Dilansir ASQ, auditing adalah proses pemeriksaan dan evaluasi secara sistematis terhadap laporan keuangan, transaksi, dokumen, sistem, maupun aktivitas perusahaan untuk memastikan informasi yang disajikan akurat, dapat dipercaya, dan sesuai dengan standar yang berlaku.
Dalam praktik bisnis, auditing tidak hanya digunakan untuk mencari kesalahan. Proses ini juga membantu perusahaan memahami apakah pencatatan keuangan, pengendalian internal, serta proses operasional sudah berjalan sebagaimana mestinya.
Auditing biasanya dilakukan oleh pihak yang memiliki kompetensi dan independensi dalam melakukan pemeriksaan. Hasil pemeriksaan kemudian dituangkan dalam laporan audit yang dapat digunakan oleh manajemen, investor, kreditur, pemegang saham, hingga pihak berkepentingan lainnya sebagai dasar pengambilan keputusan.
Bagi bisnis yang semakin berkembang, audit menjadi semakin penting karena jumlah transaksi, aset, karyawan, cabang, hingga proses operasional yang harus diawasi juga semakin kompleks.
Apa Itu Auditing dalam Akuntansi?
Dalam bidang akuntansi, auditing adalah pemeriksaan terhadap informasi keuangan untuk memperoleh bukti yang cukup mengenai kewajaran laporan yang disajikan perusahaan.
Auditor tidak hanya melihat angka akhir dalam laporan keuangan. Pemeriksaan dapat mencakup dokumen pendukung seperti:
- faktur penjualan;
- bukti pembayaran;
- laporan kas dan bank;
- data persediaan;
- dokumen pembelian;
- kontrak;
- jurnal transaksi;
- laporan laba rugi;
- neraca;
- laporan arus kas.
Dari dokumen tersebut, auditor menilai apakah transaksi telah dicatat dengan benar dan apakah terdapat risiko kesalahan material.
Karena itu, kualitas data sejak awal menjadi faktor penting dalam proses audit. Jika transaksi harian tidak tercatat secara konsisten, proses pemeriksaan akan lebih sulit dilakukan.
Apa Perbedaan Akuntansi dan Auditing?
Akuntansi dan auditing memiliki hubungan yang erat, tetapi memiliki fungsi berbeda.
Akuntansi Berfokus pada Pencatatan
Akuntansi berhubungan dengan proses:
- mencatat transaksi;
- mengelompokkan transaksi;
- membuat jurnal;
- menyusun laporan keuangan;
- menghitung laba dan rugi;
- mencatat aset dan kewajiban.
Secara sederhana, akuntansi menghasilkan informasi keuangan.
Auditing Berfokus pada Pemeriksaan
Auditing bertugas memeriksa informasi tersebut.
Auditor mengevaluasi apakah pencatatan dan laporan yang dihasilkan sudah:
- akurat;
- konsisten;
- memiliki bukti pendukung;
- sesuai kebijakan;
- tidak mengandung salah saji material.
Dengan demikian, akuntansi menghasilkan laporan, sedangkan auditing memberikan penilaian terhadap laporan tersebut. Keandalan dari software point of sales sangat meminimalisir risiko kesalahan pencatatan transaksi oleh staf toko.
Tujuan Auditing dalam Bisnis
Tujuan auditing pada dasarnya adalah meningkatkan tingkat kepercayaan terhadap informasi yang dimiliki perusahaan.
Namun dalam penerapannya, terdapat beberapa tujuan yang lebih spesifik.
1. Memastikan Keandalan Laporan Keuangan
Auditor memeriksa apakah laporan keuangan menggambarkan kondisi perusahaan secara wajar.
Misalnya, jika laporan menunjukkan persediaan senilai Rp500 juta, auditor perlu memperoleh bukti yang cukup untuk memastikan nilai tersebut benar-benar dapat dipertanggungjawabkan.
2. Menemukan Kesalahan Pencatatan
Kesalahan pencatatan dapat terjadi karena berbagai alasan, seperti:
- salah memasukkan nominal;
- transaksi tercatat dua kali;
- transaksi belum dicatat;
- salah memasukkan akun;
- stok tidak sesuai;
- kesalahan periode pencatatan.
