Dalam operasional bisnis, satu transaksi biasanya menghasilkan lebih dari satu dokumen. Ada pesanan pembelian, bukti penerimaan barang, faktur dari pemasok, hingga bukti pembayaran.
Masalah muncul ketika data di setiap dokumen tersebut berbeda.
Jumlah barang yang diterima bisa lebih sedikit dari pesanan. Harga dalam faktur bisa berbeda dari kesepakatan. Bahkan, perusahaan bisa menerima dua tagihan untuk transaksi yang sama.
Karena itu, matching adalah proses penting untuk memastikan beberapa data atau dokumen yang saling berkaitan benar-benar sesuai sebelum transaksi dilanjutkan.
Dalam konteks keuangan dan pembelian, matching biasanya digunakan untuk mencocokkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan invoice. Tujuannya sederhana: perusahaan hanya membayar barang atau jasa yang memang dipesan, diterima, dan ditagihkan dengan nilai yang benar.
Bagi bisnis retail, F&B, distribusi, maupun perusahaan dengan banyak pemasok, proses ini membantu menjaga akurasi transaksi sekaligus memperkuat kontrol internal.
Apa Itu Matching?
Dilansir fe, matching adalah proses mencocokkan dua atau lebih informasi untuk memastikan data tersebut sesuai berdasarkan kriteria tertentu.
Dalam aktivitas bisnis, matching dapat diterapkan pada berbagai proses, seperti:
- mencocokkan pembayaran dengan transaksi;
- mencocokkan stok fisik dengan data sistem;
- mencocokkan pesanan dengan barang yang diterima;
- mencocokkan invoice dengan purchase order;
- mencocokkan laporan transaksi antar-sistem.
Jadi, pengertian matching tidak terbatas pada satu aktivitas saja.
Namun, tujuan utamanya tetap sama, yaitu menemukan apakah data yang dibandingkan sudah sesuai atau masih memiliki selisih.
Contohnya, perusahaan memesan 100 unit produk dengan harga Rp50.000 per unit.
Ketika barang datang, gudang hanya menerima 95 unit.
Jika pemasok tetap mengirimkan invoice untuk 100 unit, proses matching akan membantu mendeteksi perbedaan tersebut sebelum pembayaran dilakukan.
Mengapa Matching Penting dalam Bisnis?
Semakin banyak transaksi yang dijalankan sebuah perusahaan, semakin tinggi pula risiko terjadinya ketidaksesuaian data.
Jika tidak ditemukan sejak awal, perbedaan kecil dapat menimbulkan kerugian.
1. Mengurangi Risiko Salah Bayar
Tanpa proses pencocokan, tim keuangan berisiko membayar nominal yang tidak sesuai.
Kesalahan tersebut dapat berupa:
- jumlah barang tidak sesuai;
- harga berbeda;
- diskon tidak tercantum;
- pajak salah;
- barang belum diterima;
- invoice dikirim lebih dari sekali.
Matching memberikan lapisan verifikasi sebelum dana keluar dari perusahaan.
2. Mencegah Pembayaran Duplikat
Duplikasi invoice dapat terjadi karena kesalahan administrasi dari pemasok maupun tim internal.
Jika tidak ada sistem pengecekan, dokumen tersebut bisa diproses dua kali.
Dengan pencocokan nomor invoice, nomor PO, pemasok, dan nilai transaksi, potensi pembayaran ganda dapat diketahui lebih cepat.
3. Menjaga Akurasi Data Keuangan
Data pembelian akan masuk ke laporan keuangan dan menjadi dasar berbagai keputusan bisnis.
Jika sejak awal datanya salah, laporan berikutnya juga dapat ikut terpengaruh.
Matching membantu memastikan transaksi yang dicatat memang sesuai dengan dokumen pendukung.
4. Memperkuat Internal Control
Setiap perusahaan membutuhkan pengendalian internal agar transaksi tidak dapat diproses tanpa verifikasi.
Proses matching membantu menciptakan alur:
Pesanan → Penerimaan → Verifikasi → Pembayaran.
Dengan alur yang jelas, perusahaan tidak hanya mengandalkan satu dokumen atau satu orang dalam menyetujui transaksi.
5. Mempermudah Audit
Dokumen transaksi yang saling terhubung membuat proses audit lebih mudah.
Auditor dapat menelusuri transaksi mulai dari pesanan hingga pembayaran.
