Pengeluaran bisnis sering terlihat sederhana saat jumlah transaksi masih sedikit. Namun, ketika perusahaan mulai memiliki banyak karyawan, cabang, perjalanan dinas, pembayaran vendor, hingga berbagai kebutuhan operasional, proses pencatatan biaya dapat menjadi semakin kompleks.
Jika masih mengandalkan kuitansi fisik, spreadsheet, percakapan WhatsApp, atau persetujuan melalui email, tim keuangan harus menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengecek satu per satu transaksi.
Di sinilah expense management software berperan.
Expense management software adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mencatat, memantau, mengendalikan, dan menyetujui pengeluaran bisnis secara lebih terstruktur.
Sistem ini biasanya digunakan untuk mengelola berbagai jenis biaya, seperti:
- perjalanan dinas;
- transportasi;
- makan dan representasi;
- pembelian operasional;
- biaya langganan;
- pembayaran vendor;
- pengeluaran karyawan;
- hingga kebutuhan masing-masing cabang.
Tujuannya bukan hanya memindahkan pencatatan dari kertas ke digital, tetapi membuat proses pengeluaran bisnis lebih mudah dikontrol sejak transaksi terjadi sampai masuk ke laporan perusahaan.
Dengan sistem yang baik, perusahaan dapat mengetahui siapa yang melakukan transaksi, untuk kebutuhan apa biaya tersebut digunakan, siapa yang menyetujui, hingga departemen mana yang menggunakan anggaran.
Mengapa Pengelolaan Pengeluaran Bisnis Penting?
Dilansir brex, pengeluaran merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dari operasional perusahaan.
Masalahnya, semakin besar skala bisnis, semakin sulit pula memastikan setiap pengeluaran benar-benar sesuai kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Bayangkan perusahaan memiliki puluhan karyawan yang melakukan pembelian operasional setiap hari.
Tanpa sistem yang jelas, beberapa masalah dapat muncul, seperti:
- kuitansi hilang;
- pengajuan biaya terlambat;
- transaksi tercatat dua kali;
- pembelian tidak sesuai kebijakan;
- nilai penggantian biaya tidak akurat;
- pengeluaran sulit dikategorikan;
- proses persetujuan terlalu panjang;
- hingga anggaran departemen terlampaui tanpa disadari.
Jika terjadi secara terus-menerus, permasalahan tersebut dapat memengaruhi arus kas dan kualitas pengambilan keputusan.
Karena itu, pengelolaan pengeluaran tidak cukup hanya dilakukan pada akhir bulan.
Perusahaan perlu memiliki visibilitas sejak transaksi terjadi.
Manfaat Expense Management Software untuk Bisnis
Penerapan expense management software dapat membantu perusahaan membuat proses pengelolaan biaya menjadi lebih terukur.
1. Mengurangi Pencatatan Manual
Pada proses manual, karyawan biasanya harus menyimpan kuitansi, mengisi formulir, memasukkan detail transaksi, lalu mengirimkannya kepada atasan atau tim keuangan.
Proses tersebut cukup panjang dan berpotensi menimbulkan kesalahan.
Sistem pengelolaan pengeluaran memungkinkan sebagian data transaksi dicatat secara otomatis atau dimasukkan melalui satu platform.
Hasilnya, pekerjaan administratif menjadi lebih sederhana.
2. Mempercepat Proses Persetujuan
Pengeluaran tertentu membutuhkan persetujuan atasan sebelum dapat diproses.
Tanpa sistem, permintaan persetujuan dapat tertumpuk di email atau percakapan internal.
Dengan sistem digital, perusahaan dapat membuat alur persetujuan berdasarkan:
- nominal transaksi;
- departemen;
- jenis pengeluaran;
- proyek;
- jabatan;
- lokasi;
- atau kebutuhan tertentu.
Misalnya, transaksi di bawah Rp1 juta cukup disetujui manajer, sementara transaksi di atas Rp20 juta harus melalui direktur keuangan.
3. Meningkatkan Kontrol Anggaran
Setiap departemen biasanya memiliki anggaran yang berbeda.