Audit membantu menemukan perbedaan tersebut sebelum berkembang menjadi masalah yang lebih besar.
3. Menilai Pengendalian Internal
Auditing juga membantu mengevaluasi apakah perusahaan memiliki mekanisme pengawasan yang memadai.
Contohnya:
Apakah kasir dapat membatalkan transaksi tanpa persetujuan?
Apakah orang yang membuat pembayaran juga melakukan rekonsiliasi?
Apakah semua karyawan dapat melihat laporan keuangan?
Pertanyaan semacam ini berkaitan dengan pengendalian internal.
4. Mengurangi Risiko Kecurangan
Audit tidak menjamin bahwa seluruh bentuk kecurangan pasti ditemukan.
Namun, proses audit dapat membantu mengidentifikasi indikasi transaksi tidak biasa dan kelemahan sistem yang berpotensi dimanfaatkan.
Misalnya:
- transaksi refund yang terlalu sering;
- diskon tidak wajar;
- transaksi dibatalkan setelah pembayaran;
- selisih stok yang berulang;
- pembayaran tanpa dokumen pendukung.
5. Mendukung Pengambilan Keputusan
Laporan yang telah diperiksa memberikan dasar informasi yang lebih baik bagi manajemen.
Manajemen dapat menggunakan hasil audit untuk memperbaiki:
- prosedur;
- sistem;
- pembagian tanggung jawab;
- pengendalian biaya;
- pengelolaan aset;
- proses pencatatan.
Manfaat Auditing bagi Perusahaan
Auditing memberikan manfaat yang lebih luas daripada sekadar memenuhi kebutuhan pelaporan.
Meningkatkan Kredibilitas Informasi Keuangan
Informasi keuangan yang memiliki dokumentasi dan proses pemeriksaan yang baik akan lebih mudah dipercaya oleh pihak eksternal.
Hal ini penting terutama apabila bisnis berhubungan dengan:
- investor;
- bank;
- pemegang saham;
- mitra bisnis;
- calon pembeli perusahaan.
Membantu Mengetahui Kondisi Bisnis Secara Objektif
Manajemen terkadang terlalu dekat dengan operasional sehari-hari sehingga beberapa kelemahan sulit terlihat.
Audit memberikan sudut pandang yang lebih independen terhadap kondisi perusahaan.
Memperkuat Sistem Pengendalian Internal
Temuan audit dapat digunakan untuk memperbaiki proses.
Contohnya, auditor menemukan bahwa proses pembatalan transaksi terlalu mudah dilakukan.
Manajemen kemudian dapat menerapkan persetujuan supervisor untuk setiap transaksi void. Anda bisa mencoba fitur dasarnya terlebih dahulu tanpa biaya dengan memakai point of sales gratis.
Membantu Menjaga Aset Perusahaan
Aset bukan hanya berupa uang.
Persediaan, peralatan, kendaraan, mesin, hingga data bisnis juga perlu dikendalikan.
Audit membantu memastikan aset tersebut tercatat dan digunakan sesuai tujuan.
Mendukung Efisiensi Operasional
Dalam beberapa jenis audit, perusahaan dapat menemukan proses yang terlalu panjang, berulang, atau tidak efektif.
Perbaikan pada proses tersebut dapat membantu mengurangi biaya dan waktu operasional.
Jenis-Jenis Auditing yang Perlu Diketahui
Auditing dapat dibedakan berdasarkan tujuan dan ruang lingkup pemeriksaannya.
1. Audit Laporan Keuangan
Audit laporan keuangan dilakukan untuk menilai kewajaran penyajian laporan keuangan perusahaan.
Pemeriksaan biasanya mencakup:
- neraca;
- laporan laba rugi;
- laporan arus kas;
- perubahan ekuitas;
- catatan atas laporan keuangan.
Jenis audit ini banyak digunakan ketika perusahaan membutuhkan tingkat kepercayaan lebih tinggi terhadap laporan yang akan diberikan kepada pihak eksternal.
2. Audit Internal
Audit internal dilakukan untuk mengevaluasi proses, kontrol, dan risiko di dalam perusahaan.
