Controlling adalah proses pengendalian dalam manajemen yang dilakukan untuk memastikan aktivitas bisnis berjalan sesuai rencana, target, dan standar yang telah ditetapkan.
Dalam praktiknya, controlling bukan sekadar mengawasi pekerjaan karyawan. Proses ini mencakup pemantauan hasil, membandingkan kinerja aktual dengan target, mencari penyebab ketika terjadi penyimpangan, hingga menentukan tindakan perbaikan.
Misalnya, sebuah toko menetapkan target penjualan Rp100 juta dalam satu bulan. Setelah berjalan dua minggu, penjualan baru mencapai Rp35 juta. Melalui proses controlling, pemilik bisnis dapat mengevaluasi penyebabnya, apakah karena jumlah transaksi turun, stok produk unggulan kosong, promosi kurang efektif, atau performa outlet menurun.
Dari informasi tersebut, bisnis dapat mengambil langkah lebih cepat sebelum masalah semakin besar.
Karena itu, controlling menjadi salah satu fungsi penting dalam manajemen selain perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan.
Apa Itu Controlling?
Dilansir AIU Edu, controlling adalah proses memastikan bahwa pelaksanaan kegiatan bisnis tetap berjalan sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
Proses ini dilakukan dengan cara mengukur hasil aktual, membandingkannya dengan target atau standar, kemudian melakukan perbaikan ketika ditemukan perbedaan yang signifikan.
Dalam sebuah bisnis, hal yang dikontrol dapat mencakup banyak aspek, seperti:
- penjualan;
- biaya operasional;
- persediaan;
- produktivitas karyawan;
- arus kas;
- kualitas pelayanan;
- performa outlet;
- efektivitas promosi;
- kepuasan pelanggan.
Artinya, fungsi controlling tidak berhenti pada pemeriksaan hasil akhir. Manajemen juga perlu memahami mengapa sebuah hasil terjadi dan apa yang harus dilakukan berikutnya.
Mengapa Controlling Penting dalam Manajemen?
Rencana bisnis yang baik belum tentu menghasilkan hasil yang baik apabila pelaksanaannya tidak dipantau.
Di sinilah fungsi controlling diperlukan.
Memastikan Target Bisnis Tetap Terarah
Setiap bisnis memiliki target yang ingin dicapai, baik target omzet, margin, jumlah transaksi, maupun pertumbuhan cabang.
Proses pengendalian membantu manajemen melihat apakah kinerja aktual masih berada pada jalur yang sesuai dengan target.
Jika terdapat penyimpangan, perusahaan dapat melakukan penyesuaian lebih cepat.
Menemukan Masalah Lebih Awal
Tidak semua masalah langsung terlihat.
Penjualan bisa terlihat stabil, tetapi margin ternyata turun karena biaya bahan baku meningkat.
Stok terlihat banyak, tetapi sebagian besar justru terdiri dari produk yang lambat terjual.
Melalui controlling yang rutin, masalah seperti ini dapat diketahui sebelum berdampak lebih besar.
Membantu Pengambilan Keputusan
Keputusan bisnis sebaiknya tidak hanya berdasarkan asumsi.
Dengan data yang dikumpulkan melalui proses pengendalian, manajemen dapat menentukan tindakan berdasarkan kondisi aktual. Aplikasi kasir toko sembako memudahkan pencatatan produk, harga, transaksi, dan stok.
Menjaga Efisiensi Operasional
Controlling membantu bisnis mengetahui apakah sumber daya yang digunakan sudah menghasilkan hasil yang sesuai.
Jika biaya meningkat tetapi produktivitas tidak berubah, manajemen dapat mencari penyebab dan memperbaiki proses yang tidak efisien.
Mengurangi Risiko Bisnis
Pengawasan yang baik membantu mendeteksi:
- transaksi tidak wajar;
- selisih stok;
- pemborosan;
- keterlambatan pekerjaan;
- penyimpangan prosedur;
- penggunaan biaya yang tidak sesuai.
