Dalam menjalankan bisnis, perencanaan yang matang belum tentu menghasilkan sesuatu jika tidak diikuti tindakan nyata. Target penjualan bisa sudah dibuat, struktur tim sudah dibentuk, dan anggaran sudah disiapkan. Namun, tanpa orang yang benar-benar menjalankan rencana tersebut, strategi hanya akan berhenti di atas kertas.
Di sinilah actuating memiliki peran penting.
Dilansir science direct, actuating adalah proses menggerakkan, mengarahkan, dan memotivasi orang-orang di dalam organisasi agar menjalankan tugas sesuai rencana untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dalam konsep manajemen POAC, actuating berada setelah planning dan organizing, lalu dilanjutkan dengan controlling. Artinya, setelah perusahaan menentukan tujuan dan membagi tanggung jawab, tahap berikutnya adalah memastikan seluruh tim benar-benar bergerak.
Secara praktis, actuating tidak hanya berarti memberikan pekerjaan kepada karyawan. Proses ini mencakup kepemimpinan, komunikasi, motivasi, koordinasi, pemberian arahan, hingga pengambilan keputusan ketika kondisi di lapangan tidak sesuai rencana.
Pada bisnis retail, misalnya, manajemen sudah dapat menentukan target transaksi harian dan membagi jadwal kerja kasir. Namun target tersebut baru bisa tercapai ketika kepala toko memberikan arahan yang jelas, memastikan sistem kasir berjalan, memantau pelayanan pelanggan, dan membantu tim menyelesaikan kendala selama operasional.
Karena itu, actuating dapat disebut sebagai penghubung antara strategi dan pelaksanaan bisnis.
Mengapa Actuating Penting dalam Bisnis?
Banyak kegagalan operasional sebenarnya bukan disebabkan oleh buruknya strategi, melainkan lemahnya eksekusi.
Perusahaan bisa memiliki produk yang bagus, modal cukup, serta rencana pemasaran yang jelas. Tetapi jika setiap divisi tidak memahami perannya atau tidak memiliki motivasi untuk bekerja menuju tujuan yang sama, hasil akhirnya tetap tidak optimal.
Actuating membantu memastikan sumber daya yang sudah direncanakan dapat digunakan secara efektif.
1. Mengubah Rencana Menjadi Tindakan
Fungsi utama actuating adalah membawa rencana bisnis ke dalam aktivitas operasional.
Contohnya, sebuah restoran ingin meningkatkan jumlah transaksi makan siang sebesar 20%. Strateginya mungkin sudah mencakup paket menu khusus, promosi, dan penambahan staf.
Tahap actuating memastikan:
- tim dapur memahami menu promosi;
- kasir mengetahui harga dan mekanisme diskon;
- staf pelayanan menawarkan paket secara tepat;
- stok bahan baku tersedia;
- promosi berjalan sesuai jadwal.
Tanpa koordinasi tersebut, strategi yang sebenarnya baik dapat gagal ketika diterapkan.
2. Menyatukan Arah Kerja Tim
Setiap karyawan memiliki tugas berbeda.
Kasir fokus pada transaksi, bagian gudang mengelola stok, kepala cabang mengawasi operasional, sedangkan bagian keuangan mencatat pendapatan dan pengeluaran.
Melalui actuating, setiap fungsi diarahkan menuju sasaran yang sama.
Dengan begitu, karyawan tidak hanya mengetahui apa yang harus dilakukan, tetapi juga memahami mengapa pekerjaan tersebut penting bagi bisnis.
3. Meningkatkan Produktivitas Karyawan
Arahan yang jelas membantu mengurangi kebingungan dalam bekerja.
Karyawan mengetahui:
- target yang harus dicapai;
- prioritas pekerjaan;
- standar hasil yang diharapkan;
- waktu penyelesaian;
- pihak yang bertanggung jawab.
Semakin jelas arahnya, semakin kecil waktu yang terbuang karena miskomunikasi atau pekerjaan yang harus diulang.