Tim pemasaran membutuhkan dana promosi, tim operasional memiliki biaya logistik, sementara bagian teknologi memiliki biaya perangkat dan perangkat lunak.
Expense management software membantu perusahaan mengetahui berapa anggaran yang telah digunakan dan berapa yang masih tersedia.
Dengan begitu, perusahaan tidak harus menunggu laporan akhir bulan untuk mengetahui adanya pembengkakan biaya.
4. Mengurangi Risiko Pengeluaran Tidak Sesuai Kebijakan
Perusahaan dapat menetapkan aturan tertentu, misalnya:
- batas biaya perjalanan;
- kategori merchant yang diperbolehkan;
- batas biaya makan;
- jenis pengeluaran yang harus menggunakan persetujuan;
- dokumen yang wajib dilampirkan.
Sistem kemudian dapat memberikan peringatan apabila terdapat transaksi yang tidak sesuai kebijakan.
Kontrol seperti ini membantu tim keuangan lebih fokus pada transaksi yang memang membutuhkan perhatian.
5. Memudahkan Pelacakan Transaksi
Salah satu tantangan terbesar pada pengelolaan biaya manual adalah mencari transaksi lama.
Dengan pencatatan digital, perusahaan dapat mencari transaksi berdasarkan:
- tanggal;
- karyawan;
- vendor;
- departemen;
- nominal;
- kategori;
- atau proyek.
Hal tersebut sangat membantu ketika perusahaan melakukan rekonsiliasi maupun audit.
6. Mempercepat Penggantian Biaya Karyawan
Karyawan terkadang menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan perusahaan.
Tanpa proses yang jelas, penggantian biaya dapat memakan waktu cukup lama.
Sistem digital membantu mempercepat proses mulai dari pengajuan, pengecekan bukti transaksi, persetujuan, hingga pembayaran.
7. Membantu Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Data biaya dapat memberikan banyak informasi mengenai kondisi bisnis.
Misalnya, perusahaan dapat mengetahui:
- kategori pengeluaran terbesar;
- departemen dengan biaya tertinggi;
- vendor yang paling sering digunakan;
- biaya operasional setiap cabang;
- pola pengeluaran dari waktu ke waktu.
Informasi tersebut dapat menjadi dasar evaluasi dan penyusunan anggaran berikutnya.
Cara Kerja Expense Management Software
Secara umum, sistem pengelolaan pengeluaran memiliki alur yang cukup sederhana.
1. Transaksi Dilakukan
Karyawan melakukan transaksi untuk kebutuhan bisnis.
Pembayaran dapat berasal dari dana pribadi, kartu perusahaan, transfer, atau metode lain yang digunakan perusahaan.
2. Bukti Transaksi Dicatat
Karyawan kemudian melampirkan kuitansi atau bukti transaksi.
Pada sistem modern, kuitansi dapat difoto menggunakan ponsel sehingga tidak perlu disimpan dalam bentuk fisik.
Beberapa sistem menggunakan teknologi Optical Character Recognition atau OCR untuk membaca informasi dari kuitansi, seperti:
- nama merchant;
- tanggal;
- nominal;
- jenis transaksi.
3. Transaksi Dikategorikan
Setiap pengeluaran kemudian dimasukkan ke kategori tertentu.
Misalnya:
- perjalanan dinas;
- transportasi;
- makan;
- peralatan;
- pemasaran;
- langganan perangkat lunak.
Pengelompokan ini mempermudah pencatatan serta analisis biaya.
4. Sistem Memeriksa Kebijakan
Sistem akan memeriksa apakah transaksi sesuai dengan aturan perusahaan.
Apabila terdapat pelanggaran, transaksi dapat diberikan tanda untuk ditinjau lebih lanjut.
5. Pengajuan Masuk ke Alur Persetujuan
Setelah dokumen lengkap, transaksi dikirim kepada pihak yang berwenang.
Sistem dapat mengatur persetujuan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan.
