TOR adalah singkatan dari Term of Reference, yaitu dokumen yang menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup pekerjaan, metode pelaksanaan, jadwal, kebutuhan sumber daya, hingga anggaran suatu kegiatan atau proyek.
Dalam praktik bisnis di Indonesia, TOR juga sering disebut sebagai Kerangka Acuan Kerja (KAK). Dokumen ini biasanya digunakan sebelum sebuah proyek dijalankan, terutama ketika pekerjaan melibatkan beberapa tim, vendor, konsultan, atau pihak eksternal.
Bayangkan sebuah perusahaan ingin membuka cabang baru, mengadakan acara peluncuran produk, mengganti sistem kasir, atau menunjuk vendor untuk mengembangkan aplikasi. Tanpa acuan yang jelas, setiap pihak bisa memiliki interpretasi berbeda mengenai hasil yang diharapkan.
Di sinilah TOR berperan sebagai titik temu.
Dokumen ini membantu seluruh pihak memahami apa yang harus dikerjakan, siapa yang bertanggung jawab, kapan pekerjaan selesai, serta indikator keberhasilan yang digunakan.
Karena itu, TOR bukan sekadar dokumen administratif. TOR merupakan dasar penting agar proyek berjalan lebih terarah, terukur, dan sesuai anggaran.
TOR Adalah
Dilansir Brookes University, TOR adalah dokumen acuan yang menjelaskan apa yang ingin dicapai dalam sebuah proyek atau kegiatan serta bagaimana pekerjaan tersebut akan dilaksanakan.
TOR biasanya dibuat oleh pihak yang memiliki proyek, seperti perusahaan, lembaga, organisasi, atau instansi pemerintah, kemudian diberikan kepada pihak yang akan menjalankan pekerjaan.
Pihak pelaksana dapat berupa:
- tim internal;
- vendor;
- konsultan;
- kontraktor;
- agensi;
- penyedia teknologi;
- penyelenggara acara;
- pihak ketiga lainnya.
TOR memberikan gambaran mengenai kebutuhan proyek sebelum pekerjaan dimulai.
Misalnya, perusahaan ingin mengimplementasikan sistem POS untuk lima cabang retail.
TOR dapat menjelaskan kebutuhan seperti jumlah cabang, fitur yang diperlukan, integrasi pembayaran, pengelolaan stok, waktu implementasi, pelatihan karyawan, hingga batas anggaran proyek.
Dengan dokumen tersebut, calon penyedia sistem dapat memberikan solusi dan proposal yang lebih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Gunakan kasir pintar untuk mencatat transaksi dan memantau penjualan secara praktis.
Apa Perbedaan TOR dan KAK?
Dalam praktiknya, istilah TOR dan KAK sering digunakan untuk merujuk pada dokumen yang memiliki fungsi serupa.
TOR atau Term of Reference merupakan istilah yang lebih umum digunakan dalam lingkungan bisnis, organisasi internasional, konsultasi, dan proyek profesional.
Sementara itu, KAK atau Kerangka Acuan Kerja merupakan istilah dalam bahasa Indonesia yang banyak digunakan dalam administrasi perusahaan maupun pengadaan pemerintah.
Keduanya sama-sama menjelaskan:
- latar belakang;
- tujuan;
- ruang lingkup pekerjaan;
- hasil yang diharapkan;
- jadwal;
- kebutuhan sumber daya;
- anggaran;
- tanggung jawab pihak terkait.
Perbedaannya biasanya terletak pada konteks penggunaan dan format dokumen.
Pada proyek pemerintah, struktur KAK umumnya lebih formal dan mengikuti ketentuan administrasi tertentu. Sementara TOR perusahaan dapat dibuat lebih fleksibel sesuai karakter proyek.
Mengapa TOR Penting dalam Sebuah Proyek?
Proyek yang terlihat sederhana pun dapat menjadi rumit ketika melibatkan banyak pihak.
