Perbedaan Disbursement dan Reimbursement – Salah satu hal pertama yang perlu dipahami oleh UMKM maupun startup adalah proses pembayaran. Kesalahan dapat berakibat pada penalti, biaya tambahan, hingga kegagalan audit. Karena itu, setiap cashflow harus dikelola dengan benar mulai dari disbursement hingga reimbursement. Pemahaman yang tepat akan membantu menjaga kepatuhan, efisiensi operasional, dan kesehatan finansial bisnis Anda.
Apa itu Disbursements?
Dilansir Peakflo, disbursement adalah proses pengeluaran dana dari sebuah enterprise baik bisnis, lembaga keuangan, organisasi nonprofit, maupun institusi pemerintah kepada pihak yang berhak menerimanya. Aktivitas ini mencakup pembayaran tagihan, pelunasan pinjaman, pembayaran vendor, hingga penyaluran gaji karyawan.
Dalam konteks bisnis, disbursement merupakan elemen krusial dalam manajemen arus kas. Setiap pengeluaran harus dicatat secara akurat untuk memastikan perusahaan tetap patuh regulasi, efisien, dan terkontrol. Pengelolaan disbursement yang baik membantu perusahaan menjaga kredibilitas, mengurangi risiko kesalahan pembayaran, dan meningkatkan financial governance.
Contoh Praktis Disbursement di Berbagai Sektor
Sebelum mengetahui perbedaan disbursement dan reimbursement berikut contoh disbursement yang perlu Anda ketahui:
Pendanaan Proyek Infrastruktur Pemerintah
Pemerintah menyalurkan dana ke kontraktor pada tiap fase pembangunan (material, tenaga kerja, alat berat). Disbursement dilakukan bertahap untuk memastikan proyek berjalan sesuai timeline dan anggaran.
Pembayaran Benefit Karyawan oleh Korporasi
Perusahaan besar melakukan disbursement rutin untuk benefit seperti asuransi kesehatan, dana pensiun, hingga bonus kinerja. Proses ini harus mengikuti regulasi ketenagakerjaan dan memerlukan pencatatan transparan.
Penyaluran Financial Aid di Dunia Pendidikan Tinggi
Universitas menyalurkan bantuan dana pendidikan kepada mahasiswa untuk menutup biaya kuliah, buku, dan kebutuhan akademik lainnya. Validasi kelayakan dan alokasi yang tepat menjadi prioritas.
Alokasi Dana Hibah untuk Organisasi Nonprofit
Nonprofit menerima dana hibah dan menyalurkannya secara bertahap sesuai progress program. Setiap disbursement wajib dilaporkan untuk menjaga akuntabilitas terhadap donor dan publik.
Pembayaran Klaim oleh Perusahaan Asuransi
Saat terjadi klaim yang sah (misalnya kecelakaan kendaraan), perusahaan asuransi melakukan disbursement untuk biaya perbaikan atau penggantian nilai kendaraan. Proses melibatkan asesmen risiko dan validasi dokumen.
Jenis–Jenis Disbursement
Sebelum membahas perbedaan antara disbursement dan reimbursement, penting untuk memahami terlebih dahulu jenis-jenis dalam proses disbursement.
Cash & Electronic Disbursements
- Cash disbursement: pembayaran menggunakan uang tunai atau cek.
- Electronic disbursement: pembayaran digital seperti wire transfer, ACH, atau transfer bank. Saat ini, perusahaan lebih mengutamakan electronic disbursement karena lebih cepat, aman, dan mudah ditelusuri.
Controlled Disbursement
Jenis disbursement yang memerlukan persetujuan sebelum diproses. Biasanya digunakan untuk transaksi bernilai besar atau berisiko tinggi. Bank menyediakan layanan ini agar perusahaan dapat lebih mudah mengontrol dan memprediksi arus kas harian.
Delayed Disbursement
Pengeluaran dana yang diproses pada waktu tertentu, bukan secara instan. Biasanya digunakan untuk pembayaran terjadwal. Namun, seiring adopsi pembayaran digital, model ini semakin jarang digunakan.
Loan Disbursement (Positive & Negative)
- Positive disbursement: dana pinjaman cair ke rekening penerima.
- Negative disbursement: dana ditarik kembali karena koreksi atau penyesuaian (overfunding).
Umumnya melibatkan akun khusus yang digunakan lembaga keuangan untuk mengelola aliran dana pinjaman.
Apa itu Reimbursements?
Reimbursement adalah proses penggantian dana atas biaya yang telah dikeluarkan terlebih dahulu oleh individu atau karyawan. Biasanya terjadi pada konteks perjalanan dinas, pembelian kebutuhan kerja, atau biaya operasional lain yang dibayar pribadi sebelum diklaim.
