Inventory adalah seluruh persediaan yang dimiliki bisnis untuk mendukung kegiatan operasional maupun penjualan. Dalam bisnis retail, inventory biasanya berupa barang dagangan yang siap dijual. Sementara pada bisnis manufaktur, persediaan dapat mencakup bahan baku, barang dalam proses, hingga produk jadi.
Sekilas, mengelola persediaan terlihat sederhana: barang datang, disimpan, lalu dijual. Namun ketika jumlah produk semakin banyak, transaksi meningkat, atau bisnis memiliki beberapa cabang, pengelolaan inventory bisa menjadi jauh lebih kompleks.
Stok yang terlalu sedikit dapat menyebabkan kehilangan penjualan. Sebaliknya, stok yang terlalu banyak membuat modal tertahan di gudang dan meningkatkan risiko barang rusak, kedaluwarsa, atau sulit terjual.
Karena itu, pengelolaan inventory bukan sekadar menghitung jumlah barang. Bisnis juga perlu mengetahui barang mana yang cepat terjual, kapan harus melakukan pemesanan ulang, berapa stok ideal yang perlu disimpan, sampai bagaimana pergerakan barang antaroutlet.
Apa Itu Inventory?
Dilansir investopedia, inventory adalah barang, bahan, atau produk yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk mendukung proses produksi maupun dijual kembali kepada pelanggan.
Dalam bahasa Indonesia, inventory sering disebut persediaan.
Bentuk persediaannya dapat berbeda tergantung jenis bisnis.
Pada toko retail, misalnya, inventory dapat berupa:
- pakaian;
- makanan dan minuman;
- produk elektronik;
- kosmetik;
- kebutuhan rumah tangga;
- produk lainnya yang tersedia untuk dijual.
Sementara dalam bisnis F&B, persediaan dapat mencakup bahan seperti kopi, susu, gula, daging, tepung, saus, hingga kemasan.
Tujuan utama pengelolaan inventory adalah memastikan barang tersedia dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Artinya, stok tidak terlalu sedikit sehingga menghambat penjualan, tetapi juga tidak terlalu banyak hingga membebani arus kas.
Apa Itu Sistem Inventory?
Sistem inventory adalah metode atau sistem yang digunakan untuk mencatat, memantau, dan mengendalikan pergerakan persediaan bisnis.
Sistem tersebut membantu bisnis mengetahui:
- jumlah stok tersedia;
- barang masuk;
- barang keluar;
- produk terjual;
- barang rusak;
- transfer barang;
- kebutuhan pemesanan ulang;
- nilai persediaan.
Pada bisnis sederhana, pencatatan mungkin masih dapat dilakukan melalui buku atau spreadsheet.
Namun ketika transaksi semakin tinggi, pencatatan manual menjadi semakin sulit dipertahankan karena risiko salah input, data terlambat diperbarui, hingga perbedaan antara stok sistem dan stok fisik.
Sistem POS yang terintegrasi dengan persediaan dapat membantu mengurangi masalah tersebut karena stok dapat diperbarui mengikuti transaksi yang terjadi. Supermarket POS system dirancang untuk menangani banyak produk dan transaksi dalam jumlah besar.
Inventory pada Berbagai Jenis Bisnis
Pengertian inventory dapat berbeda berdasarkan karakteristik industrinya.
Inventory pada Bisnis Retail
Pada bisnis retail, persediaan umumnya merupakan produk yang dibeli dari pemasok untuk dijual kembali tanpa melalui proses produksi yang signifikan.
Contohnya, minimarket memiliki stok:
- makanan ringan;
- minuman;
- kebutuhan mandi;
- sembako;
- produk rumah tangga.
Setiap transaksi penjualan akan mengurangi jumlah persediaan yang tersedia.
Karena jumlah SKU pada bisnis retail bisa sangat banyak, akurasi pencatatan stok menjadi salah satu bagian penting dalam operasional.
Inventory pada Bisnis Manufaktur
Dalam bisnis manufaktur, persediaan memiliki struktur lebih kompleks.
Perusahaan tidak hanya menyimpan produk yang sudah selesai, tetapi juga bahan yang digunakan selama proses produksi.
Contohnya pada bisnis roti, inventory dapat berupa tepung, gula, mentega, adonan yang sedang diproses, hingga roti yang sudah selesai dikemas.
Inventory pada Bisnis F&B
Dalam bisnis restoran, kafe, atau kedai, persediaan banyak berhubungan dengan bahan baku.
Misalnya sebuah kedai kopi perlu memantau:
- biji kopi;
- susu;
- gula;
- sirup;
- gelas;
- sedotan;
- bahan makanan;
- kemasan.
Pengelolaannya cukup menantang karena beberapa bahan memiliki masa simpan pendek.
Jika stok terlalu banyak, bahan bisa rusak sebelum digunakan. Sebaliknya, stok terlalu sedikit dapat membuat menu tidak tersedia ketika pelanggan melakukan pemesanan. Software POS system membantu mengotomatisasi transaksi dan pengelolaan operasional bisnis.