Dengan demikian, perusahaan dapat menunjukkan bahwa pembayaran dilakukan berdasarkan transaksi yang benar-benar terjadi.
Jenis-Jenis Matching dalam Bisnis
Dalam proses pembelian, terdapat beberapa metode matching yang umum digunakan.
Pemilihannya dapat disesuaikan dengan nilai transaksi, risiko, karakteristik barang, dan kebijakan perusahaan.
1. Two-Way Matching
Two-way matching adalah proses mencocokkan dua dokumen:
Purchase Order + Invoice
Metode ini memeriksa apakah informasi dalam invoice sesuai dengan PO.
Data yang biasanya dibandingkan meliputi:
- nama pemasok;
- produk atau jasa;
- jumlah;
- harga;
- total transaksi;
- syarat pembayaran.
Kapan Two-Way Matching Digunakan?
Metode ini dapat digunakan untuk transaksi dengan risiko relatif rendah.
Contohnya:
- langganan rutin;
- pembelian jasa;
- pemasok yang sudah lama bekerja sama;
- pembelian dengan nilai kecil.
Namun, metode ini belum memastikan apakah barang benar-benar sudah diterima.
2. Three-Way Matching
Three-way matching adalah metode pencocokan yang melibatkan tiga dokumen:
Purchase Order + Goods Receipt + Invoice
Metode ini lebih ketat karena perusahaan tidak hanya memastikan tagihan sesuai pesanan, tetapi juga memastikan barang sudah diterima.
Contohnya:
PO: 500 unit
Barang diterima: 480 unit
Invoice: 500 unit
Dalam kondisi tersebut, sistem atau tim keuangan akan menemukan selisih 20 unit.
Pembayaran dapat ditahan sampai perbedaan tersebut diklarifikasi.
Mengapa Three-Way Matching Banyak Digunakan?
Metode ini memberikan kontrol yang cukup kuat tanpa membuat proses terlalu kompleks.
Karena itu, three-way matching sering digunakan pada perusahaan retail, distribusi, manufaktur, maupun bisnis dengan transaksi pembelian barang fisik.
3. Four-Way Matching
Four-way matching menambahkan satu dokumen lagi:
Purchase Order + Goods Receipt + Inspection Report + Invoice
Selain jumlah dan harga, metode ini juga memastikan kualitas barang sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Contohnya, sebuah perusahaan memesan bahan baku dengan spesifikasi tertentu.
Barang memang datang dengan jumlah yang sesuai, tetapi hasil pemeriksaan menunjukkan kualitasnya tidak memenuhi standar.
Dalam kondisi tersebut, invoice belum dapat disetujui meskipun PO dan jumlah barang sudah cocok.
Kapan Four-Way Matching Dibutuhkan?
Biasanya digunakan untuk:
- pembelian bernilai tinggi;
- bahan baku kritis;
- produk dengan standar kualitas ketat;
- industri manufaktur;
- farmasi;
- konstruksi;
- energi.
Dokumen yang Digunakan dalam Matching
Untuk menjalankan proses pencocokan dengan baik, perusahaan membutuhkan dokumen transaksi yang lengkap.
1. Purchase Order
Purchase order atau PO adalah dokumen pemesanan resmi yang dibuat perusahaan kepada pemasok.
PO biasanya berisi:
- nomor pesanan;
- identitas pemasok;
- produk;
- jumlah;
- harga;
- jadwal pengiriman;
- alamat pengiriman;
- ketentuan pembayaran.
Dokumen ini menjadi dasar kesepakatan pembelian.
2. Goods Receipt
Goods receipt atau bukti penerimaan barang menunjukkan barang yang benar-benar diterima perusahaan.
Informasi di dalamnya dapat meliputi:
- tanggal penerimaan;
- jumlah barang;
- nomor PO;
- kondisi barang;
- petugas penerima.
Dokumen ini penting karena jumlah yang dipesan belum tentu sama dengan jumlah yang benar-benar datang.
3. Invoice
Invoice adalah dokumen penagihan yang dibuat pemasok.
Biasanya berisi:
- nomor invoice;
- tanggal;
- nama pemasok;
- rincian produk;
- jumlah;
- harga;
- pajak;
- total pembayaran;
- tanggal jatuh tempo.
Sebelum dibayar, data dalam invoice perlu dibandingkan dengan dokumen transaksi lainnya.
4. Inspection Report
Inspection report adalah dokumen yang menunjukkan hasil pemeriksaan barang.