Dengan begitu, risiko operasional maupun finansial dapat dikendalikan lebih cepat.
Fungsi Controlling dalam Manajemen
Dalam praktik manajemen, terdapat beberapa fungsi utama controlling yang saling berkaitan.
1. Mengukur Kinerja Aktual
Tahap pertama adalah mengetahui kondisi bisnis sebenarnya.
Pengukuran dapat dilakukan melalui indikator yang relevan, seperti:
- omzet;
- jumlah transaksi;
- margin;
- biaya;
- produktivitas;
- jumlah stok;
- tingkat retur;
- nilai rata-rata transaksi.
Tanpa data aktual, bisnis sulit mengetahui apakah strategi yang digunakan berhasil.
2. Membandingkan Hasil dengan Target
Setelah kinerja aktual diketahui, hasil tersebut dibandingkan dengan target yang sebelumnya sudah ditentukan.
Contohnya:
Target penjualan bulanan: Rp200 juta.
Realisasi: Rp170 juta.
Artinya terdapat kekurangan Rp30 juta atau 15% dari target.
Perbandingan seperti ini membuat evaluasi menjadi lebih objektif.
3. Mengidentifikasi Penyimpangan
Tidak semua selisih berarti masalah besar.
Manajemen perlu menentukan penyimpangan mana yang masih dapat diterima dan mana yang perlu segera ditindaklanjuti.
Contohnya, penjualan turun 2% mungkin masih dalam batas normal.
Namun apabila turun 25%, diperlukan analisis lebih dalam. Point of sales material digunakan untuk mendukung promosi produk di area penjualan.
4. Menganalisis Penyebab
Setelah penyimpangan ditemukan, langkah berikutnya adalah mengetahui penyebabnya.
Misalnya target penjualan tidak tercapai karena:
- trafik pelanggan turun;
- produk unggulan kehabisan stok;
- harga kurang kompetitif;
- promosi tidak berjalan;
- kinerja outlet tertentu menurun.
Analisis penyebab penting agar solusi yang dipilih tidak hanya mengatasi gejala.
5. Melakukan Tindakan Korektif
Hasil evaluasi kemudian digunakan untuk menentukan tindakan perbaikan.
Tindakan tersebut dapat berupa:
- mengubah strategi promosi;
- memperbaiki jadwal kerja;
- melakukan restock produk;
- menekan biaya tertentu;
- memberikan pelatihan kepada staf;
- melakukan penyesuaian target.
6. Menjadi Dasar Perencanaan Berikutnya
Data hasil controlling juga dapat digunakan untuk memperbaiki perencanaan periode berikutnya.
Artinya, proses pengendalian tidak berdiri sendiri, tetapi menjadi masukan bagi proses manajemen berikutnya.
Tahapan Controlling dalam Manajemen
Secara umum, proses controlling dapat dilakukan melalui empat tahapan utama.
1. Menentukan Standar atau Target
Sebelum mengontrol sesuatu, bisnis harus memiliki standar yang jelas.
Standar dapat berupa:
- target penjualan;
- batas biaya;
- jumlah produksi;
- tingkat stok minimum;
- waktu pelayanan;
- margin keuntungan;
- target produktivitas.
Target sebaiknya dibuat spesifik dan dapat diukur.
2. Mengukur Hasil Aktual
Selanjutnya, kumpulkan data berdasarkan aktivitas bisnis yang benar-benar terjadi.
Pada bisnis retail atau F&B, misalnya, data dapat diperoleh dari transaksi kasir, laporan stok, hingga laporan penjualan. Aplikasi stok barang membantu bisnis memantau jumlah persediaan secara akurat.
3. Membandingkan Target dengan Realisasi
Manajemen kemudian melihat selisih antara target dengan pencapaian.
Contohnya:
Target transaksi: 2.000 transaksi.
