Ketika bisnis masih kecil, proses pembelian biasanya masih cukup sederhana. Tim cukup menghubungi pemasok, mencatat kebutuhan barang di spreadsheet, lalu menyimpan bukti transaksi secara manual.
Masalah mulai muncul ketika jumlah produk, pemasok, cabang, dan transaksi bertambah.
Permintaan pembelian bisa datang dari banyak divisi. Persetujuan tertahan di percakapan chat atau email. Jumlah barang yang dipesan tidak sesuai kebutuhan. Bahkan, perusahaan bisa melakukan pembelian ganda karena tidak memiliki data yang terpusat.
Di sinilah software purchase order dibutuhkan.
Secara sederhana, software purchase order adalah sistem yang membantu bisnis membuat, mengelola, menyetujui, serta memantau dokumen pemesanan barang kepada pemasok secara lebih terstruktur.
Penggunaan sistem ini membuat proses pembelian tidak lagi hanya bergantung pada catatan manual. Data kebutuhan barang, pemasok, jumlah pesanan, harga, hingga status penerimaan dapat dipantau dengan lebih jelas.
Bagi bisnis retail, F&B, distribusi, maupun perusahaan dengan banyak cabang, proses ini penting karena pembelian berkaitan langsung dengan ketersediaan stok, biaya operasional, serta arus kas perusahaan.
Apa Itu Purchase Order?
Dilansir order, purchase order atau PO adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli kepada pemasok sebagai bukti pemesanan barang atau jasa.
Dokumen tersebut biasanya mencantumkan beberapa informasi penting seperti:
- nama pemasok;
- nomor PO;
- tanggal pemesanan;
- nama produk;
- jumlah barang;
- harga satuan;
- total nilai pembelian;
- alamat pengiriman;
- metode pembayaran;
- ketentuan transaksi.
Ketika pemasok menerima dan menyetujui PO tersebut, dokumen ini dapat menjadi dasar bagi kedua pihak dalam menjalankan transaksi.
Karena itu, PO bukan sekadar daftar belanja perusahaan.
Dokumen ini memiliki fungsi penting dalam menjaga proses pembelian tetap jelas, terdokumentasi, dan mudah dilacak.
Apa Itu Software Purchase Order?
Software purchase order adalah perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola proses pembuatan, persetujuan, pengiriman, dan pemantauan PO secara digital.
Sistem ini membantu perusahaan mengurangi proses manual yang biasanya dilakukan menggunakan spreadsheet, dokumen fisik, atau komunikasi melalui email.
Contohnya, sebuah perusahaan memiliki lima cabang.
Setiap cabang membutuhkan barang operasional dan mengajukan permintaan kepada kantor pusat.
Tanpa sistem yang terintegrasi, permintaan tersebut bisa tersebar melalui berbagai kanal komunikasi.
Dengan software purchase order, prosesnya dapat dibuat lebih terstruktur:
Cabang membuat permintaan → atasan melakukan persetujuan → PO dibuat → pemasok menerima pesanan → barang diterima → transaksi tercatat.
Alur tersebut membantu perusahaan mengetahui siapa yang melakukan pembelian, barang apa yang dibeli, berapa nilainya, dan bagaimana status pesanannya.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Software Purchase Order?
Tidak semua bisnis membutuhkan sistem PO sejak hari pertama.
Namun, ketika transaksi dan operasional mulai berkembang, proses manual dapat menimbulkan berbagai masalah.
1. Permintaan Pembelian Mulai Sulit Dikontrol
Dalam bisnis dengan banyak divisi, kebutuhan pembelian bisa datang dari berbagai bagian.
Tim operasional membutuhkan perlengkapan.
Tim gudang membutuhkan tambahan stok.
Cabang membutuhkan produk tertentu.
Jika seluruh permintaan dikirim melalui pesan pribadi atau email, tim keuangan akan kesulitan mengetahui mana yang sudah disetujui dan mana yang belum.
2. Risiko Pembelian Ganda
Tanpa data terpusat, dua orang dapat melakukan pemesanan barang yang sama kepada pemasok.
Akibatnya, stok menjadi berlebih dan modal bisnis tertahan dalam barang yang sebenarnya tidak dibutuhkan.
3. Kesalahan Input Masih Sering Terjadi
Penginputan manual meningkatkan risiko kesalahan seperti:
- jumlah barang salah;
- harga tidak sesuai;
- pemasok keliru;
- alamat pengiriman salah;
- barang yang dipesan tidak sesuai kebutuhan.