Dokumen ini dapat mencatat:
- kualitas;
- spesifikasi;
- kondisi fisik;
- hasil pengujian;
- barang yang ditolak.
Dokumen ini biasanya digunakan dalam four-way matching.
Bagaimana Proses Matching Dilakukan?
Proses matching idealnya dilakukan sebelum pembayaran kepada pemasok. Bagi perintis usaha yang membutuhkan sistem kasir gratis dan kaya fitur, pos loyverse bisa menjadi pilihan tepat.
Berikut alur sederhananya.
1. Purchase Order Dibuat
Tim pembelian membuat PO berdasarkan kebutuhan bisnis.
Contohnya, perusahaan memesan 1.000 unit produk dari pemasok.
2. Barang Dikirim
Pemasok mengirimkan barang sesuai pesanan.
Tim gudang kemudian menghitung dan memeriksa barang yang diterima.
3. Goods Receipt Dicatat
Jika hanya 980 unit yang diterima, angka tersebut dicatat dalam dokumen penerimaan.
4. Invoice Diterima
Pemasok mengirimkan tagihan.
Misalnya, invoice tetap mencantumkan 1.000 unit.
5. Dokumen Dicocokkan
Tim keuangan membandingkan:
- PO: 1.000 unit;
- barang diterima: 980 unit;
- invoice: 1.000 unit.
Sistem akan menunjukkan adanya selisih.
6. Discrepancy Ditindaklanjuti
Tim dapat menghubungi bagian pembelian, gudang, atau pemasok untuk mengetahui penyebabnya.
Pemasok dapat memperbaiki invoice menjadi 980 unit atau mengirimkan sisa 20 unit.
7. Invoice Disetujui
Setelah seluruh data sesuai, invoice dapat masuk ke proses pembayaran.
Apa Itu Discrepancy dalam Matching?
Discrepancy adalah ketidaksesuaian antara dokumen yang dibandingkan.
Beberapa contoh yang sering ditemukan antara lain:
Quantity Discrepancy
Jumlah barang pada dokumen berbeda.
Contoh:
PO: 100
Diterima: 90
Invoice: 100
Price Discrepancy
Harga dalam tagihan tidak sesuai dengan harga yang disepakati.
Contoh:
PO: Rp75.000 per unit
Invoice: Rp80.000 per unit
Product Discrepancy
Barang yang diterima berbeda dari produk yang dipesan.
Duplicate Invoice
Pemasok mengirimkan invoice yang sebelumnya sudah dibayar.
Tax Discrepancy
Perhitungan pajak dalam invoice tidak sesuai dengan transaksi.
Dengan proses matching, ketidaksesuaian tersebut dapat ditemukan sebelum pembayaran. Efisiensi pencatatan stok di toko kelontong maupun supermarket dapat ditingkatkan dengan software pos retail.
Apakah Selisih Harus Selalu Ditolak?
Tidak selalu.
Perusahaan dapat memiliki batas toleransi tertentu.
Contohnya, kebijakan internal memperbolehkan selisih harga maksimal 1%.
Jika harga PO adalah Rp100.000 dan invoice menunjukkan Rp100.500, transaksi masih dapat dianggap sesuai.
Pendekatan ini sering disebut matching tolerance.
Batas toleransi dapat ditentukan berdasarkan:
- persentase harga;
- jumlah unit;
- nilai nominal;
- kategori barang;
- pemasok.
Tujuannya agar proses verifikasi tetap terkontrol tanpa membuat tim harus menyelesaikan selisih kecil yang tidak material satu per satu.
Contoh Matching pada Bisnis Retail
Sebuah toko memiliki beberapa cabang dan rutin melakukan pengadaan stok.
Tim pembelian membuat PO:
Produk: Air mineral 600 ml
Jumlah: 500 karton
Harga: Rp45.000 per karton
Total: Rp22.500.000
Ketika pengiriman dilakukan, gudang hanya menerima 490 karton.
Namun, pemasok mengirimkan invoice:
500 karton × Rp45.000 = Rp22.500.000.
Dengan three-way matching:
- PO menunjukkan 500;
- barang diterima 490;
- invoice menunjukkan 500.
Sistem menemukan selisih 10 karton.
Tim keuangan tidak langsung membayar seluruh tagihan sebelum status 10 karton tersebut jelas.
Contoh Matching pada Bisnis F&B
Pada bisnis F&B, pencocokan pembelian penting karena bahan baku memiliki perputaran yang cepat.