Realisasi: 1.750 transaksi.
Selisih: 250 transaksi.
Data ini menjadi dasar untuk melakukan analisis berikutnya.
4. Melakukan Evaluasi dan Perbaikan
Jika hasilnya belum sesuai, cari penyebab utama kemudian tentukan tindakan korektif.
Proses tersebut kemudian dipantau kembali untuk melihat apakah perbaikan yang dilakukan memberikan dampak.
Contoh Controlling dalam Bisnis
Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh penerapan controlling dalam kegiatan sehari-hari.
Controlling Penjualan
Pemilik toko menetapkan target omzet Rp300 juta per bulan.
Pada minggu ketiga, pencapaian baru Rp180 juta.
Manajemen kemudian melihat:
- jumlah transaksi;
- nilai rata-rata transaksi;
- produk terlaris;
- performa setiap outlet;
- efektivitas promosi.
Dari data tersebut ditemukan bahwa satu outlet mengalami penurunan transaksi.
Bisnis kemudian dapat mengevaluasi penyebabnya dan menentukan strategi perbaikan.
Controlling Persediaan
Toko memiliki data stok sistem sebanyak 100 unit.
Ketika dilakukan stock opname, stok fisik ternyata hanya 93 unit.
Terdapat selisih tujuh unit.
Melalui proses pengendalian, bisnis dapat menelusuri apakah terjadi:
- kesalahan pencatatan;
- retur yang belum tercatat;
- produk rusak;
- transfer antaroutlet;
- kehilangan barang.
Controlling Biaya Operasional
Bisnis menetapkan anggaran listrik Rp5 juta per bulan.
Namun realisasinya mencapai Rp7 juta.
Manajemen kemudian mengevaluasi penyebab kenaikan dan menentukan apakah biaya tersebut wajar atau terdapat penggunaan yang tidak efisien.
Controlling Kinerja Karyawan
Bisnis juga dapat melakukan pengendalian terhadap aktivitas staf.
Contohnya dengan melihat:
- jumlah transaksi per kasir;
- jam kerja;
- tingkat kesalahan transaksi;
- jumlah void;
- jumlah retur;
- performa penjualan.
Tujuannya bukan sekadar mencari kesalahan, melainkan mengetahui bagian mana yang memerlukan perbaikan atau pelatihan. Aplikasi stok barang gudang memudahkan pencatatan barang masuk, keluar, dan tersimpan.
Controlling Multi-Outlet
Untuk bisnis dengan banyak cabang, pengawasan menjadi lebih kompleks.
Pemilik perlu mengetahui:
- omzet masing-masing outlet;
- produk terlaris;
- stok tersedia;
- transaksi per hari;
- performa staf;
- margin setiap cabang.
Dengan data terpusat, cabang dengan performa rendah dapat lebih cepat diketahui dan dievaluasi.
Controlling dalam Bisnis Retail
Pada bisnis retail, pengendalian sangat erat kaitannya dengan transaksi dan persediaan.
Jumlah produk yang banyak membuat pencatatan manual semakin sulit.
Beberapa area yang perlu dikontrol antara lain:
Penjualan per Produk
Bisnis perlu mengetahui produk mana yang menghasilkan omzet terbesar dan mana yang pergerakannya lambat.
Margin Produk
Omzet tinggi belum tentu berarti keuntungan tinggi.
Pemilik bisnis tetap perlu memantau margin masing-masing produk.
Persediaan
Selisih stok dapat langsung memengaruhi keuntungan.
Karena itu, transaksi barang masuk dan keluar perlu tercatat secara konsisten.
Harga dan Promosi
Promosi perlu dievaluasi berdasarkan hasilnya.
Jangan sampai diskon meningkatkan transaksi tetapi justru menekan margin terlalu dalam.
Performa Cabang
Untuk bisnis multi-outlet, setiap cabang dapat memiliki karakteristik berbeda.