Tanpa acuan yang jelas, beberapa masalah berikut mudah muncul:
- pekerjaan di luar ruang lingkup;
- perbedaan ekspektasi antara pemilik proyek dan vendor;
- revisi berulang;
- anggaran membengkak;
- jadwal tidak terkendali;
- tanggung jawab tidak jelas;
- hasil akhir tidak sesuai kebutuhan.
TOR membantu meminimalkan kondisi tersebut sejak awal.
Menyamakan Ekspektasi
Setiap pihak harus memahami hasil akhir yang ingin dicapai.
Misalnya, perusahaan meminta vendor membuat sistem kasir untuk retail.
Tanpa TOR, istilah “sistem kasir” dapat ditafsirkan berbeda. Vendor mungkin hanya menyediakan fungsi transaksi, sementara perusahaan sebenarnya membutuhkan stok, promosi, multi-outlet, pembayaran digital, dan laporan penjualan.
TOR membuat kebutuhan tersebut lebih eksplisit.
Menentukan Batas Pekerjaan
TOR membantu menjelaskan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek.
Hal ini penting untuk mencegah scope creep, yaitu kondisi ketika pekerjaan terus bertambah di luar kesepakatan awal.
Mengontrol Anggaran
Jika proyek memiliki batas biaya tertentu, TOR dapat mencantumkan pagu atau estimasi anggaran.
Vendor kemudian dapat menyusun penawaran sesuai batas tersebut.
Mempermudah Evaluasi
Keberhasilan proyek harus dapat diukur. TOR membantu menetapkan target dan hasil yang diharapkan sehingga evaluasi tidak hanya didasarkan pada penilaian subjektif. Fitur kasir pintar pro membantu bisnis mengelola transaksi, stok, dan laporan dengan lebih lengkap.
Kapan TOR Dibuat?
TOR idealnya dibuat sebelum sebuah proyek atau kegiatan memasuki tahap pelaksanaan.
Dokumen ini biasanya disusun setelah kebutuhan proyek sudah teridentifikasi tetapi sebelum vendor atau pelaksana mulai bekerja.
Beberapa kondisi yang umum menggunakan TOR antara lain:
Pengadaan Vendor
Perusahaan membutuhkan pihak ketiga untuk menjalankan pekerjaan tertentu, seperti:
- pembangunan booth;
- pengembangan aplikasi;
- implementasi sistem POS;
- kampanye pemasaran;
- produksi video;
- renovasi toko;
- penyelenggaraan acara.
TOR digunakan sebagai dasar vendor dalam memahami kebutuhan perusahaan.
Tender Proyek
Dalam proses tender, TOR menjadi salah satu dokumen utama yang digunakan calon peserta untuk menyusun proposal.
Vendor biasanya akan membaca TOR untuk menentukan:
- pendekatan pekerjaan;
- kebutuhan tim;
- durasi;
- biaya;
- spesifikasi teknis.
Proyek Internal
TOR tidak selalu digunakan untuk pihak eksternal. Perusahaan juga dapat membuat TOR untuk proyek internal yang melibatkan beberapa divisi.
Misalnya pembukaan outlet baru yang melibatkan tim operasional, keuangan, teknologi informasi, pemasaran, dan sumber daya manusia. Secara umum, kasir adalah bagian penting yang menangani transaksi pembayaran pelanggan.
Kegiatan Perusahaan
TOR juga sering digunakan untuk:
- seminar;
- pelatihan;
- pameran;
- aktivasi merek;
- rapat perusahaan;
- program loyalitas;
- kegiatan pemasaran.
Hubungan TOR dengan Anggaran
Anggaran merupakan salah satu komponen penting dalam sebuah TOR.
Dalam beberapa proyek, TOR mencantumkan pagu anggaran, yaitu batas maksimal biaya yang dapat digunakan untuk menjalankan pekerjaan.
Dengan informasi tersebut, calon pelaksana dapat menyusun proposal yang realistis.
Misalnya perusahaan menyediakan anggaran Rp100 juta untuk kegiatan peluncuran produk.
