembayaran bea, pajak, atau biaya administrasi lainnya. Setelah itu, perusahaan wajib melakukan reimbursement plus disbursement fee.
Jika tidak direncanakan dengan baik, ini dapat memengaruhi:
- Stabilitas arus kas
- Ketersediaan dana operasional
- Siklus pembayaran vendor
Bagi perusahaan B2B yang bergantung pada transaksi rutin, perencanaan cash flow menjadi semakin krusial.
Membantu Transparansi dan Akurasi Akuntansi
Dengan adanya disbursement fee, perusahaan dapat memisahkan biaya pokok transaksi dengan biaya tambahan berbasis jasa administrasi.
Hal ini mempermudah:
- Penarikan laporan biaya
- Pembukuan keuangan yang lebih rapi
- Analisis pengeluaran untuk pengambilan keputusan
Transparansi ini membuat perusahaan lebih mudah melakukan audit dan efisiensi biaya.
Meningkatkan Efisiensi Waktu & Operasional
Vendor menalangi pembayaran menghilangkan kebutuhan perusahaan mengurus proses manual seperti pembayaran pajak, bea masuk, atau administrasi.
Perusahaan dapat fokus pada hal strategis tanpa menghabiskan waktu untuk proses administratif. Namun, efisiensi ini memiliki konsekuensi berupa biaya tambahan.
Berpengaruh pada Pricing & Profit Margin
Bagi bisnis yang menjual produk dengan margin ketat, disbursement fee dapat memengaruhi:
- Harga jual ke pelanggan
- Perhitungan margin
- Strategi penetapan harga dalam jangka panjang
Jika tidak diperhitungkan dengan baik, biaya tambahan ini dapat menggerus profit atau membuat harga tidak kompetitif.
Baca Juga : Cash Disbursement : Pengertian, Jenis, dan Contohnya!
Perbedaan Disbursement Fee Bank dan Financial Technology
Baik bank maupun fintech sama-sama mengenakan disbursement fee, namun keduanya memiliki karakteristik yang berbeda. Memahami perbedaannya penting bagi perusahaan agar dapat memilih layanan yang paling efisien untuk kebutuhan transaksi.
| Aspek | Bank | Fintech |
| Biaya | Cenderung lebih tinggi, terutama untuk transaksi internasional karena proses compliance dan clearing yang kompleks. | Lebih kompetitif dengan skema flat fee yang lebih efisien untuk transaksi massal. |
| Kecepatan | Transfer internasional memakan waktu 1–3 hari kerja. | Lebih cepat—real-time hingga 1 hari berkat sistem digital dan API. |
| Fleksibilitas | Prosedur ketat, banyak dokumen, dan regulasi yang rigid. | Lebih fleksibel dan sederhana, cocok untuk proses otomatis dan cepat. |
| Metode Perhitungan | Menggunakan persentase atau flat fee bergantung jenis transaksi. | Umumnya flat fee, sehingga biaya lebih transparan dan mudah diprediksi. |
Faktor yang Mempengaruhi Disbursement Fee
Besarnya disbursement fee tidak bersifat tetap. Bank maupun fintech menetapkan biaya berdasarkan serangkaian faktor operasional dan risiko. Berikut faktor utama yang memengaruhi biaya tersebut:
Jumlah dan Frekuensi Transaksi
Semakin besar volume transaksi, biasanya biaya per transaksi bisa lebih rendah.
Penyedia layanan umumnya memberikan tier pricing untuk bisnis dengan transaksi tinggi.
Impact: Volume besar = potensi discount atau custom pricing.
Baca Juga : Disbursement : Pengertian, Manfaat, Proses, hingga Contoh
Nominal Dana yang Ditransfer
Beberapa bank menggunakan persentase berdasarkan jumlah dana.
Semakin besar nominal transfer, semakin tinggi biaya jika menggunakan model percentage fee.
Impact: Transaksi bernilai besar → biaya meningkat.
Jenis Layanan Transfer
Jenis jalur transfer memengaruhi biaya operasional:
- BI-FAST: lebih murah dan cepat
- SKN: biaya rendah, waktu proses lebih lama
- RTGS: lebih mahal, khusus nominal besar
- Cross-border: biaya tertinggi karena melibatkan correspondent bank
Impact: Semakin cepat dan kompleks jalurnya → biaya lebih tinggi.