Tim audit internal dapat memeriksa:
- transaksi;
- prosedur kerja;
- pengadaan;
- persediaan;
- kas;
- kepatuhan;
- operasional cabang.
Fokusnya bukan hanya pada laporan keuangan, tetapi juga pada bagaimana proses bisnis dijalankan.
3. Audit Operasional
Audit operasional bertujuan menilai efisiensi dan efektivitas aktivitas perusahaan.
Contohnya, perusahaan ingin mengetahui apakah proses pengadaan barang terlalu lambat.
Auditor dapat meninjau:
- waktu pemrosesan;
- jumlah tahapan persetujuan;
- biaya;
- vendor;
- pembagian tugas.
Hasilnya digunakan untuk mencari peluang perbaikan. Penerapan point of sales systems modern memudahkan penerimaan berbagai jenis pembayaran tunai maupun nontunai.
4. Audit Kepatuhan
Audit kepatuhan dilakukan untuk memastikan aktivitas perusahaan mengikuti aturan tertentu.
Aturan tersebut dapat berasal dari:
- regulasi;
- kebijakan internal;
- kontrak;
- standar perusahaan;
- prosedur operasional.
Contohnya, perusahaan memiliki kebijakan bahwa pembelian di atas nominal tertentu harus mendapat persetujuan manajer.
Auditor akan mengecek apakah aturan tersebut benar-benar dijalankan.
5. Audit Sistem Informasi
Semakin banyak aktivitas bisnis dilakukan secara digital, semakin penting pula audit terhadap sistem informasi.
Audit ini dapat mencakup:
- keamanan akses;
- perlindungan data;
- hak pengguna;
- pencadangan data;
- integritas sistem;
- perubahan data.
Tujuannya memastikan sistem mendukung operasional dengan aman dan dapat diandalkan.
Audit Internal dan Audit Eksternal, Apa Bedanya?
Audit Internal
Audit internal dilakukan oleh fungsi internal perusahaan atau pihak yang ditugaskan khusus untuk membantu manajemen mengevaluasi risiko dan pengendalian.
Fokusnya cenderung lebih luas.
Audit internal dapat menilai keuangan, operasional, kepatuhan, hingga efisiensi proses.
Audit Eksternal
Audit eksternal dilakukan oleh auditor independen dari luar perusahaan.
Tujuan utamanya biasanya memberikan opini terhadap kewajaran laporan keuangan.
Karena berasal dari luar perusahaan, independensi menjadi bagian penting dari audit eksternal.
Tahapan Auditing dalam Perusahaan
Proses auditing umumnya dilakukan melalui beberapa tahap.
1. Menentukan Tujuan dan Ruang Lingkup Audit
Sebelum pemeriksaan dilakukan, auditor perlu mengetahui apa yang akan diperiksa.
Misalnya:
- laporan keuangan satu tahun;
- transaksi kas;
- stok;
- cabang tertentu;
- proses pembelian.
Ruang lingkup yang jelas membuat proses audit lebih fokus.
2. Memahami Bisnis dan Proses Operasional
Auditor perlu memahami bagaimana perusahaan bekerja.
Untuk bisnis retail, auditor perlu mengetahui bagaimana:
- barang masuk;
- stok disimpan;
- transaksi dilakukan;
- pembayaran diterima;
- barang dikembalikan;
- laporan dibuat.
Pemahaman ini membantu auditor mengidentifikasi area yang mempunyai risiko lebih tinggi.
3. Mengidentifikasi Risiko
Auditor kemudian menentukan area yang memiliki kemungkinan kesalahan lebih besar.
Contohnya:
Kas memiliki risiko penyalahgunaan.
Persediaan memiliki risiko kehilangan atau selisih.
Transaksi refund memiliki risiko disalahgunakan.
Penjualan tunai memiliki risiko tidak tercatat.
Area berisiko tinggi biasanya mendapat perhatian lebih besar.
4. Mengevaluasi Pengendalian Internal
Auditor menilai sistem kontrol yang dimiliki perusahaan.
Contoh kontrol sederhana antara lain:
- penggunaan akun pengguna berbeda;
- pembatasan hak akses;
- persetujuan supervisor;
- rekonsiliasi rutin;
- pemeriksaan stok;
- dokumentasi transaksi.