Vendor kemudian perlu mengalokasikan anggaran tersebut untuk:
- lokasi;
- produksi;
- dekorasi;
- perlengkapan;
- tenaga kerja;
- dokumentasi;
- konsumsi;
- kebutuhan lainnya.
TOR membantu memastikan bahwa rancangan kegiatan tetap sesuai kemampuan anggaran perusahaan.
Namun, TOR yang baik tidak hanya berorientasi pada harga termurah. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan kualitas, pengalaman vendor, metode kerja, tingkat risiko, dan kemampuan mencapai target. Pilih kertas struk kasir yang sesuai agar bukti transaksi tercetak dengan jelas.
Jenis-Jenis TOR
Secara umum, bentuk TOR dapat berbeda tergantung jenis organisasi dan proyek yang dijalankan.
TOR Korporasi
TOR korporasi digunakan oleh perusahaan untuk mengatur proyek internal maupun pekerjaan yang melibatkan pihak eksternal.
Strukturnya cenderung lebih fleksibel karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Contohnya:
- TOR pembuatan kampanye pemasaran;
- TOR implementasi sistem POS;
- TOR pembukaan cabang;
- TOR pembuatan situs web;
- TOR acara perusahaan;
- TOR pelatihan karyawan.
Dalam proyek perusahaan, vendor terkadang masih dapat memberikan rekomendasi atau alternatif solusi selama tetap mencapai tujuan utama.
TOR Pemerintah
TOR pemerintah biasanya memiliki struktur yang lebih formal karena berkaitan dengan pengadaan barang atau jasa serta penggunaan anggaran negara.
Dokumen dapat mencantumkan persyaratan seperti:
- kualifikasi penyedia;
- spesifikasi teknis;
- jadwal;
- sumber pendanaan;
- keluaran pekerjaan;
- ketentuan administrasi;
- persyaratan tenaga ahli.
Ruang perubahan biasanya lebih terbatas dibandingkan proyek perusahaan. Aplikasi kasir Android memudahkan pencatatan transaksi langsung melalui perangkat mobile.
TOR Kegiatan
TOR kegiatan digunakan untuk menjelaskan pelaksanaan sebuah acara atau program.
Contohnya:
- seminar;
- pelatihan;
- konferensi;
- workshop;
- pameran;
- kegiatan komunitas.
TOR Proyek
TOR proyek biasanya lebih teknis dan detail.
Misalnya proyek pembangunan atau implementasi teknologi.
Dokumen dapat mencantumkan:
- spesifikasi;
- standar teknis;
- kebutuhan perangkat;
- tahapan implementasi;
- proses pengujian;
- hasil akhir.
Apa Saja Isi TOR?
Tidak ada satu format TOR yang wajib digunakan untuk seluruh proyek.
Namun, secara umum terdapat beberapa komponen penting yang sebaiknya dimasukkan.
1. Judul Kegiatan atau Proyek
Judul harus langsung menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan.
Contoh:
Term of Reference Implementasi POS System untuk 10 Outlet Retail
Judul yang jelas membantu pembaca memahami konteks dokumen sejak awal. Penggunaan sistem POS kasir membantu mengintegrasikan transaksi, stok, dan laporan bisnis.
2. Latar Belakang
Bagian ini menjelaskan alasan proyek perlu dilakukan.
Sebaiknya hindari latar belakang yang terlalu panjang.
Fokus pada masalah, kondisi saat ini, dan alasan perusahaan membutuhkan proyek tersebut.
Contoh:
Perusahaan memiliki lima cabang dengan pencatatan transaksi dan stok yang masih menggunakan sistem berbeda. Kondisi tersebut menyebabkan proses rekonsiliasi membutuhkan waktu lama dan membuat pemantauan persediaan antar-outlet kurang optimal.
3. Tujuan Proyek
Tujuan menjelaskan hasil yang ingin dicapai.
Usahakan tujuan dibuat terukur.
Contoh tujuan implementasi POS:
- mempercepat proses transaksi;
- menyatukan data penjualan seluruh cabang;
- meningkatkan akurasi stok;
- mempermudah pemantauan penjualan;
- mengurangi pencatatan manual.