4. Membantu Bisnis Lebih Adaptif
Kondisi bisnis tidak selalu berjalan sesuai rencana.
Penjualan dapat tiba-tiba meningkat, stok dapat terlambat datang, sistem pembayaran bisa mengalami kendala, atau jumlah pelanggan melonjak saat jam sibuk.
Melalui proses actuating yang baik, pemimpin dapat segera mengarahkan ulang tim dan sumber daya sesuai kondisi aktual.
5. Menjaga Motivasi Kerja
Manajemen bukan hanya mengenai tugas dan target.
Manusia tetap menjadi bagian utama dalam proses operasional.
Karena itu, actuating juga berkaitan dengan kemampuan pemimpin dalam menjaga motivasi, memberikan apresiasi, mendengarkan masukan, dan membantu tim menyelesaikan hambatan.
Apa Fungsi Actuating?
Dalam praktik manajemen, actuating memiliki beberapa fungsi utama yang saling berhubungan.
1. Memberikan Arahan
Manajemen harus memastikan setiap anggota tim memahami tugasnya secara spesifik.
Arahan yang efektif bukan sekadar mengatakan “tingkatkan penjualan”, tetapi menjelaskan tindakan yang perlu dilakukan.
Misalnya:
“Naikkan nilai transaksi rata-rata dengan menawarkan produk tambahan pada setiap transaksi.”
Instruksi tersebut jauh lebih mudah diterjemahkan menjadi tindakan dibanding target yang terlalu umum.
2. Memberikan Motivasi
Motivasi membantu mendorong karyawan untuk memberikan performa terbaik.
Motivasi tidak selalu harus berbentuk bonus finansial. Perusahaan juga dapat menggunakan:
- penghargaan atas pencapaian;
- kesempatan pengembangan karier;
- pemberian tanggung jawab;
- umpan balik positif;
- lingkungan kerja yang nyaman.
3. Membangun Komunikasi
Komunikasi menjadi bagian penting dalam actuating.
Informasi harus bergerak dari manajemen ke karyawan dan sebaliknya.
Tim operasional perlu mengetahui target dan perubahan kebijakan. Di sisi lain, manajemen juga membutuhkan masukan dari orang-orang yang langsung menghadapi konsumen dan proses operasional.
Komunikasi dua arah membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan kondisi nyata.
4. Melakukan Koordinasi
Semakin besar perusahaan, semakin banyak bagian yang harus bekerja bersama.
Dalam bisnis F&B, misalnya, promosi baru dapat melibatkan:
- pemasaran;
- kasir;
- dapur;
- gudang;
- keuangan;
- manajemen cabang.
Tanpa koordinasi, promosi dapat sudah tayang tetapi harga belum masuk sistem, stok belum tersedia, atau staf kasir belum mengetahui ketentuannya.
5. Mengembangkan Kepemimpinan
Actuating sangat erat kaitannya dengan kemampuan seorang pemimpin.
Pemimpin tidak hanya memberikan instruksi, tetapi harus mampu:
- mengambil keputusan;
- memberikan contoh;
- mendengarkan tim;
- menyelesaikan konflik;
- membangun kepercayaan;
- menjaga fokus terhadap target.
Apa Saja Unsur Actuating?
Beberapa unsur berikut menjadi fondasi agar proses actuating dapat berjalan dengan baik. Pemahaman mendalam mengenai inventory adalah hal yang mendasari efisiensi pengelolaan persediaan barang di gudang.
Leadership
Leadership atau kepemimpinan menentukan bagaimana sebuah tim diarahkan.
Pemimpin yang efektif mampu menjelaskan tujuan sekaligus membangun kepercayaan bahwa tujuan tersebut dapat dicapai.
Communication
Komunikasi membantu memastikan setiap orang memiliki informasi yang sama.
Instruksi yang tidak jelas dapat menyebabkan kesalahan operasional meskipun strategi awalnya sudah benar.
Motivation
Motivasi berperan dalam menjaga semangat kerja.