Data masing-masing outlet perlu dibandingkan agar keputusan tidak hanya berdasarkan performa perusahaan secara keseluruhan. Buat laporan stok barang secara rutin untuk mencegah kekurangan atau kelebihan persediaan.
Controlling dalam Bisnis F&B
Bisnis F&B memiliki karakteristik yang sedikit berbeda karena banyak menggunakan bahan baku.
Beberapa aspek yang perlu dikontrol antara lain:
Food Cost
Harga bahan baku dapat berubah dan langsung memengaruhi margin.
Karena itu, bisnis perlu memantau penggunaan bahan dan biaya per menu.
Waste
Bahan rusak, salah produksi, atau makanan tidak terjual dapat meningkatkan biaya tanpa menambah pendapatan.
Penjualan Menu
Data penjualan dapat digunakan untuk mengetahui menu populer maupun menu yang kurang diminati.
Stok Bahan Baku
Bahan dengan masa simpan pendek perlu dikendalikan lebih ketat agar tidak terlalu banyak maupun terlalu sedikit.
Performa Outlet
Jika bisnis memiliki banyak cabang, perbandingan omzet, biaya, transaksi, dan penggunaan bahan dapat membantu menemukan outlet yang perlu dievaluasi.
Indikator yang Bisa Digunakan untuk Controlling
Setiap bisnis dapat memiliki indikator yang berbeda.
Namun beberapa indikator yang umum digunakan adalah:
Penjualan
Meliputi omzet, jumlah transaksi, dan pertumbuhan penjualan.
Average Transaction Value
Average Transaction Value digunakan untuk melihat rata-rata nilai transaksi pelanggan.
Gross Profit Margin
Margin laba kotor membantu mengetahui seberapa besar keuntungan setelah memperhitungkan HPP.
Inventory Turnover
Inventory turnover membantu melihat seberapa cepat persediaan berputar.
Stock Variance
Digunakan untuk melihat selisih stok sistem dengan stok fisik.
Labor Cost
Pada bisnis F&B dan retail, biaya tenaga kerja juga perlu dibandingkan dengan produktivitas maupun omzet.
Customer Retention
Bisnis dapat melihat seberapa banyak pelanggan yang kembali melakukan transaksi.
Kesalahan dalam Melakukan Controlling
Controlling juga dapat menjadi tidak efektif apabila prosesnya kurang tepat.
Hanya Melihat Omzet
Omzet bukan satu-satunya indikator kesehatan bisnis.
Bisnis juga perlu melihat margin, biaya, stok, dan produktivitas.
Data Terlambat
Jika laporan baru tersedia beberapa minggu setelah transaksi terjadi, tindakan korektif menjadi terlambat.
Tidak Memiliki Target
Tanpa standar atau target, manajemen tidak memiliki dasar pembanding.
Terlalu Banyak Data
Mengontrol semua indikator sekaligus dapat membuat fokus bisnis terpecah.
Pilih indikator yang benar-benar relevan dengan tujuan perusahaan.
Tidak Ada Tindakan Setelah Evaluasi
Evaluasi tanpa perbaikan tidak memberikan banyak manfaat. Setiap penyimpangan penting perlu diikuti dengan tindakan yang jelas. Aplikasi stok barang toko membantu pemilik usaha memantau ketersediaan setiap produk.
Hubungan Controlling dengan POS System
Pada bisnis retail dan F&B, banyak aktivitas controlling bergantung pada kualitas data transaksi.
POS System dapat membantu mencatat aktivitas tersebut sejak transaksi terjadi.
Data dari POS dapat digunakan untuk memantau:
- omzet;
- jumlah transaksi;
- penjualan per produk;
- metode pembayaran;
- performa outlet;
- persediaan;
- aktivitas kasir.
Dengan data yang lebih terstruktur, pemilik bisnis tidak perlu menunggu proses rekap manual terlalu lama untuk mengetahui kondisi operasional.