Sebuah restoran memesan:
Beras: 100 kg
Harga: Rp15.000/kg
Total PO: Rp1.500.000
Barang yang diterima:
95 kg
Invoice:
100 kg senilai Rp1.500.000.
Jika transaksi langsung dibayar tanpa pengecekan, restoran membayar 5 kg barang yang belum diterima.
Dengan matching, perbedaan dapat diketahui sebelum pembayaran. Pengertian mengenai sistem pos adalah perangkat lunak dan keras yang bekerja sama untuk memproses transaksi penjualan.
Contoh Matching pada Bisnis Multi-Outlet
Bisnis dengan banyak outlet biasanya memiliki transaksi pembelian yang lebih kompleks.
Misalnya sebuah jaringan kafe memiliki 20 cabang.
Setiap outlet memesan susu, kopi, sirup, dan bahan baku lainnya.
Tanpa sistem terpusat, tim pusat akan sulit memastikan:
- setiap PO valid;
- barang benar-benar diterima cabang;
- jumlah sesuai;
- tagihan pemasok benar;
- invoice belum pernah dibayar.
Proses matching membantu menyatukan data pembelian dan penerimaan sebelum pembayaran dilakukan. Penggunaan mesin pos modern mempermudah penerimaan berbagai metode pembayaran non-tunai.
Perbedaan Matching Manual dan Otomatis
Matching Manual
Tim keuangan membuka PO, dokumen penerimaan, serta invoice satu per satu.
Kemudian seluruh data dibandingkan secara manual.
Metode ini masih memungkinkan untuk bisnis dengan volume transaksi rendah.
Namun, ketika transaksi bertambah, proses tersebut dapat memakan banyak waktu.
Matching Otomatis
Sistem mencocokkan data berdasarkan parameter tertentu.
Contohnya:
- nomor PO;
- pemasok;
- SKU;
- jumlah;
- harga;
- total;
- pajak.
Jika seluruh data sesuai, transaksi dapat dilanjutkan.
Jika ada selisih, sistem akan memberikan tanda untuk diperiksa.
Otomatisasi membantu tim lebih fokus pada transaksi yang memang memiliki masalah.
Manfaat Otomatisasi Matching
1. Proses Verifikasi Lebih Cepat
Tim tidak perlu membandingkan seluruh dokumen satu per satu.
2. Mengurangi Human Error
Sistem dapat membaca perbedaan angka dengan lebih konsisten.
3. Memudahkan Pemantauan Transaksi
Status invoice dapat terlihat dengan jelas, misalnya:
- matched;
- pending;
- discrepancy;
- approved;
- paid.
4. Mempercepat Closing Keuangan
Semakin sedikit transaksi bermasalah, semakin ringan proses rekonsiliasi di akhir periode.
5. Meningkatkan Transparansi
Perusahaan dapat mengetahui alasan suatu invoice belum dibayar tanpa harus menanyakan kepada banyak pihak. Permudah pembuatan laporan keuangan berkala dengan memasang aplikasi point of sales di tempat usaha Anda.
Hubungan Matching dengan POS System
Sekilas, proses matching lebih dekat dengan pembelian dan keuangan.
Namun, pada bisnis retail dan F&B, data POS juga memiliki peran penting.
POS mencatat penjualan.
Dari data penjualan tersebut, stok akan berkurang.
Ketika stok mencapai batas tertentu, bisnis dapat melakukan pemesanan ulang.
Alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
Penjualan → Stok berkurang → Pembelian dibuat → Barang diterima → Dokumen dicocokkan → Pembayaran dilakukan.
Jika setiap proses memiliki data yang terintegrasi, pemilik bisnis mendapatkan gambaran operasional yang lebih lengkap.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Melakukan Matching
1. Hanya Memeriksa Total Invoice
Nilai total mungkin sama, tetapi jumlah per produk bisa berbeda.
Karena itu, pencocokan idealnya dilakukan sampai tingkat item.
2. Tidak Menggunakan Nomor PO
Nomor PO membantu menghubungkan dokumen transaksi.
Tanpa nomor referensi yang konsisten, pencarian dokumen menjadi lebih sulit.
3. Goods Receipt Tidak Dicatat Tepat Waktu
Barang sudah datang, tetapi belum dicatat oleh gudang.
Akibatnya, tim keuangan menganggap barang belum diterima.
4. Tidak Memiliki Tolerance Rule
Semua selisih dianggap masalah, termasuk perbedaan nominal yang sangat kecil.