4. Ruang Lingkup Pekerjaan
Scope of work atau ruang lingkup menjelaskan pekerjaan yang harus dilakukan oleh pelaksana.
Contohnya:
- pengaturan sistem;
- migrasi data produk;
- konfigurasi cabang;
- integrasi perangkat;
- pelatihan pengguna;
- pengujian;
- pendampingan implementasi.
Semakin jelas ruang lingkup, semakin kecil risiko munculnya perbedaan interpretasi.
5. Hasil yang Diharapkan
Bagian ini menjelaskan keluaran atau deliverables proyek.
Misalnya:
- sistem POS aktif di 10 cabang;
- seluruh produk telah masuk ke sistem;
- pengguna mendapatkan akun sesuai hak akses;
- staf telah mengikuti pelatihan;
- laporan penjualan dapat diakses secara terpusat.
6. Metode Pelaksanaan
Metode menjelaskan pendekatan pekerjaan.
Pada sebuah proyek teknologi, misalnya:
Tahap Persiapan
Meliputi analisis kebutuhan, pengumpulan data, dan konfigurasi awal.
Tahap Implementasi
Meliputi pemasangan sistem, migrasi data, dan integrasi.
Tahap Pengujian
Meliputi pengujian transaksi, stok, pembayaran, serta laporan.
Tahap Pelatihan
Meliputi pelatihan kasir, admin, dan pemilik bisnis.
Tahap Evaluasi
Meliputi pengecekan hasil implementasi dan perbaikan jika ditemukan kendala. Aplikasi POS kasir membuat operasional penjualan menjadi lebih cepat dan terkontrol.
7. Jadwal Pelaksanaan
TOR perlu menjelaskan kapan proyek dimulai dan kapan harus selesai.
Untuk proyek kompleks, jadwal dapat dibagi berdasarkan milestone.
Contoh:
- minggu 1: analisis kebutuhan;
- minggu 2: konfigurasi;
- minggu 3: migrasi data;
- minggu 4: pelatihan;
- minggu 5: go-live.
8. Kualifikasi Pelaksana
Jika proyek menggunakan vendor, perusahaan dapat menetapkan persyaratan tertentu.
Contohnya:
- pengalaman minimal tiga tahun;
- memiliki portofolio proyek sejenis;
- memiliki tim teknis;
- menyediakan dukungan setelah implementasi;
- memiliki legalitas usaha.
9. Anggaran
Bagian ini dapat berisi estimasi biaya atau pagu anggaran.
Perusahaan juga dapat menjelaskan apakah biaya sudah termasuk:
- pajak;
- transportasi;
- perangkat;
- implementasi;
- pelatihan;
- dukungan teknis.
10. Indikator Keberhasilan
Bagian ini sering terlewat, padahal sangat penting.
Contohnya untuk proyek POS:
- seluruh outlet sudah menggunakan sistem;
- transaksi dapat tercatat dengan baik;
- stok antar-cabang dapat dipantau;
- laporan penjualan tersedia;
- pengguna dapat mengoperasikan sistem.
Dengan indikator tersebut, perusahaan memiliki dasar objektif untuk menilai keberhasilan proyek.
Cara Membuat TOR yang Baik
TOR yang baik bukan yang paling panjang, tetapi yang paling mudah dipahami oleh seluruh pihak.
Identifikasi Masalah Terlebih Dahulu
Jangan langsung menulis solusi.
Mulailah dari masalah bisnis yang ingin diselesaikan.
Misalnya:
“Data stok antar-cabang sering berbeda.”
Masalah tersebut kemudian dapat diterjemahkan menjadi kebutuhan:
“Sistem harus mampu melakukan pemantauan stok per cabang.”
Buat Tujuan yang Terukur
Hindari tujuan yang terlalu umum seperti:
“Meningkatkan bisnis.”
Gunakan tujuan yang lebih konkret seperti:
“Menyatukan laporan penjualan lima outlet dalam satu sistem.”