Risiko Transaksi
Transaksi yang melibatkan risiko lebih tinggi (misalnya rekening baru, mass payout, atau industri berisiko tinggi) dapat dikenakan biaya tambahan.
Impact: Risiko tinggi = biaya tambahan untuk fraud prevention dan compliance.
Infrastruktur dan Teknologi yang Digunakan
Fintech yang memiliki sistem otomatis dan real-time biasanya dapat memberikan biaya lebih kompetitif. Sebaliknya, bank yang menggunakan sistem berlapis akan membebankan biaya lebih besar.
Impact: Semakin efisien teknologinya → biaya lebih rendah.
Kebutuhan Integrasi (API)
Jika bisnis membutuhkan integrasi API disbursement, penyedia layanan dapat mengenakan biaya:
- Setup fee
- Maintenance fee
- Custom workflow fee
Impact: Integrasi lanjutan = biaya layanan meningkat.
Baca Juga : Kenali Sell In & Sell Out untuk Fundamental Bisnis Lebih Kuat!
Biaya Operasional Bank/Fintech
Harga juga dipengaruhi oleh:
- Biaya KYC
- Proses verifikasi
- Keamanan data
- Settlement dan rekonsiliasi
Impact: Operasional kompleks = disbursement fee lebih tinggi.
Kebijakan Penyedia Layanan
Setiap bank/fintech punya kebijakan harga berbeda berdasarkan:
- Segmen bisnis
- Industri
- Negosiasi kontrak
- SLA (Service Level Agreement)
Impact: Pricing B2B sangat fleksibel tergantung kesepakatan.
Cara Menghitung Disbursement Fee
Secara umum, disbursement fee dihitung menggunakan dua metode: flat fee dan persentase. Setiap penyedia layanan (bank atau fintech) dapat menetapkan struktur biaya yang berbeda bergantung pada volume transaksi dan jenis layanan.
Perhitungan dengan Flat Fee
Model ini mengenakan biaya tetap di setiap transaksi, tanpa dipengaruhi oleh nominal uang yang ditransfer.
Rumus:
Total biaya = Jumlah transaksi × Biaya per transaksi
Contoh:
- Biaya per transaksi: Rp4.000
- Jumlah transaksi: 500
- Perhitungan: 500 × Rp4.000 = Rp2.000.000 per bulan
Cocok untuk bisnis dengan volume transaksi tinggi karena biaya lebih mudah diprediksi.
Baca Juga : Virtual Account : Solusi Praktis Pembayaran Online!
Perhitungan dengan Persentase
Biaya dihitung berdasarkan persentase tertentu dari nominal transfer.
Rumus:
Biaya per transaksi = Nominal × Persentase fee
Total biaya = Biaya per transaksi × Jumlah transaksi
Contoh:
- Nominal transfer per transaksi: Rp5.000.000
- Persentase fee: 0,5%
- Per transaksi: 0,5% × Rp5.000.000 = Rp25.000
- Jika ada 100 transaksi: 100 × Rp25.000 = Rp2.500.000 per bulan
Model ini biasanya digunakan oleh lembaga keuangan tradisional atau untuk transaksi bernilai besar.
Model Hybrid (Flat + Persentase)
Beberapa penyedia terutama bank menggunakan kombinasi biaya tetap dan persentase.
Contoh:
- Flat fee: Rp3.000
- Persentase: 0,1% dari nominal
- Nominal per transaksi: Rp2.000.000
- Hitung:
- Persentase: 0,1% × Rp2.000.000 = Rp2.000
- Total per transaksi: Rp3.000 + Rp2.000 = Rp5.000
- Jika ada 200 transaksi: 200 × Rp5.000 = Rp1.000.000 per bulan
Model ini umum pada perusahaan yang memerlukan verifikasi lebih ketat.
Tips Mengelola Disbursement Fee
Mengoptimalkan biaya disbursement adalah langkah penting untuk menjaga arus kas tetap sehat dan mengurangi biaya operasional yang tidak perlu. Dengan manajemen yang tepat, bisnis bisa menghemat pengeluaran rutin dalam jumlah signifikan, terutama jika melakukan payout dalam volume besar.