Kontrol yang baik dapat membantu mengurangi risiko kesalahan maupun penyalahgunaan.
5. Mengumpulkan Bukti Audit
Auditor memerlukan bukti untuk mendukung kesimpulan.
Bukti dapat berasal dari:
- faktur;
- rekening koran;
- kontrak;
- bukti transaksi;
- sistem POS;
- laporan stok;
- konfirmasi pihak eksternal;
- penghitungan fisik.
Bukti audit harus relevan dan memadai.
6. Melakukan Pengujian
Auditor tidak selalu memeriksa seluruh transaksi satu per satu.
Dalam kondisi tertentu, pemeriksaan dilakukan menggunakan sampel.
Sebagai contoh, dari 50.000 transaksi selama setahun, auditor memilih transaksi tertentu berdasarkan pendekatan audit yang digunakan.
Pengujian dapat dilakukan untuk memastikan:
- transaksi benar-benar terjadi;
- nilainya benar;
- memiliki dokumen;
- masuk periode yang tepat;
- dicatat pada akun yang tepat.
7. Mengevaluasi Temuan Audit
Setelah pengujian selesai, auditor menganalisis temuan.
Temuan dapat berupa:
- perbedaan data;
- kontrol yang lemah;
- dokumen tidak lengkap;
- pencatatan yang salah;
- transaksi tidak biasa.
Tidak semua temuan memiliki tingkat risiko yang sama.
Auditor perlu melihat tingkat materialitas dan dampaknya.
8. Menyusun Laporan Audit
Hasil pemeriksaan kemudian dituangkan dalam laporan audit.
Dalam audit internal, laporan dapat berisi:
- kondisi yang ditemukan;
- penyebab;
- risiko;
- rekomendasi;
- tanggapan manajemen.
Sementara audit laporan keuangan eksternal dapat menghasilkan opini audit sesuai hasil pemeriksaan.
9. Melakukan Tindak Lanjut
Audit belum selesai hanya karena laporan sudah dibuat.
Temuan yang memiliki risiko perlu ditindaklanjuti.
Misalnya auditor merekomendasikan pembatasan akses refund.
Pada pemeriksaan berikutnya, perusahaan perlu memastikan rekomendasi tersebut sudah diterapkan.
Contoh Auditing dalam Bisnis Retail
Misalnya sebuah toko memiliki omzet Rp500 juta per bulan.
Manajemen menemukan adanya selisih antara penjualan, uang kas, dan stok.
Auditor dapat melakukan beberapa pemeriksaan.
Pemeriksaan Transaksi
Auditor mengecek apakah seluruh transaksi dalam sistem memiliki bukti yang sesuai.
Pemeriksaan Refund dan Void
Transaksi yang dibatalkan atau dikembalikan diperiksa karena area tersebut memiliki risiko penyalahgunaan lebih tinggi.
Pemeriksaan Stok
Data stok dalam sistem dibandingkan dengan jumlah barang secara fisik.
Jika sistem menunjukkan 100 unit tetapi stok fisik hanya 93 unit, terdapat selisih tujuh unit yang perlu ditelusuri.
Pemeriksaan Kas
Kas aktual dibandingkan dengan transaksi tunai yang tercatat pada sistem.
Dari proses tersebut, perusahaan dapat menemukan sumber perbedaan dan memperbaiki pengendalian.
Contoh Auditing pada Bisnis F&B
Bisnis F&B memiliki karakteristik berbeda karena menggunakan bahan baku.
Misalnya sebuah restoran mengalami kenaikan biaya bahan makanan meskipun penjualan relatif stabil.
Audit dapat memeriksa:
- pembelian bahan;
- penggunaan bahan;
- resep;
- stok;
- produk terbuang;
- transaksi diskon;
- makanan gratis;
- pembatalan pesanan.
Dari pemeriksaan tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah kenaikan biaya berasal dari harga bahan, pemborosan, pencatatan yang kurang tepat, atau faktor lainnya.
Dokumen yang Umumnya Dibutuhkan dalam Auditing
Kelengkapan dokumen sangat memengaruhi kelancaran proses audit.