Karyawan yang memahami dampak pekerjaannya terhadap bisnis biasanya memiliki rasa kepemilikan lebih besar dibanding karyawan yang hanya menerima instruksi.
Coordination
Koordinasi memastikan setiap bagian perusahaan berjalan dalam ritme yang sama.
Hal ini semakin penting untuk bisnis dengan banyak cabang atau beberapa divisi.
Supervision
Pengawasan membantu memastikan pekerjaan berjalan sesuai standar.
Namun, pengawasan tidak berarti melakukan micromanagement. Fokusnya adalah memastikan target, kualitas, dan prosedur tetap terjaga.
Prinsip Actuating yang Efektif
Penerapan actuating tidak cukup hanya dengan memberikan instruksi. Ada beberapa prinsip yang perlu diperhatikan.
Tujuan Harus Jelas
Tim sulit bergerak jika tujuan bisnis masih abstrak.
Daripada mengatakan:
“Tingkatkan pelayanan pelanggan.”
Lebih baik gunakan sasaran yang terukur seperti:
“Kurangi rata-rata waktu transaksi menjadi di bawah tiga menit.”
Tujuan yang jelas membantu tim memahami standar keberhasilan.
Tugas Harus Sesuai Tanggung Jawab
Pekerjaan perlu diberikan kepada orang yang memiliki kewenangan dan kemampuan untuk menyelesaikannya.
Pembagian tugas yang tidak tepat dapat menimbulkan:
- pekerjaan tumpang tindih;
- keterlambatan;
- konflik;
- kesalahan operasional.
Instruksi Harus Mudah Dipahami
Arahan yang terlalu panjang atau ambigu justru meningkatkan risiko kesalahan.
Instruksi sebaiknya menjelaskan tiga hal utama:
- apa yang harus dilakukan;
- siapa yang bertanggung jawab;
- kapan pekerjaan harus selesai.
Komunikasi Harus Dua Arah
Tim tidak hanya membutuhkan instruksi dari atas.
Manajemen juga membutuhkan informasi dari lapangan.
Misalnya, kasir dapat mengetahui lebih cepat jika pelanggan sering mengeluhkan metode pembayaran tertentu atau stok produk yang sering habis.
Informasi tersebut dapat menjadi masukan penting bagi pengambilan keputusan.
Evaluasi Harus Dilakukan Secara Berkala
Actuating bukan proses sekali jalan. Fungsi pengawasan atau controlling adalah tahap penting dalam manajemen untuk memastikan seluruh kegiatan operasional berjalan sesuai rencana.
Setelah rencana dijalankan, perusahaan perlu melihat apakah tindakan yang dilakukan benar-benar memberikan hasil.
Strategi Menerapkan Actuating dalam Bisnis
Agar proses pelaksanaan lebih efektif, perusahaan dapat menerapkan beberapa pendekatan berikut.
1. Gunakan Target SMART
Target yang baik sebaiknya memenuhi prinsip SMART:
Specific
Tujuan harus spesifik dan tidak memiliki terlalu banyak interpretasi.
Measurable
Hasil harus dapat diukur menggunakan indikator tertentu.
Achievable
Target harus realistis berdasarkan kemampuan dan sumber daya yang tersedia.
Relevant
Tujuan harus memiliki hubungan langsung dengan prioritas perusahaan.
Time-bound
Harus terdapat batas waktu yang jelas.
Contohnya:
“Meningkatkan penjualan outlet sebesar 15% dalam tiga bulan.”
Target tersebut lebih mudah dieksekusi dibanding sekadar mengatakan “meningkatkan penjualan”.
2. Bangun Budaya Akuntabilitas
Setiap pekerjaan perlu memiliki pihak yang bertanggung jawab.
Jika semua orang dianggap bertanggung jawab, sering kali tidak ada seorang pun yang benar-benar merasa memiliki pekerjaan tersebut.
Perusahaan dapat menetapkan:
- PIC;
- target;
- tenggat waktu;
- indikator keberhasilan.
Dengan begitu, proses evaluasi menjadi lebih objektif.