Kesalahan kecil dapat berkembang menjadi masalah yang lebih besar ketika volume transaksi meningkat.
4. Sulit Mengetahui Total Pengeluaran
Tanpa sistem yang terpusat, pertanyaan sederhana seperti:
“Berapa total pembelian bahan baku bulan ini?”
bisa membutuhkan waktu cukup lama untuk dijawab.
Tim harus membuka beberapa spreadsheet, faktur, hingga dokumen pembelian.
5. Bisnis Memiliki Banyak Outlet atau Cabang
Semakin banyak cabang, semakin kompleks pula proses pembelian.
Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat membantu melihat pembelian berdasarkan:
- cabang;
- kategori barang;
- pemasok;
- periode;
- jumlah transaksi.
Dengan begitu, keputusan pembelian dapat dilakukan berdasarkan data aktual. Kehadiran point of sales aplikasi berbasis cloud memungkinkan pemilik usaha memantau bisnis dari mana saja.
Manfaat Software Purchase Order untuk Bisnis
Penggunaan software purchase order tidak sekadar mengganti dokumen fisik menjadi digital.
Manfaat utamanya adalah membuat proses pembelian lebih terkendali.
1. Mempercepat Proses Pembuatan PO
Pembuatan PO secara manual membutuhkan penginputan informasi yang sama berulang kali.
Sistem digital dapat menyimpan data seperti:
- pemasok;
- daftar produk;
- harga;
- lokasi pengiriman;
- informasi pembayaran.
Dengan begitu, tim hanya perlu memilih data yang diperlukan tanpa mengetik ulang seluruh informasi.
2. Mengurangi Human Error
Kesalahan manusia tetap mungkin terjadi, tetapi sistem dapat membantu menguranginya.
Contohnya, daftar produk dan pemasok sudah tersedia dalam sistem sehingga pengguna tidak perlu memasukkan informasi dari awal.
Nomor PO juga dapat dibuat secara otomatis agar tidak terjadi duplikasi dokumen.
3. Mempermudah Proses Approval
Salah satu masalah yang sering terjadi dalam pembelian adalah PO tidak segera mendapat persetujuan.
Dengan sistem digital, perusahaan dapat membuat alur approval berdasarkan nilai transaksi.
Contohnya:
Pembelian di bawah Rp5 juta
Cukup disetujui oleh kepala divisi.
Pembelian Rp5 juta–Rp20 juta
Memerlukan persetujuan kepala divisi dan manajer.
Pembelian di atas Rp20 juta
Memerlukan persetujuan manajemen atau direktur.
Dengan struktur tersebut, proses pembelian menjadi lebih terkendali.
4. Memberikan Visibilitas Pengeluaran
Software purchase order membantu perusahaan melihat pola pengeluaran dengan lebih jelas.
Pemilik bisnis dapat mengetahui:
- pemasok dengan nilai pembelian terbesar;
- kategori barang yang paling banyak dibeli;
- pengeluaran per cabang;
- tren biaya pembelian;
- pembelian berdasarkan periode tertentu.
Informasi tersebut dapat digunakan untuk perencanaan anggaran dan negosiasi pemasok.
5. Membantu Mengontrol Anggaran
Setiap pembelian akan memengaruhi arus kas.
Dengan sistem PO, perusahaan dapat melakukan kontrol sebelum transaksi benar-benar terjadi.
Jika anggaran satu divisi sudah hampir habis, perusahaan dapat mengevaluasi pembelian terlebih dahulu.
Cara ini lebih baik daripada mengetahui pembengkakan biaya setelah akhir bulan. Otomatisasi pencatatan data penjualan harian kini lebih mudah dilakukan menggunakan point of sales software.
6. Mempermudah Audit
Setiap proses persetujuan dapat tercatat secara digital.
Misalnya:
- siapa yang mengajukan;
- siapa yang menyetujui;
- kapan PO dibuat;
- kapan pesanan diterima;
- apakah terjadi perubahan pada PO.
Jejak digital tersebut membantu ketika perusahaan melakukan pemeriksaan internal maupun audit.
7. Membantu Hubungan dengan Supplier
PO yang jelas mengurangi risiko perbedaan pemahaman antara perusahaan dan pemasok.
Pemasok dapat mengetahui dengan pasti:
- produk yang dibutuhkan;
- jumlah barang;
- harga;
- tanggal pengiriman;
- alamat tujuan.
Dengan dokumentasi yang lebih baik, potensi sengketa transaksi dapat dikurangi.
Hubungan Software Purchase Order dengan Inventory
Pembelian dan inventory memiliki hubungan yang sangat erat.