6. Pengeluaran Diproses
Jika transaksi disetujui, perusahaan dapat melanjutkan ke proses pembayaran atau penggantian biaya.
7. Data Masuk ke Laporan
Informasi pengeluaran dapat digunakan untuk menyusun laporan biaya dan membantu rekonsiliasi keuangan perusahaan.
Fitur Penting dalam Expense Management Software
Tidak semua sistem memiliki kemampuan yang sama.
Sebelum memilih, perusahaan perlu melihat apakah fitur yang tersedia benar-benar sesuai dengan kebutuhan operasional.
1. Receipt Capture
Fitur ini memungkinkan pengguna mengunggah bukti transaksi menggunakan kamera ponsel.
Sistem yang lebih modern dapat membaca informasi pada kuitansi secara otomatis.
2. Approval Workflow
Perusahaan dapat menentukan siapa yang berhak menyetujui pengeluaran.
Alur dapat dibuat berdasarkan:
- divisi;
- nominal;
- lokasi;
- kategori pengeluaran;
- proyek.
Fitur ini penting agar keputusan tidak bergantung pada komunikasi manual.
3. Policy Control
Sistem sebaiknya dapat membantu perusahaan menerapkan aturan pengeluaran.
Misalnya, memberikan peringatan apabila transaksi melebihi batas tertentu.
4. Pelacakan Anggaran
Fitur ini memungkinkan perusahaan membandingkan anggaran dengan pengeluaran aktual.
Dengan demikian, potensi pembengkakan biaya dapat diketahui lebih awal.
5. Manajemen Penggantian Biaya
Sistem sebaiknya menyediakan proses yang jelas untuk pengajuan biaya pribadi yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.
6. Laporan Pengeluaran
Laporan dapat menampilkan pengeluaran berdasarkan:
- periode;
- departemen;
- cabang;
- karyawan;
- vendor;
- kategori.
Semakin mudah laporan dibaca, semakin cepat perusahaan melakukan evaluasi.
7. Dukungan Multi-Cabang
Perusahaan dengan banyak lokasi membutuhkan sistem yang dapat memisahkan sekaligus menggabungkan data pengeluaran setiap cabang.
8. Multi-Mata Uang
Untuk perusahaan yang memiliki aktivitas internasional, dukungan berbagai mata uang dapat mempermudah pencatatan perjalanan dinas atau pembayaran luar negeri.
9. Integrasi
Kemampuan integrasi juga perlu diperhatikan.
Sistem pengelolaan pengeluaran idealnya dapat terhubung dengan sistem lain agar perusahaan tidak perlu menginput data berulang.
Siapa yang Membutuhkan Expense Management Software?
Pada dasarnya, hampir semua bisnis dapat menggunakannya.
Namun, sistem ini menjadi semakin penting untuk perusahaan dengan karakteristik berikut.
Perusahaan dengan Banyak Karyawan
Semakin banyak karyawan yang melakukan pengeluaran, semakin besar kebutuhan akan sistem pengendalian.
Bisnis Multi-Cabang
Bisnis ritel, restoran, distribusi, hingga jasa sering memiliki banyak cabang.
Setiap cabang memiliki kebutuhan dan pengeluaran sendiri sehingga pemantauan manual menjadi semakin sulit.
Perusahaan dengan Aktivitas Perjalanan Tinggi
Bisnis dengan tim penjualan atau operasional lapangan biasanya memiliki biaya perjalanan yang cukup besar.
Sistem membantu perusahaan mencatat biaya tersebut secara konsisten.
Perusahaan dengan Banyak Vendor
Jika bisnis membayar banyak pemasok setiap bulan, sistem yang terstruktur dapat membantu pengelompokan dan pelacakan transaksi.
Bisnis yang Sedang Berkembang
Sistem manual mungkin masih dapat digunakan ketika perusahaan memiliki lima orang.
Namun, ketika jumlah karyawan, cabang, dan transaksi bertambah, proses yang sama dapat menjadi hambatan.
Tantangan Mengelola Pengeluaran Secara Manual
Digitalisasi pengeluaran sering baru dianggap penting setelah bisnis mengalami masalah.