3. Gunakan KPI yang Relevan
KPI membantu perusahaan mengetahui apakah strategi benar-benar berjalan.
Dalam bisnis retail atau F&B, indikator yang dapat digunakan misalnya:
- total transaksi;
- omzet;
- nilai transaksi rata-rata;
- jumlah produk terjual;
- tingkat kehilangan stok;
- performa outlet;
- produktivitas karyawan.
Tidak semua data harus dijadikan KPI. Pilih indikator yang benar-benar berkaitan dengan tujuan utama. Pemilik usaha perlu memahami bahwa cogs adalah indikator penting untuk mengukur efisiensi biaya langsung dari barang yang terjual.
4. Pastikan Sumber Daya Tersedia
Tim tidak bisa menjalankan strategi tanpa dukungan yang memadai.
Sumber daya dapat berupa:
- tenaga kerja;
- anggaran;
- stok;
- perangkat;
- teknologi;
- waktu;
- informasi.
Misalnya, perusahaan ingin mempercepat transaksi tetapi masih menggunakan pencatatan manual. Dalam kondisi tersebut, masalahnya mungkin bukan performa kasir, melainkan sistem yang digunakan.
5. Berikan Umpan Balik Secara Konsisten
Umpan balik membantu karyawan mengetahui apakah pekerjaannya sudah sesuai ekspektasi.
Umpan balik sebaiknya spesifik.
Daripada:
“Kerjanya kurang bagus.”
Lebih efektif mengatakan:
“Waktu pelayanan rata-rata masih lima menit, sementara target kita tiga menit. Mari lihat proses mana yang bisa dipersingkat.”
Pendekatan tersebut lebih mudah menghasilkan perbaikan.
6. Manfaatkan Data Real-Time
Pengambilan keputusan akan lebih cepat jika perusahaan memiliki data yang aktual.
Pada bisnis multi-outlet, misalnya, manajemen seharusnya tidak perlu menunggu laporan manual setiap akhir minggu hanya untuk mengetahui performa penjualan cabang.
Data yang tersedia secara real-time membantu perusahaan melihat masalah lebih cepat. Dinamika harga barang di pasar sangat dipengaruhi oleh prinsip dasar hukum permintaan dan penawaran.
Contoh Actuating dalam Bisnis
Supaya lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh penerapan actuating dalam aktivitas bisnis.
Contoh Actuating pada Bisnis Retail
Sebuah toko ingin meningkatkan penjualan produk dengan margin tinggi.
Tahap planning menentukan target peningkatan penjualan sebesar 20%.
Tahap organizing membagi peran kepada supervisor, kasir, dan staf toko.
Pada tahap actuating, manajemen kemudian:
- memberikan pengarahan produk kepada kasir;
- membuat strategi penempatan produk;
- mengaktifkan program bundling;
- memberikan target penjualan harian;
- memberikan insentif;
- memantau transaksi.
Inilah implementasi nyata dari actuating.
Contoh Actuating pada Bisnis F&B
Sebuah restoran mengalami antrean panjang pada jam makan malam.
Manajemen kemudian:
- menambah kasir pada jam sibuk;
- membagi area pelayanan;
- menyederhanakan proses pemesanan;
- menyiapkan bahan sebelum jam ramai;
- memberikan pengarahan kepada tim;
- memantau waktu transaksi.
Semua tindakan tersebut merupakan bagian dari fungsi actuating. Anda dapat mengukur sejauh mana hubungan antarvariabel bisnis dengan menerapkan rumus korelasi secara tepat.
Contoh Actuating pada Bisnis Multi-Outlet
Sebuah bisnis memiliki lima cabang dengan performa yang berbeda.
Manajemen dapat:
- menetapkan target masing-masing outlet;
- menunjuk kepala cabang sebagai PIC;
- membuat standar operasional yang sama;
- memonitor performa harian;
- memberikan pendampingan untuk outlet dengan performa rendah;
- membagikan praktik terbaik dari outlet berkinerja tinggi.
Hubungan Actuating dengan POAC
Dalam teori manajemen, actuating merupakan salah satu bagian dari POAC.