Setiap barang yang dibeli perusahaan pada akhirnya akan masuk ke stok, digunakan untuk produksi, atau digunakan untuk kegiatan operasional.
Karena itu, keputusan pembelian idealnya tidak hanya berdasarkan perkiraan.
Contohnya, sistem menunjukkan:
Stok kopi Arabika: 15 kg
Rata-rata penggunaan: 5 kg per hari
Waktu pengiriman pemasok: 2 hari
Informasi tersebut dapat membantu tim menentukan kapan harus membuat PO baru.
Jika pembelian dilakukan terlalu cepat, perusahaan akan mengalami kelebihan stok.
Jika terlalu lambat, bisnis berpotensi kehabisan bahan.
Dengan sistem yang saling terhubung, keputusan pembelian dapat disesuaikan dengan kondisi persediaan. Meningkatkan efisiensi transaksi operasional toko kini lebih optimal dengan memilih software point of sales terbaik.
Hubungan Purchase Order dengan Sistem POS
Pada bisnis retail maupun F&B, data penjualan dapat menjadi salah satu dasar pembelian.
Setiap transaksi melalui POS menghasilkan informasi mengenai barang yang keluar.
Contohnya:
Sebuah kedai kopi menjual rata-rata 200 gelas kopi per hari.
Data transaksi menunjukkan konsumsi susu meningkat 20% dibandingkan bulan sebelumnya.
Informasi ini dapat membantu pemilik bisnis memperkirakan kebutuhan pembelian berikutnya.
Alurnya menjadi lebih terukur:
Penjualan → Stok berkurang → Kebutuhan teridentifikasi → Purchase order dibuat → Barang diterima → Stok diperbarui.
Semakin terintegrasi datanya, semakin kecil kebutuhan untuk melakukan pencatatan berulang.
Fitur yang Perlu Ada dalam Software Purchase Order
Sebelum memilih sistem, perusahaan sebaiknya tidak hanya melihat harga.
Perhatikan apakah fitur yang tersedia sesuai dengan proses bisnis.
1. Purchase Requisition
Sebelum PO dibuat, karyawan biasanya mengajukan permintaan pembelian.
Fitur purchase requisition membantu mencatat:
- barang yang dibutuhkan;
- jumlah;
- alasan pembelian;
- divisi pemohon;
- tanggal kebutuhan.
Permintaan kemudian dapat diteruskan ke proses persetujuan. Bagi pemilik UMKM yang baru memulai usaha, memanfaatkan aplikasi point of sales gratis dapat menekan biaya operasional harian.
2. Approval Workflow
Fitur ini membantu perusahaan membuat tingkatan persetujuan berdasarkan kebijakan internal.
Contohnya berdasarkan:
- nominal pembelian;
- departemen;
- lokasi;
- jenis barang.
Alur persetujuan yang jelas membantu mencegah pembelian tanpa otorisasi.
3. Vendor Management
Perusahaan perlu memiliki informasi pemasok yang terorganisir.
Data tersebut dapat mencakup:
- nama pemasok;
- produk yang disediakan;
- harga;
- kontak;
- syarat pembayaran;
- riwayat pembelian.
Dengan data yang rapi, perusahaan lebih mudah membandingkan pemasok.
4. Purchase Order Tracking
Setelah PO dibuat, tim perlu mengetahui status pesanan.
Status dapat berupa:
- menunggu persetujuan;
- sudah disetujui;
- dikirim ke pemasok;
- sedang diproses;
- barang dikirim;
- barang diterima;
- selesai.
Tanpa pemantauan seperti ini, tim harus menghubungi pemasok setiap kali ingin mengetahui status pesanan. Pelajari berbagai jenis dan contoh point of sales yang umum digunakan dalam bisnis kuliner hingga retail modern.
5. Goods Receipt
Saat barang datang, perusahaan perlu mencatat jumlah yang benar-benar diterima.
Contohnya:
PO: 100 unit
Barang diterima: 95 unit
Sistem perlu mencatat selisih tersebut agar perusahaan tidak menganggap seluruh pesanan sudah terpenuhi.
6. Invoice Matching
Salah satu fungsi penting sistem pembelian adalah mencocokkan dokumen transaksi.
Idealnya perusahaan membandingkan:
Purchase Order → Barang Diterima → Invoice
Proses ini sering disebut three-way matching.
Tujuannya adalah memastikan perusahaan hanya membayar barang yang memang dipesan dan diterima.
7. Reporting
Sistem juga sebaiknya menyediakan laporan mengenai aktivitas pembelian.