Inventory pada Bisnis Jasa
Pada bisnis jasa, konsep persediaan biasanya tidak sebesar bisnis retail atau manufaktur karena produk utamanya bukan barang fisik.
Namun beberapa bisnis jasa tetap memiliki persediaan pendukung.
Salon, misalnya, dapat memiliki stok:
- sampo;
- pewarna rambut;
- produk perawatan;
- handuk;
- perlengkapan sekali pakai.
Sementara bengkel dapat memiliki oli, suku cadang, ban, dan komponen lainnya.
Jenis-Jenis Inventory dalam Bisnis
Tidak semua persediaan berada pada tahap yang sama.
Berikut beberapa jenis inventory yang umum digunakan dalam bisnis.
1. Bahan Baku
Bahan baku atau raw material adalah bahan utama yang akan digunakan untuk menghasilkan produk.
Contohnya pada bisnis roti:
- tepung;
- gula;
- telur;
- mentega;
- susu.
Bahan tersebut belum menjadi produk akhir yang dapat dijual kepada konsumen.
Pemantauan bahan baku sangat penting agar kegiatan produksi tidak terhenti karena bahan tertentu habis.
2. Barang dalam Proses
Barang dalam proses atau work in progress adalah persediaan yang sudah masuk proses produksi tetapi belum menjadi produk akhir.
Contohnya adalah adonan roti yang sudah dibuat tetapi masih harus dipanggang dan dikemas.
Nilai barang dalam proses biasanya sudah mencakup sebagian bahan dan biaya produksi yang dikeluarkan.
3. Barang Jadi
Barang jadi atau finished goods adalah produk yang sudah selesai diproduksi dan siap dijual.
Contohnya adalah roti yang sudah selesai dipanggang, dikemas, dan ditempatkan di area penjualan.
Pada bisnis manufaktur, jumlah barang jadi perlu disesuaikan dengan pola permintaan agar tidak terjadi produksi berlebihan.
4. Safety Stock
Safety stock adalah stok tambahan yang disimpan sebagai cadangan ketika terjadi kondisi tidak terduga.
Misalnya:
- permintaan tiba-tiba meningkat;
- pemasok terlambat mengirim barang;
- proses distribusi mengalami gangguan;
- waktu produksi menjadi lebih lama.
Stok pengaman sangat membantu untuk produk yang memiliki permintaan tinggi atau waktu pengadaan panjang.
Namun jumlahnya tetap harus dihitung agar tidak menyebabkan overstock.
5. Cycle Inventory
Cycle inventory adalah stok yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan penjualan atau produksi normal selama satu siklus pemesanan.
Misalnya sebuah toko menjual rata-rata 100 produk tertentu setiap minggu.
Jika pemesanan barang dilakukan setiap minggu, maka persediaan yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan tersebut termasuk dalam kategori cycle inventory.
6. MRO Inventory
MRO merupakan singkatan dari Maintenance, Repair, and Operations.
Jenis persediaan ini tidak selalu dijual kepada pelanggan, tetapi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional.
Contohnya:
- pelumas mesin;
- peralatan pembersih;
- sarung tangan;
- perlengkapan perawatan;
- suku cadang mesin.
Walaupun bukan bagian utama produk yang dijual, ketersediaannya tetap dapat memengaruhi kelancaran operasional.
7. Inventory in Transit
Inventory in transit adalah barang yang sedang dalam perjalanan dari satu lokasi menuju lokasi lainnya.
Contohnya:
- produk dari pemasok menuju gudang;
- barang dari gudang menuju outlet;
- transfer stok antar cabang.
Persediaan dalam perjalanan perlu tetap tercatat agar bisnis mengetahui posisi dan jumlah barang secara keseluruhan. Aplikasi kasir offline tetap dapat digunakan meskipun koneksi internet tidak tersedia.
Mengapa Inventory Penting bagi Bisnis?
Persediaan memiliki hubungan langsung dengan penjualan, arus kas, dan kualitas pelayanan kepada pelanggan.
Menjaga Ketersediaan Produk
Ketika pelanggan ingin membeli produk tetapi stok kosong, bisnis dapat kehilangan transaksi.
Jika kejadian ini terlalu sering terjadi, pelanggan bahkan dapat beralih ke kompetitor.
Mengontrol Modal yang Tertahan
Stok merupakan modal.
Semakin banyak barang yang tersimpan dan belum terjual, semakin banyak pula dana bisnis yang belum kembali menjadi kas.
Karena itu, jumlah persediaan harus disesuaikan dengan kebutuhan penjualan.
Mengurangi Risiko Overstock
Overstock terjadi ketika bisnis menyimpan barang lebih banyak daripada kemampuan penjualannya.
Risikonya dapat berupa:
- biaya gudang meningkat;
- barang kedaluwarsa;
- produk rusak;
- produk menjadi tidak relevan;
- modal tertahan terlalu lama.
Mempermudah Perencanaan Pembelian
Data stok dan penjualan membantu bisnis menentukan kapan perlu membeli barang kembali.