Berikut beberapa strategi yang dapat diterapkan:
1. Pilih Penyedia dengan Skema Pricing yang Transparan
Setiap bank atau fintech memiliki model biaya yang berbeda. Pastikan Anda memilih penyedia dengan:
- Struktur biaya jelas (flat fee atau percentage fee)
- Tidak ada biaya terselubung
- Laporan biaya yang mudah dievaluasi
Transparansi pricing memudahkan Anda menghitung biaya total dan merencanakan anggaran dengan lebih akurat.
2. Optimalkan Volume Transaksi untuk Mendapatkan Tarif Lebih Rendah
Banyak penyedia menawarkan volume-based pricing seperti diskon biaya jika transaksi mencapai jumlah tertentu.
Jika bisnis Anda memiliki volume payout tinggi:
- Konsolidasikan transaksi ke satu penyedia
- Negosiasikan custom pricing
- Gunakan batch disbursement untuk efisiensi biaya
Metode ini sering menurunkan biaya per transaksi secara signifikan.
3. Gunakan Metode Transfer yang Tepat (BI-FAST, SKN, atau RTGS)
Pemilihan jalur transfer sangat memengaruhi biaya:
- BI-FAST → murah, cepat, cocok untuk nominal kecil-menengah
- SKN → biaya rendah untuk transaksi dalam jumlah banyak
- RTGS → gunakan hanya untuk transaksi bernilai besar
Dengan memilih jalur yang sesuai kebutuhan, biaya harian dapat ditekan.
4. Minimalkan Transaksi Gagal
Transaksi gagal tetap memakan biaya dalam beberapa kasus, terutama pada bank.
Untuk mengurangi risiko:
- Validasi nomor rekening secara otomatis melalui account validation API
- Gunakan fitur auto retry
- Pastikan format data payout rapi dan standar
Setiap transaksi gagal adalah biaya tambahan yang sebenarnya bisa dihindari.
5. Lakukan A/B Pricing Comparison Antar Vendor
Sebelum memilih penyedia, bandingkan:
- Biaya per transaksi
- SLA dan kecepatan pencairan
- Fitur tambahan seperti reconciliation otomatis
- Kualitas dukungan teknis
Vendor fintech umumnya menawarkan biaya lebih kompetitif untuk transaksi massal.
6. Evaluasi Kontrak Secara Berkala
Harga di industri pembayaran sangat dinamis.
Lakukan evaluasi tiap 6–12 bulan:
- Bandingkan dengan harga pasar
- Tinjau ulang SLA
- Ajukan revisi pricing jika volume transaksi naik
Negosiasi ulang mampu menurunkan biaya secara berkelanjutan.
7. Manfaatkan Otomatisasi untuk Mengurangi Biaya Operasional
Gunakan fitur seperti:
- API disbursement
- Bulk upload payout
- Automated reconciliation
- Webhook notification
Otomatisasi membantu mengurangi beban manual, kesalahan input, dan biaya tenaga kerja.
8. Gunakan Batch Disbursement untuk Transaksi Massal
Jika Anda sering mencairkan dana ke banyak penerima sekaligus:
- Lakukan pembayaran secara batch
- Gabungkan payout harian dalam satu file
Ini mengurangi overhead transaksi dan mempercepat proses operasional.
9. Pilih Fintech yang Menyediakan Layanan Free Maintenance
Beberapa vendor mengenakan:
- Setup fee
- Maintenance fee
- Biaya integrasi API
Pilih penyedia yang menawarkan:
- Bebas biaya setup
- Bebas biaya integrasi dasar
- SLA enterprise tanpa biaya tambahan
Ini membuat total cost of ownership lebih rendah.
10. Analisis Data Transaksi Secara Rutin
Gunakan dashboard atau laporan untuk melihat:
- Total biaya bulanan
- Frekuensi transaksi
- Nominal rata-rata
- Kenaikan biaya tidak wajar
- Tren transaksi gagal
Data ini membantu Anda mengambil keputusan lebih cepat terkait efisiensi.
Gunakan Payment Gateway OttoDigital Lebih Efisien untuk Disbursement Fee
Gunakan Payment Gateway Indonesia dari OttoDigital untuk proses disbursement yang lebih efisien, cepat, dan transparan. Dengan biaya yang kompetitif dan sistem otomatis yang minim error, Anda bisa mengurangi beban operasional sekaligus menjaga arus kas tetap sehat. Saatnya optimalkan payout bisnis Anda bersama solusi pembayaran yang lebih cerdas.