Beberapa dokumen yang sering diperlukan meliputi:
- laporan keuangan;
- buku besar;
- jurnal transaksi;
- rekening koran;
- faktur;
- nota;
- laporan penjualan;
- laporan persediaan;
- data pembelian;
- daftar aset;
- dokumen pajak;
- kontrak.
Semakin rapi dokumentasi perusahaan, semakin mudah proses penelusuran dilakukan. Perkembangan bisnis lokal terasa lebih mudah dipantau berkat layanan dari point of sales software indonesia.
Apa yang Membuat Auditing Efektif?
Data Harus Konsisten
Audit akan sulit dilakukan apabila data berasal dari banyak sumber yang berbeda dan tidak sinkron.
Hak Akses Harus Jelas
Tidak semua karyawan seharusnya mempunyai akses yang sama.
Kasir, supervisor, manajer, dan pemilik dapat memiliki tingkat akses berbeda berdasarkan tanggung jawab.
Transaksi Harus Memiliki Jejak
Perubahan transaksi idealnya dapat ditelusuri.
Misalnya:
- siapa membuat transaksi;
- siapa membatalkan;
- kapan perubahan dilakukan;
- alasan perubahan.
Rekonsiliasi Dilakukan Berkala
Jangan menunggu audit tahunan untuk membandingkan data.
Rekonsiliasi kas, pembayaran, dan stok secara rutin dapat membantu mendeteksi masalah lebih cepat.
Peran Sistem POS dalam Mendukung Kesiapan Audit
Bagi bisnis retail, F&B, maupun usaha jasa, sebagian besar data operasional berasal dari transaksi harian.
Karena itu, pencatatan melalui sistem POS dapat membantu perusahaan memiliki data yang lebih terstruktur.
Sistem POS dapat membantu mencatat:
- waktu transaksi;
- produk yang terjual;
- nominal transaksi;
- metode pembayaran;
- pengguna kasir;
- diskon;
- pembatalan;
- perubahan stok.
Data tersebut dapat menjadi salah satu sumber informasi ketika manajemen melakukan proses pemeriksaan internal.
Mendukung Pencatatan Bisnis dengan HelloBill dari OttoDigital
Audit yang baik membutuhkan data yang baik sejak awal.
Untuk bisnis dengan transaksi harian yang tinggi, HelloBill dari OttoDigital dapat membantu operasional melalui POS System yang mendukung pencatatan transaksi dan pengelolaan bisnis secara lebih terstruktur.
Dengan transaksi yang tercatat secara digital, pemilik usaha memiliki data yang lebih mudah digunakan untuk memantau:
- penjualan;
- aktivitas kasir;
- persediaan;
- transaksi;
- performa bisnis.
Hal ini dapat membantu perusahaan membangun proses pengawasan internal yang lebih tertata sebelum data digunakan untuk pelaporan atau pemeriksaan lebih lanjut.
Bagi bisnis yang sedang berkembang dan mulai memiliki beberapa cabang, pencatatan yang terpusat juga menjadi semakin penting karena manajemen membutuhkan informasi yang konsisten dari setiap lokasi.
Auditing adalah proses pemeriksaan sistematis terhadap informasi keuangan, transaksi, pengendalian, maupun aktivitas perusahaan untuk menilai keakuratan, kepatuhan, dan keandalannya.
Audit dapat membantu perusahaan menemukan kesalahan, mengevaluasi pengendalian internal, mengidentifikasi risiko, serta meningkatkan kredibilitas informasi bisnis.
Proses audit yang baik tidak dimulai ketika auditor datang. Fondasinya justru dibangun sejak transaksi pertama dicatat.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki pencatatan yang rapi, dokumentasi yang konsisten, pembagian akses yang jelas, serta proses rekonsiliasi berkala.
Untuk bisnis retail, F&B, dan usaha dengan transaksi harian yang tinggi, POS System HelloBill dari OttoDigital dapat membantu menyediakan pencatatan operasional yang lebih terstruktur sehingga pemilik bisnis memiliki data yang lebih baik untuk kebutuhan pengawasan dan evaluasi.
Temukan juga berbagai artikel OttoDigital mengenai POS System, pembayaran digital, pengelolaan bisnis, keuangan, serta teknologi untuk membantu operasional usaha menjadi lebih efektif dan terukur.