Tentukan Ruang Lingkup dengan Jelas
Tuliskan pekerjaan secara spesifik agar pelaksana mengetahui batas tanggung jawabnya.
Jika terdapat pekerjaan yang tidak termasuk, sebaiknya dijelaskan juga.
Libatkan Tim Terkait
TOR sebaiknya tidak dibuat sendirian jika proyek melibatkan banyak divisi.
Untuk implementasi sistem bisnis misalnya, perusahaan dapat melibatkan:
- operasional;
- keuangan;
- teknologi informasi;
- pemasaran;
- manajemen.
Masukan dari berbagai pihak membantu membuat TOR lebih realistis.
Tetapkan Ukuran Keberhasilan
Setiap proyek sebaiknya memiliki KPI atau indikator yang dapat dievaluasi.
Dengan begitu, hasil proyek dapat dinilai berdasarkan data.
Gunakan Bahasa yang Sederhana
Hindari kalimat terlalu normatif atau ambigu.
TOR harus dapat dipahami baik oleh pihak teknis maupun nonteknis.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat TOR
Beberapa TOR terlihat lengkap tetapi sulit digunakan karena terlalu banyak informasi yang tidak relevan.
Tujuan Terlalu Umum
Tujuan seperti “meningkatkan efektivitas perusahaan” terlalu luas.
Sebaiknya jelaskan aspek mana yang ingin diperbaiki.
Ruang Lingkup Tidak Jelas
Ruang lingkup yang terlalu luas membuat vendor sulit menghitung kebutuhan waktu dan biaya.
Tidak Menyebutkan Hasil Akhir
Pelaksana harus mengetahui hasil konkret yang harus diserahkan.
Jadwal Tidak Realistis
Proyek kompleks membutuhkan waktu untuk analisis, implementasi, pengujian, hingga evaluasi.
Jangan hanya menentukan tanggal akhir tanpa mempertimbangkan tahapan pekerjaan.
Anggaran Tidak Sesuai Kebutuhan
Anggaran harus mempertimbangkan kompleksitas proyek, kualitas yang diharapkan, serta sumber daya yang dibutuhkan.
Contoh TOR Sederhana
Judul
Implementasi Sistem POS untuk Bisnis Retail Multi-Cabang
Latar Belakang
Perusahaan memiliki lima outlet retail dengan sistem transaksi dan pencatatan stok yang belum terpusat. Kondisi tersebut membuat pemantauan penjualan dan persediaan membutuhkan proses manual.
Tujuan
Implementasi sistem POS terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi transaksi, pengelolaan stok, serta pemantauan laporan penjualan seluruh outlet.
Ruang Lingkup
- konfigurasi sistem POS;
- migrasi produk;
- pengaturan lima outlet;
- pengaturan pengguna;
- integrasi perangkat kasir;
- pelatihan staf;
- pengujian sistem.
Hasil
Sistem POS dapat digunakan di seluruh outlet dan data penjualan dapat dipantau secara terpusat.
Jadwal
Implementasi maksimal lima minggu sejak proyek dimulai.
Indikator Keberhasilan
Seluruh outlet aktif menggunakan POS, data transaksi tercatat dengan benar, dan laporan penjualan dapat diakses oleh manajemen.
Contoh tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Hubungan TOR dengan Implementasi Sistem POS
TOR juga sangat relevan ketika perusahaan ingin mengganti atau menerapkan teknologi operasional.
Misalnya perusahaan retail atau F&B ingin menggunakan POS baru.
Tanpa TOR, proses pemilihan sistem sering kali hanya berfokus pada harga.
Padahal kebutuhan sebenarnya dapat mencakup:
- transaksi kasir;
- manajemen stok;
- multi-outlet;
- laporan penjualan;
- promosi;
- metode pembayaran;
- hak akses pengguna;
- integrasi;
- dukungan teknis.
Dengan TOR yang jelas, perusahaan dapat membandingkan penyedia berdasarkan kebutuhan bisnis yang sama.