Setiap perusahaan memiliki kebijakan reimbursement yang mengatur jenis biaya yang dapat diganti serta bukti yang harus disertakan (seperti struk atau invoice). Proses ini memastikan karyawan mendapatkan kompensasi yang adil, sekaligus menjaga perusahaan tetap patuh pada standar akuntansi, anggaran, dan regulasi internal.
Seperti disbursement, reimbursement juga membutuhkan pencatatan yang tertib agar perusahaan dapat mempertahankan kontrol anggaran, akurasi laporan keuangan, dan tata kelola yang baik.
Baca Juga : Loan Disbursement : Pengertian, Jenis, dan Cara Kerjanya!
Contoh Reimbursement dalam Praktik
Sebelum masuk ke perbedaan disbursement dan reimbursement, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu berbagai contoh reimbursement dalam aktivitas bisnis.
Biaya Perjalanan Dinas
Karyawan menanggung biaya tiket, hotel, atau transportasi, kemudian mengajukan klaim reimbursement dengan bukti transaksi. Tim finance akan memverifikasi dan mengganti biaya sesuai kebijakan.
Penggantian Biaya Pendidikan Karyawan
Perusahaan yang menyediakan tuition reimbursement mengganti biaya kursus atau pelatihan setelah karyawan menunjukkan bukti pembayaran dan kelulusan.
Biaya Kesehatan
Nasabah atau karyawan melakukan pembayaran awal untuk biaya medis tertentu, lalu mengajukan klaim kepada asuransi untuk diganti sesuai polis.
Perlengkapan Kerja untuk Remote Employee
Karyawan membeli kebutuhan kerja seperti meja, kursi, atau perangkat digital. Jika sesuai kebijakan perusahaan, biaya tersebut diganti melalui proses reimbursement.
Pengeluaran Proyek Nonprofit
Relawan menalangi biaya material atau peralatan proyek, lalu mengajukan klaim penggantian kepada organisasi setelah bukti transaksi diverifikasi.
Jenis–Jenis Reimbursement
Sebelum membahas perbedaan disbursement dan reimbursement, Anda perlu memahami jenis-jenis yang terdapat dalam mekanisme reimbursement itu sendiri.
Business Expense Reimbursement
Penggantian biaya operasional yang dikeluarkan karyawan, seperti perjalanan dinas, makan, atau pembelian alat kerja. Biasanya mengikuti daily rate atau standar biaya resmi yang ditetapkan perusahaan atau pemerintah.
Insurance Reimbursement
Penggantian biaya medis yang dibayar pasien terlebih dahulu karena mekanisme pay first, claim later. Reimbursement dilakukan setelah verifikasi klaim.
Tax Refund
Pengembalian pajak ketika individu atau bisnis membayar lebih dari kewajiban yang semestinya. Ini bukan pendapatan tambahan, melainkan pengembalian atas kelebihan setor.
Reimbursement Alimony
Penggantian biaya pendidikan atau dukungan finansial yang diberikan salah satu pihak dalam kasus perceraian. Ditentukan melalui keputusan hukum dan merupakan bagian dari settlement.
Baca Juga : Cara Tepat Menghitung Disbursement Fee
Perbedaan Disbursement dan Reimbursement
Memahami Perbedaan Disbursement dan Reimbursement memastikan pengelolaan keuangan tetap akurat, transparan, dan sesuai standar financial control di perusahaan.
| Aspek | Disbursement | Reimbursement |
| Waktu Pembayaran | Pembayaran dilakukan saat ini atau di masa mendatang | Penggantian biaya yang sudah dibayar sebelumnya |
| Sifat Transaksi | Biasanya sekali bayar | Dapat terjadi berulang sesuai klaim |
| Contoh Umum | Gaji, pembayaran vendor, allowance, benefit | Klaim perjalanan dinas, pembelian operasional, biaya kesehatan |
| Tujuan | Menyalurkan dana sesuai kebutuhan operasional | Mengembalikan biaya yang sudah dikeluarkan individu/karyawan |
| Dampak Akuntansi | Mencatat arus kas keluar dan mempengaruhi likuiditas | Mencatat pengurang biaya (expense reduction) di laporan laba rugi |
| Konteks Penggunaan | Lebih sering pada payroll, benefit, pembayaran vendor | Umum digunakan untuk klaim dan penggantian biaya |
Optimalkan Proses Pembayaran Bisnis Anda Bersama Payment Gateway OttoDigital
Permudah transaksi, percepat arus kas, dan tingkatkan efisiensi operasional dengan Payment Gateway Indonesia dari OttoDigital. Integrasi cepat, biaya kompetitif, dan sistem yang aman menjadikan OttoDigital solusi tepat untuk bisnis yang ingin berkembang lebih cepat.
Mulai gunakan Payment Gateway OttoDigital hari ini dan rasakan kemudahan mengelola pembayaran dalam satu platform terpercaya.