Planning
Planning menentukan tujuan dan strategi.
Pertanyaannya:
Apa yang ingin dicapai?
Organizing
Organizing mengatur orang, sumber daya, tugas, dan struktur.
Pertanyaannya:
Siapa yang mengerjakan dan menggunakan sumber daya apa?
Actuating
Actuating menggerakkan orang agar menjalankan rencana.
Pertanyaannya:
Bagaimana membuat rencana benar-benar terlaksana?
Controlling
Controlling memantau hasil dan melakukan perbaikan.
Pertanyaannya:
Apakah hasilnya sudah sesuai target?
Keempat fungsi tersebut saling berkaitan.
Perencanaan tanpa pelaksanaan tidak akan memberikan hasil. Sementara pelaksanaan tanpa pengawasan berpotensi membuat bisnis bergerak tanpa arah. Perkembangan teknologi kini menghadirkan beragam opsi alat pembayaran non-tunai yang praktis dan aman.
Perbedaan Actuating dan Controlling
Actuating dan controlling sering dianggap sama karena sama-sama terjadi ketika operasional sudah berjalan.
Padahal, fokus keduanya berbeda.
| Aspek | Actuating | Controlling |
| Fokus | Menggerakkan aktivitas | Mengawasi hasil |
| Tujuan | Membuat rencana terlaksana | Memastikan hasil sesuai target |
| Aktivitas | Arahan, motivasi, koordinasi | Pengukuran, evaluasi, koreksi |
| Pelaku utama | Pemimpin dan tim | Manajemen dan supervisor |
| Hasil | Aktivitas berjalan | Penyimpangan diketahui dan diperbaiki |
Secara sederhana, actuating membuat orang bergerak. Sedangkan controlling memastikan gerakannya masih menuju arah yang benar.
Tantangan dalam Menerapkan Actuating
Penerapan actuating dapat menghadapi berbagai hambatan.
Kurangnya Komunikasi
Instruksi yang tidak lengkap menyebabkan interpretasi berbeda antaranggota tim.
Solusinya adalah membangun komunikasi yang ringkas, terbuka, dan terdokumentasi.
Resistensi terhadap Perubahan
Karyawan belum tentu langsung menerima prosedur atau teknologi baru.
Manajemen perlu menjelaskan manfaat perubahan dan melibatkan tim dalam proses implementasi.
Target Tidak Realistis
Target yang terlalu tinggi dapat menurunkan motivasi.
Target tetap harus menantang, tetapi sesuai kapasitas organisasi.
Sumber Daya Tidak Memadai
Strategi tidak akan berjalan tanpa sumber daya yang cukup.
Perusahaan perlu memastikan tenaga kerja, anggaran, stok, dan perangkat sudah tersedia.
Kurangnya Data
Manajemen sulit mengarahkan tim jika kondisi bisnis tidak terlihat secara objektif.
Data transaksi dan operasional menjadi penting agar keputusan tidak hanya berdasarkan asumsi. Memahami fungsi komputer secara maksimal sangat membantu percepatan pemrosesan data operasional harian toko.
Peran Teknologi dalam Mendukung Actuating
Pada bisnis modern, actuating semakin berkaitan dengan penggunaan teknologi.
Sistem digital membantu perusahaan memberikan arahan sekaligus memonitor hasil dengan lebih cepat.
Contohnya, pada bisnis retail dan F&B, sistem POS dapat membantu manajemen melihat:
- transaksi harian;
- produk terlaris;
- stok;
- performa cabang;
- metode pembayaran;
- aktivitas kasir;
- laporan penjualan.
Informasi tersebut membuat manajemen lebih mudah menentukan langkah selanjutnya.
Misalnya, jika penjualan cabang tertentu turun, perusahaan dapat segera melihat apakah penyebabnya berasal dari jumlah transaksi, produk tertentu, atau pola penjualan.
Dukung Actuating Bisnis dengan HelloBill dari OttoDigital
Proses actuating membutuhkan informasi yang akurat agar keputusan operasional tidak hanya berdasarkan asumsi.