Padahal, beberapa tanda berikut menunjukkan bahwa sistem manual mulai tidak efektif.
1. Kuitansi Sering Hilang
Bukti transaksi yang hilang membuat tim keuangan kesulitan melakukan verifikasi.
2. Persetujuan Terlalu Lama
Pengeluaran yang harus menunggu persetujuan beberapa hari dapat memperlambat proses operasional maupun penggantian biaya karyawan.
3. Data Tersebar
Sebagian transaksi berada di spreadsheet, sebagian di email, dan lainnya tersimpan di percakapan internal.
Akibatnya, tim harus mengumpulkan data terlebih dahulu sebelum membuat laporan.
4. Sulit Mengetahui Pengeluaran Aktual
Tanpa data terpusat, manajemen sering baru mengetahui realisasi biaya setelah periode berakhir.
5. Rekonsiliasi Memakan Waktu
Tim keuangan harus mencocokkan transaksi, rekening, kuitansi, dan kategori secara manual.
Semakin banyak transaksi, semakin panjang prosesnya.
Perbedaan Expense Management Software dan Sistem POS
Keduanya sama-sama mengelola data transaksi, tetapi memiliki fungsi yang berbeda.
Expense management software berfokus pada uang yang keluar dari perusahaan.
Contohnya:
- biaya perjalanan;
- pembayaran vendor;
- pembelian internal;
- penggantian biaya karyawan.
Sementara sistem POS berfokus pada transaksi penjualan yang terjadi kepada pelanggan.
POS mencatat hal seperti:
- produk yang terjual;
- jumlah transaksi;
- metode pembayaran;
- stok;
- performa outlet.
Karena itu, bisnis ritel, F&B, maupun jasa sering membutuhkan keduanya dalam konteks yang berbeda.
Mengapa Data Penjualan Penting untuk Mengontrol Pengeluaran?
Mengendalikan biaya tidak dapat dilakukan hanya dengan melihat sisi pengeluaran.
Perusahaan juga perlu membandingkannya dengan pendapatan.
Sebagai contoh, sebuah outlet memiliki biaya operasional Rp80 juta per bulan.
Angka tersebut tidak dapat langsung dikatakan terlalu besar atau terlalu kecil tanpa mengetahui omzet outlet.
Jika outlet menghasilkan omzet Rp500 juta, struktur biayanya mungkin masih sehat.
Namun jika omzet hanya Rp100 juta, manajemen perlu melakukan evaluasi lebih lanjut.
Karena itu, data penjualan yang akurat memiliki peran penting dalam analisis biaya bisnis.
HelloBill dari OttoDigital untuk Membantu Operasional Bisnis Lebih Terukur
Bagi bisnis ritel, F&B, dan jasa, pengelolaan biaya akan semakin efektif jika didukung data transaksi penjualan yang rapi.
HelloBill dari OttoDigital merupakan sistem POS yang dapat membantu bisnis mencatat transaksi sekaligus memantau aktivitas operasional dari satu sistem.
Dengan pencatatan penjualan yang lebih terstruktur, pemilik bisnis dapat membandingkan pemasukan dengan berbagai biaya yang dikeluarkan.
Pemantauan Penjualan
Data transaksi membantu bisnis mengetahui omzet berdasarkan periode maupun outlet.
Pengelolaan Persediaan
Pergerakan stok dapat dipantau sehingga pembelian barang dapat dilakukan berdasarkan kebutuhan aktual.
Pengelolaan Multi-Outlet
Untuk bisnis yang memiliki lebih dari satu cabang, data operasional dapat dipantau secara lebih terpusat.
Laporan Bisnis
Laporan penjualan membantu pemilik bisnis melihat performa usaha dan melakukan evaluasi biaya secara lebih objektif.
Pada bisnis dengan margin yang ketat, visibilitas seperti ini penting.
Kenaikan biaya beberapa persen saja dapat berpengaruh terhadap keuntungan jika tidak diikuti peningkatan penjualan.