Mendukung Controlling Bisnis dengan HelloBill by OttoDigital
Salah satu tantangan terbesar dalam melakukan controlling adalah memperoleh data yang rapi dan mudah dipantau.
HelloBill by OttoDigital merupakan POS System yang dapat membantu bisnis mencatat transaksi dan mengelola operasional secara lebih terstruktur.
Monitoring Transaksi
Setiap transaksi yang masuk dapat menjadi sumber data untuk melihat performa penjualan bisnis.
Pemilik usaha dapat mengetahui perkembangan transaksi tanpa hanya mengandalkan rekap manual dari kasir.
Pengelolaan Persediaan
Transaksi penjualan dapat terhubung dengan pengelolaan stok sehingga bisnis lebih mudah memantau pergerakan barang.
Laporan Penjualan
Data transaksi dapat digunakan untuk melihat performa produk maupun perkembangan penjualan dalam periode tertentu. Manajemen stok barang yang baik dapat menjaga ketersediaan produk dan mengurangi kerugian.
Mendukung Multi-Outlet
Bagi bisnis yang sedang membuka cabang, pengelolaan outlet yang lebih terpusat membantu pemilik mendapatkan gambaran performa bisnis secara lebih menyeluruh.
Membantu Evaluasi Operasional
Dengan data penjualan dan transaksi yang lebih rapi, proses membandingkan target dengan realisasi dapat dilakukan dengan lebih praktis.
HelloBill dapat digunakan oleh berbagai jenis usaha, mulai dari bisnis retail, kedai, kafe, restoran, hingga usaha dengan beberapa outlet yang membutuhkan sistem kasir lebih terintegrasi.
FAQ Seputar Controlling
Controlling Adalah Apa?
Controlling adalah proses pengendalian dalam manajemen untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana, standar, dan target yang sudah ditentukan.
Apa Tujuan Utama Controlling?
Tujuan utamanya adalah mengetahui apakah kinerja aktual sesuai target, menemukan penyimpangan, serta melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan.
Apa Saja Tahapan Controlling?
Secara umum terdiri dari menetapkan standar, mengukur kinerja, membandingkan hasil dengan target, menganalisis penyimpangan, dan melakukan tindakan korektif.
Apa Contoh Controlling Sederhana?
Contohnya adalah membandingkan target omzet bulanan Rp100 juta dengan realisasi Rp85 juta, kemudian mencari penyebab kekurangan Rp15 juta tersebut.
Mengapa Controlling Penting dalam Bisnis?
Karena bisnis membutuhkan data untuk mengetahui apakah strategi yang dijalankan menghasilkan kinerja sesuai harapan.
Apa Hubungan POS dengan Controlling?
POS membantu menyediakan data transaksi, penjualan, persediaan, dan aktivitas operasional yang dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dalam proses controlling.
Controlling adalah bagian penting dalam manajemen yang membantu memastikan aktivitas bisnis tetap berjalan sesuai rencana.
Proses ini dilakukan dengan menetapkan standar, mengukur hasil aktual, membandingkan pencapaian dengan target, mencari penyebab penyimpangan, hingga menentukan tindakan perbaikan.
Dalam praktik bisnis modern, kualitas controlling sangat bergantung pada kualitas data yang digunakan.
Semakin cepat dan akurat data transaksi, penjualan, maupun persediaan tersedia, semakin cepat pula manajemen dapat mengambil keputusan.
Untuk bisnis retail maupun F&B, POS System HelloBill by OttoDigital dapat membantu mencatat transaksi, memantau penjualan, mengelola persediaan, hingga mendukung pengelolaan multi-outlet secara lebih terstruktur.
Dengan operasional dan data yang lebih rapi, proses controlling tidak lagi hanya dilakukan ketika masalah sudah terjadi. Bisnis dapat memantau kondisi lebih awal, melakukan evaluasi lebih cepat, dan menjaga pertumbuhan tetap berada di jalur yang direncanakan.