Akibatnya, proses menjadi lambat.
5. Tidak Memeriksa Duplicate Invoice
Invoice dengan nomor berbeda tetapi transaksi yang sama tetap berpotensi menyebabkan pembayaran ganda. Ketahui secara lengkap mengenai apa itu point of sales beserta manfaatnya bagi perkembangan bisnis.
Cara Membuat Proses Matching Lebih Efektif
1. Gunakan Nomor Referensi yang Konsisten
Setiap transaksi sebaiknya memiliki nomor PO yang dapat digunakan pada dokumen berikutnya.
2. Catat Penerimaan Barang Saat Barang Datang
Jangan menunggu akhir hari atau akhir minggu.
Semakin cepat dicatat, semakin akurat data yang tersedia.
3. Tentukan Matching Tolerance
Atur batas perbedaan yang masih dapat diterima.
4. Terapkan Approval Berdasarkan Risiko
Transaksi bernilai besar dapat membutuhkan lapisan verifikasi tambahan.
5. Integrasikan Data Operasional
Data penjualan, stok, pembelian, dan penerimaan sebaiknya dapat saling terhubung.
Kelola Data Operasional Lebih Rapi bersama HelloBill dari OttoDigital
Matching yang akurat membutuhkan data yang juga akurat sejak awal.
Bagi bisnis retail, F&B, dan usaha dengan banyak outlet, pencatatan penjualan dan pergerakan stok menjadi bagian penting dalam menjaga operasional tetap terkendali.
HelloBill dari OttoDigital membantu bisnis mencatat transaksi melalui POS System sekaligus memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap aktivitas penjualan dan persediaan.
Data tersebut dapat membantu bisnis mengetahui barang apa yang terjual, bagaimana stok bergerak, serta kapan kebutuhan pembelian mulai muncul.
Dengan data operasional yang lebih terstruktur, tim dapat membuat keputusan pembelian dengan lebih terukur dan mengurangi risiko perbedaan antara kebutuhan, pesanan, serta stok aktual. Transaksi operasional gerai retail gadget dapat berjalan lebih terstruktur dengan sistem point of sales erajaya.
FAQ Seputar Matching
Matching adalah apa?
Matching adalah proses mencocokkan dua atau lebih data atau dokumen untuk memastikan informasi di dalamnya sesuai.
Apa itu invoice matching?
Invoice matching adalah proses membandingkan invoice dengan dokumen transaksi seperti purchase order dan bukti penerimaan barang sebelum pembayaran dilakukan.
Apa perbedaan 2-way dan 3-way matching?
Two-way matching mencocokkan PO dengan invoice.
Sedangkan three-way matching mencocokkan PO, invoice, dan bukti penerimaan barang.
Apa itu 4-way matching?
Four-way matching adalah proses pencocokan PO, goods receipt, invoice, serta laporan pemeriksaan kualitas.
Apa manfaat matching bagi bisnis?
Matching membantu mencegah salah bayar, pembayaran ganda, perbedaan harga, dan pembayaran atas barang yang belum diterima.
Apa itu matching tolerance?
Matching tolerance adalah batas selisih yang masih dapat diterima ketika membandingkan dokumen transaksi.
Apakah matching hanya digunakan oleh tim finance?
Tidak.
Matching melibatkan data dari beberapa bagian seperti procurement, gudang, keuangan, dan operasional.
Matching adalah proses pencocokan data atau dokumen untuk memastikan informasi transaksi sudah sesuai sebelum perusahaan mengambil tindakan berikutnya.
Dalam proses pembelian, matching dapat dilakukan dengan metode two-way, three-way, hingga four-way matching.
Semakin tinggi risiko transaksi, semakin lengkap pula dokumen yang biasanya diverifikasi.
Penerapan matching yang baik membantu perusahaan mengurangi kesalahan pembayaran, mendeteksi tagihan ganda, menjaga akurasi pencatatan, serta memperkuat kontrol keuangan.
Namun, proses tersebut akan semakin efektif jika didukung oleh data operasional yang rapi.
Melalui HelloBill dari OttoDigital, bisnis dapat mencatat transaksi penjualan dan memantau pergerakan operasional melalui POS System secara lebih terstruktur.
Data penjualan dan persediaan yang lebih jelas dapat membantu perusahaan menentukan kebutuhan pembelian dengan lebih tepat, sehingga proses dari transaksi hingga pengadaan dapat dikelola dengan lebih efisien.