Cara Memilih Expense Management Software yang Tepat
Tidak perlu memilih sistem hanya karena memiliki fitur paling banyak.
Fokuslah pada masalah yang ingin diselesaikan.
1. Petakan Proses Pengeluaran Saat Ini
Catat bagaimana pengeluaran berjalan mulai dari transaksi dilakukan hingga masuk ke laporan.
Identifikasi proses yang memakan waktu atau sering menimbulkan kesalahan.
2. Tentukan Kebutuhan Utama
Apakah perusahaan membutuhkan:
- penggantian biaya;
- persetujuan;
- kartu perusahaan;
- pembayaran vendor;
- pengawasan anggaran;
- multi-cabang?
Prioritas tersebut akan mempersempit pilihan.
3. Pastikan Mudah Digunakan
Karyawan adalah pengguna utama.
Jika proses pengajuan terlalu rumit, mereka kemungkinan tetap menggunakan cara manual.
4. Evaluasi Kemampuan Integrasi
Sistem yang dapat terhubung dengan perangkat lain akan mengurangi pekerjaan administratif.
5. Periksa Fitur Keamanan
Karena sistem menyimpan informasi keuangan, keamanan harus menjadi pertimbangan utama.
Perhatikan pengaturan akses, otorisasi, dan perlindungan data.
6. Pertimbangkan Skalabilitas
Pilih sistem yang masih dapat digunakan ketika jumlah transaksi, cabang, atau karyawan bertambah.
FAQ Seputar Expense Management Software
Apa itu expense management software?
Expense management software adalah perangkat lunak untuk mencatat, memantau, menyetujui, dan menganalisis pengeluaran bisnis secara digital.
Apa fungsi utama expense management software?
Fungsi utamanya meliputi pencatatan biaya, pengelolaan kuitansi, kontrol kebijakan, persetujuan pengeluaran, penggantian biaya karyawan, serta pembuatan laporan.
Apa manfaat sistem pengelolaan pengeluaran?
Sistem dapat membantu mengurangi pekerjaan manual, mempercepat persetujuan, meningkatkan kontrol anggaran, serta memberikan visibilitas pengeluaran yang lebih baik.
Apakah usaha kecil membutuhkan expense management software?
Tergantung jumlah transaksi dan kompleksitas operasional. Jika pencatatan pengeluaran mulai sulit dikendalikan menggunakan metode manual, sistem digital mulai layak dipertimbangkan.
Apa perbedaan expense management software dengan POS?
Expense management software berfokus pada pengeluaran perusahaan, sedangkan POS digunakan untuk mengelola transaksi penjualan dan aktivitas kasir.
Bagaimana cara meningkatkan kontrol pengeluaran bisnis?
Selain menggunakan sistem pengelolaan pengeluaran, perusahaan perlu memiliki kebijakan biaya, alur persetujuan yang jelas, anggaran, serta data penjualan yang akurat sebagai pembanding.
Kesimpulan
Expense management software adalah perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola pengeluaran secara lebih terstruktur, mulai dari pencatatan transaksi, pengumpulan bukti, persetujuan, kontrol kebijakan, hingga pelaporan.
Penggunaannya menjadi semakin relevan ketika perusahaan memiliki banyak karyawan, cabang, vendor, atau transaksi.
Namun, mengontrol pengeluaran hanyalah satu sisi dari pengelolaan bisnis.
Perusahaan juga perlu mengetahui bagaimana pendapatan, transaksi, dan persediaan bergerak agar dapat mengevaluasi biaya secara objektif.
Untuk bisnis ritel, F&B, dan jasa, HelloBill dari OttoDigital dapat membantu menyediakan data operasional melalui sistem POS, mulai dari transaksi penjualan, persediaan, hingga performa outlet.
Dengan data pemasukan dan pengeluaran yang sama-sama tertata, pemilik bisnis memiliki dasar yang lebih kuat untuk menjaga efisiensi, mengendalikan biaya, dan mengambil keputusan berdasarkan kondisi usaha yang sebenarnya.