Kelola Operasional Bisnis dengan HelloBill by OttoDigital
Setelah kebutuhan bisnis dituangkan melalui TOR, langkah berikutnya adalah memilih sistem yang mampu menjawab kebutuhan tersebut.
Untuk bisnis retail maupun F&B, HelloBill by OttoDigital dapat menjadi salah satu pilihan POS System untuk membantu mengelola aktivitas operasional dalam satu sistem.
HelloBill membantu bisnis dalam pencatatan transaksi, pengelolaan stok, pemantauan laporan penjualan, hingga operasional cabang.
Transaksi Lebih Terstruktur
Aktivitas penjualan dapat dicatat langsung melalui sistem sehingga staf tidak perlu bergantung pada pencatatan manual.
Kelola Stok Lebih Mudah
Pergerakan persediaan dapat dipantau bersama transaksi sehingga pemilik bisnis memiliki visibilitas yang lebih baik terhadap kondisi stok.
Pantau Banyak Cabang
Untuk bisnis yang berkembang, pengelolaan outlet yang terpusat membantu manajemen melihat performa setiap lokasi dengan lebih praktis.
Mendukung Pengambilan Keputusan
Data penjualan yang tercatat dapat digunakan untuk melihat produk terlaris, performa outlet, hingga perkembangan transaksi.
Dengan perencanaan melalui TOR dan sistem operasional yang tepat, perusahaan memiliki fondasi yang lebih kuat untuk menjalankan proyek digitalisasi bisnis.
FAQ Seputar TOR
TOR Adalah Singkatan dari Apa?
TOR adalah singkatan dari Term of Reference atau dalam bahasa Indonesia sering disebut Kerangka Acuan Kerja.
Apa Fungsi TOR?
TOR berfungsi sebagai panduan yang menjelaskan tujuan, ruang lingkup, jadwal, anggaran, tanggung jawab, serta hasil yang diharapkan dari sebuah proyek.
Siapa yang Membuat TOR?
TOR biasanya dibuat oleh pemilik proyek, perusahaan, instansi, organisasi, atau pihak yang membutuhkan pekerjaan.
Apakah TOR Sama dengan Proposal?
Tidak. TOR menjelaskan kebutuhan dan acuan proyek, sedangkan proposal biasanya dibuat oleh pihak pelaksana untuk menawarkan pendekatan, solusi, biaya, serta metode pengerjaan berdasarkan TOR.
Apa Perbedaan TOR dan Brief?
Brief biasanya lebih ringkas dan banyak digunakan untuk menjelaskan kebutuhan awal. TOR lebih formal serta mencakup tujuan, ruang lingkup, jadwal, hasil, dan aspek pengelolaan proyek lainnya.
Apakah TOR Harus Mencantumkan Anggaran?
Tidak selalu. Namun, untuk proyek yang memiliki batas biaya, mencantumkan estimasi atau pagu anggaran dapat membantu calon pelaksana menyusun proposal yang lebih sesuai.
TOR adalah dokumen yang menjadi acuan utama dalam perencanaan dan pelaksanaan sebuah kegiatan atau proyek. Dokumen ini menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup pekerjaan, metode, jadwal, anggaran, hingga hasil yang diharapkan.
TOR membantu perusahaan menyamakan ekspektasi, memperjelas tanggung jawab, mengontrol biaya, serta mengurangi risiko kesalahpahaman antara pemilik proyek dan pihak pelaksana.
Dalam proyek implementasi teknologi seperti POS System, TOR juga membantu perusahaan menentukan kebutuhan secara lebih objektif sebelum memilih penyedia.
Bagi bisnis retail dan F&B yang ingin membuat proses transaksi, stok, dan laporan penjualan lebih terstruktur, HelloBill by OttoDigital dapat digunakan sebagai solusi POS System untuk mendukung operasional bisnis yang semakin berkembang.
Dengan perencanaan proyek yang jelas dan sistem operasional yang tepat, bisnis tidak hanya bekerja lebih rapi, tetapi juga memiliki data yang lebih baik untuk menentukan langkah berikutnya.