Misalnya:
- total pembelian;
- pembelian per pemasok;
- pembelian per cabang;
- produk yang paling sering dibeli;
- harga pembelian;
- riwayat transaksi.
Laporan tersebut membantu perusahaan membuat keputusan lebih cepat.
8. Multi-Outlet atau Multi-Cabang
Untuk bisnis yang memiliki banyak lokasi, fitur ini menjadi penting.
Pemilik bisnis perlu melihat pembelian setiap cabang dari satu sistem.
Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui cabang mana yang memiliki pembelian paling besar atau apakah terdapat pola pembelian yang tidak normal.
Contoh Alur Purchase Order dalam Bisnis
Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh sederhana pada bisnis F&B. Perkembangan bisnis lokal terasa lebih mudah dipantau berkat layanan dari point of sales software indonesia.
Tahap 1: Stok Mulai Menipis
Outlet mendeteksi stok susu tinggal 30 liter.
Tahap 2: Staff Membuat Purchase Request
Tim outlet mengajukan permintaan pembelian 100 liter susu.
Tahap 3: Supervisor Melakukan Approval
Supervisor mengecek kebutuhan berdasarkan data penjualan dan stok.
Jika sesuai, permintaan disetujui.
Tahap 4: Purchase Order Dibuat
PO dibuat dengan informasi:
- pemasok;
- jumlah;
- harga;
- jadwal pengiriman;
- alamat outlet.
Tahap 5: Supplier Mengirim Barang
Pemasok memproses pesanan berdasarkan PO.
Tahap 6: Barang Diterima
Outlet menerima 100 liter susu dan melakukan pencatatan penerimaan.
Tahap 7: Invoice Dicek
Tim keuangan mencocokkan PO, barang yang diterima, dan faktur pemasok.
Tahap 8: Pembayaran Diproses
Setelah seluruh data sesuai, pembayaran dilakukan.
Alur tersebut membuat pembelian lebih transparan dan mudah ditelusuri.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Pengelolaan Purchase Order
Penerapan point of sales systems modern memudahkan penerimaan berbagai jenis pembayaran tunai maupun nontunai.
1. Membuat PO Tanpa Mengecek Stok
Pembelian seharusnya mempertimbangkan kondisi stok.
Tanpa pengecekan, perusahaan berisiko mengalami overstock.
2. Tidak Memiliki Approval
Jika semua orang dapat membuat pembelian tanpa persetujuan, biaya perusahaan akan sulit dikontrol.
3. Data Supplier Tidak Terpusat
Data pemasok yang tersebar membuat perusahaan sulit membandingkan harga dan performa.
4. PO Tidak Dicocokkan dengan Barang yang Diterima
Perusahaan bisa membayar barang yang sebenarnya belum diterima secara lengkap.
5. Tidak Mengevaluasi Riwayat Harga
Harga barang dapat berubah.
Riwayat pembelian membantu perusahaan mengetahui apakah terjadi kenaikan harga yang signifikan dan apakah perlu mencari pemasok alternatif.
Cara Memilih Software Purchase Order yang Tepat
Tidak ada satu sistem yang cocok untuk seluruh jenis bisnis.
Karena itu, pemilihan harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda bisa mencoba fitur dasarnya terlebih dahulu tanpa biaya dengan memakai point of sales gratis.
1. Sesuaikan dengan Skala Bisnis
Bisnis dengan satu outlet tentu memiliki kebutuhan yang berbeda dengan bisnis yang memiliki 50 cabang.
Semakin banyak lokasi, semakin penting kemampuan sistem untuk mengelola data secara terpusat.
2. Pastikan Mudah Digunakan
Sistem yang memiliki banyak fitur tetapi sulit digunakan justru dapat memperlambat operasional.
Pilih solusi yang mudah dipahami oleh tim operasional, keuangan, maupun pemilik bisnis.
3. Periksa Kemampuan Integrasi
Sistem pembelian sebaiknya dapat bekerja bersama sistem lain yang digunakan perusahaan.
Contohnya:
- POS;
- inventory;
- akuntansi;
- pembayaran.
Integrasi mengurangi kebutuhan input data berulang.
4. Perhatikan Reporting
Pastikan sistem dapat memberikan informasi yang relevan.
Bukan hanya total pembelian, tetapi juga data yang membantu pengambilan keputusan.
5. Periksa Dukungan untuk Multi-Cabang
Jika bisnis memiliki beberapa outlet atau sedang berencana melakukan ekspansi, fitur ini sebaiknya sudah tersedia sejak awal.