Untuk bisnis retail, F&B, maupun usaha dengan beberapa cabang, pencatatan transaksi menjadi salah satu sumber data penting untuk melihat kondisi bisnis secara nyata.
HelloBill dari OttoDigital merupakan POS System yang membantu bisnis mengelola aktivitas kasir dan operasional secara lebih terstruktur.
Dengan sistem POS, proses transaksi dapat tercatat secara digital sehingga pemilik bisnis memiliki informasi yang lebih mudah digunakan untuk memantau aktivitas usaha.
Pengelolaan bisnis juga dapat menjadi lebih praktis ketika informasi mengenai penjualan, transaksi, dan aktivitas outlet berada dalam sistem yang terpusat.
Hal ini membantu manajemen menjalankan fungsi actuating dengan lebih baik karena arahan kepada tim dapat dibuat berdasarkan kondisi aktual bisnis.
Bukan sekadar meminta tim “menjual lebih banyak”, tetapi melihat data terlebih dahulu untuk menentukan bagian mana yang perlu diperbaiki. Sebelum menggunakan layanan kasir digital, pastikan Anda telah melakukan penyetoran dana deposit sesuai ketentuan.
FAQ Seputar Actuating
Apa yang dimaksud dengan actuating?
Actuating adalah fungsi manajemen yang berfokus pada menggerakkan, mengarahkan, memotivasi, dan mengoordinasikan anggota organisasi agar menjalankan rencana untuk mencapai tujuan perusahaan.
Actuating termasuk fungsi manajemen apa?
Actuating merupakan salah satu bagian POAC, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Apa tujuan utama actuating?
Tujuan utama actuating adalah memastikan rencana yang telah dibuat benar-benar diterjemahkan menjadi tindakan oleh orang-orang di dalam organisasi.
Apa contoh actuating?
Contohnya adalah manajer memberikan arahan kepada tim penjualan, membagi target per karyawan, memberikan motivasi, memastikan sumber daya tersedia, serta mengoordinasikan pekerjaan antarbagian.
Apa saja unsur actuating?
Beberapa unsur utamanya adalah kepemimpinan, komunikasi, motivasi, koordinasi, pengarahan, dan pengawasan operasional.
Apa perbedaan actuating dan planning?
Planning menentukan apa yang ingin dicapai dan bagaimana strateginya. Actuating memastikan orang-orang di dalam perusahaan menjalankan strategi tersebut.
Mengapa actuating penting?
Karena rencana bisnis tidak memberikan hasil tanpa eksekusi. Actuating membantu menghubungkan strategi dengan aktivitas operasional sehari-hari.
Actuating adalah proses menggerakkan orang dan sumber daya agar rencana perusahaan dapat diterjemahkan menjadi tindakan nyata.
Fungsi ini mencakup kepemimpinan, komunikasi, motivasi, koordinasi, pemberian arahan, hingga pengelolaan sumber daya.
Dalam konsep POAC, actuating menjadi penghubung penting antara planning dan organizing dengan controlling. Tanpa tahap ini, strategi bisnis berisiko hanya menjadi rencana tanpa eksekusi.
Penerapan actuating yang efektif membutuhkan target yang jelas, pembagian tanggung jawab, komunikasi dua arah, KPI yang relevan, serta data operasional yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kondisi bisnis.
Bagi bisnis yang memiliki aktivitas transaksi harian tinggi, penggunaan sistem POS juga dapat membantu proses tersebut.
HelloBill dari OttoDigital membantu bisnis mencatat transaksi dan mengelola operasional melalui POS System yang lebih terstruktur. Dengan data transaksi yang lebih rapi, pemilik usaha dapat memantau kondisi bisnis dan memberikan arahan kepada tim berdasarkan informasi yang lebih relevan.
Dengan kombinasi kepemimpinan yang baik, komunikasi yang jelas, dan dukungan teknologi yang tepat, actuating dapat membantu perusahaan bergerak lebih konsisten menuju target bisnis.