Kapan Bisnis Harus Mulai Menggunakan Software Purchase Order?
Pertimbangkan menggunakan sistem ketika bisnis mulai mengalami beberapa kondisi berikut:
- jumlah pemasok semakin banyak;
- purchase order semakin sering dibuat;
- terjadi pembelian ganda;
- proses persetujuan lama;
- sulit mengetahui total pembelian;
- memiliki beberapa cabang;
- stok sering berlebih atau habis;
- rekonsiliasi pembelian memakan banyak waktu.
Jika kondisi tersebut sudah terjadi, penggunaan sistem dapat membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual. Keandalan dari software point of sales sangat meminimalisir risiko kesalahan pencatatan transaksi oleh staf toko.
Kelola Operasional Bisnis Lebih Terpusat dengan HelloBill dari OttoDigital
Purchase order merupakan salah satu bagian dalam pengelolaan operasional bisnis.
Namun, proses pembelian akan lebih efektif jika didukung oleh data penjualan dan persediaan yang rapi.
Untuk bisnis retail, F&B, dan usaha dengan beberapa outlet, HelloBill dari OttoDigital dapat membantu mencatat transaksi penjualan serta mendukung pengelolaan operasional melalui POS System yang lebih terstruktur.
Data transaksi yang tercatat membantu pemilik bisnis memahami produk yang terjual, pergerakan stok, hingga performa outlet.
Informasi tersebut dapat digunakan sebagai dasar dalam menentukan kebutuhan pembelian berikutnya.
Dengan begitu, keputusan tidak hanya dibuat berdasarkan perkiraan, tetapi berdasarkan kondisi bisnis yang sebenarnya.
FAQ Seputar Software Purchase Order
Apa itu software purchase order?
Software purchase order adalah sistem yang membantu perusahaan membuat, mengelola, menyetujui, dan memantau dokumen pembelian barang atau jasa kepada pemasok secara digital. Kepraktisan point of sales android memungkinkan Anda mengelola operasional kasir langsung dari perangkat smartphone atau tablet.
Apa fungsi purchase order?
PO berfungsi sebagai bukti resmi pemesanan antara pembeli dan pemasok yang mencantumkan detail produk, jumlah, harga, dan ketentuan transaksi.
Apa perbedaan purchase requisition dan purchase order?
Purchase requisition adalah permintaan pembelian dari internal perusahaan.
Sedangkan purchase order adalah dokumen resmi yang dikirim perusahaan kepada pemasok setelah permintaan mendapat persetujuan.
Apakah software purchase order cocok untuk UMKM?
Bisa.
Terutama bagi UMKM yang memiliki banyak transaksi, pemasok, stok, maupun cabang.
Apa perbedaan software purchase order dan procurement software?
Software purchase order umumnya berfokus pada pengelolaan PO.
Sedangkan procurement software memiliki cakupan lebih luas, mulai dari pengadaan, vendor, permintaan pembelian, kontrak, hingga pembayaran.
Apakah software purchase order harus terintegrasi dengan inventory?
Tidak selalu wajib, tetapi integrasi sangat membantu karena keputusan pembelian berkaitan langsung dengan kondisi persediaan.
Apa itu three-way matching?
Three-way matching adalah proses mencocokkan purchase order, penerimaan barang, dan faktur pemasok sebelum pembayaran dilakukan.
Software purchase order adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses pembelian secara lebih terstruktur, mulai dari permintaan, persetujuan, pembuatan PO, pemantauan pesanan, hingga pencocokan dokumen.
Penggunaan sistem ini dapat membantu bisnis mengurangi kesalahan input, pembelian ganda, keterlambatan persetujuan, serta kesulitan memantau pengeluaran.
Namun, proses pembelian tidak berdiri sendiri.
Keputusan untuk membeli barang sebaiknya juga mempertimbangkan data penjualan dan kondisi stok.
Karena itu, bisnis membutuhkan pencatatan operasional yang terintegrasi.
HelloBill dari OttoDigital dapat membantu bisnis retail, F&B, dan multi-outlet mencatat transaksi melalui POS System sekaligus memberikan data operasional yang lebih terpusat.
Dengan informasi penjualan dan persediaan yang lebih rapi, pemilik bisnis dapat menentukan kebutuhan pembelian dengan lebih terukur dan mengambil keputusan berdasarkan data aktual.
Pengelolaan pembelian yang tepat bukan hanya membantu menghemat biaya, tetapi juga menjaga stok tersedia ketika pelanggan membutuhkannya dan mendukung bisnis berkembang dengan operasional yang lebih efisien.