Keputusan pembelian tidak lagi hanya berdasarkan perkiraan.
Membantu Menghitung Profitabilitas
Data persediaan juga berhubungan dengan perhitungan HPP dan margin.
Jika stok tidak tercatat dengan benar, laporan keuntungan bisnis dapat ikut menjadi tidak akurat. Aplikasi kasir offline tetap dapat digunakan meskipun koneksi internet tidak tersedia.
Masalah Inventory yang Sering Terjadi
Semakin besar bisnis, semakin besar pula kemungkinan terjadinya masalah persediaan jika proses pencatatannya tidak terstruktur.
Stockout
Stockout adalah kondisi ketika produk yang dibutuhkan pelanggan tidak tersedia.
Penyebabnya dapat berupa perkiraan permintaan yang tidak tepat atau keterlambatan pemesanan ulang.
Overstock
Sebaliknya, overstock terjadi ketika jumlah barang terlalu banyak dibandingkan permintaan.
Kondisi ini membuat modal tertahan.
Selisih Stok
Selisih stok terjadi ketika jumlah barang secara fisik tidak sesuai dengan catatan sistem.
Penyebabnya bisa berasal dari:
- transaksi tidak tercatat;
- barang rusak;
- kesalahan input;
- kehilangan;
- proses transfer yang tidak tercatat.
Dead Stock
Dead stock adalah barang yang tersimpan dalam waktu lama dan hampir tidak memiliki pergerakan penjualan.
Jika dibiarkan, produk tersebut dapat menambah biaya penyimpanan.
Kesalahan Restock
Pemesanan barang tanpa melihat data penjualan dapat menyebabkan bisnis membeli terlalu banyak barang lambat terjual dan terlalu sedikit produk populer.
Tips Mengelola Inventory dengan Lebih Efektif
Pengelolaan persediaan yang baik tidak berarti menyimpan barang sebanyak mungkin.
Tujuannya adalah menyediakan stok yang cukup sesuai kebutuhan bisnis.
1. Kelompokkan Produk Berdasarkan Prioritas
Tidak semua produk memiliki kontribusi yang sama terhadap penjualan.
Anda dapat menggunakan pendekatan ABC.
Kategori A
Produk bernilai tinggi atau memberikan kontribusi besar terhadap omzet.
Produk ini perlu dipantau lebih ketat.
Kategori B
Produk dengan kontribusi menengah dan tingkat perputaran moderat.
Kategori C
Produk bernilai relatif rendah dan biasanya memiliki jumlah transaksi lebih tinggi.
Pengelompokan ini membantu bisnis menentukan produk mana yang perlu mendapat perhatian lebih besar.
2. Catat Setiap Barang Masuk dan Keluar
Setiap perubahan persediaan harus memiliki catatan.
Termasuk:
- pembelian;
- penjualan;
- retur;
- transfer;
- produk rusak;
- penyesuaian stok.
Semakin disiplin pencatatannya, semakin kecil kemungkinan terjadi perbedaan data.
3. Lakukan Stock Opname
Stock opname dilakukan dengan membandingkan jumlah stok fisik dengan data yang ada di sistem.
Tidak harus menunggu akhir tahun.
Produk dengan nilai atau perputaran tinggi dapat diperiksa lebih sering.
4. Tentukan Minimum Stock
Tentukan batas minimal persediaan untuk setiap produk penting.
Ketika stok menyentuh batas tersebut, bisnis dapat segera melakukan pemesanan ulang sebelum benar-benar habis.
5. Analisis Produk Fast Moving dan Slow Moving
Produk fast moving adalah produk yang memiliki perputaran cepat.
Sementara slow moving bergerak lebih lambat.
Perbedaan tersebut perlu digunakan saat menentukan jumlah pembelian.
Jangan menggunakan pola pemesanan yang sama untuk seluruh produk.
6. Evaluasi Supplier
Pengelolaan stok juga bergantung pada kualitas pemasok.
Pertimbangkan:
- ketepatan waktu pengiriman;
- konsistensi jumlah barang;
- kualitas produk;
- harga;
- minimum pemesanan.
Pemasok yang sering terlambat dapat meningkatkan risiko kehabisan stok.
7. Pantau Pola Penjualan
Lihat bagaimana produk terjual dari waktu ke waktu.
Perhatikan apakah:
- penjualan meningkat pada akhir pekan;
- produk tertentu bersifat musiman;
- ada barang yang sering dibeli bersamaan;
- permintaan meningkat saat promosi.
Informasi seperti ini membuat keputusan pembelian menjadi lebih terukur.
8. Kelola Stok Antar Cabang
Untuk bisnis multi-outlet, jangan hanya melihat total stok perusahaan.
Perhatikan ketersediaan di setiap cabang.
Bisa saja suatu produk menumpuk di outlet A tetapi justru habis di outlet B.
Transfer stok antar cabang dapat menjadi solusi sebelum melakukan pembelian baru.
9. Gunakan Sistem yang Terintegrasi
Ketika transaksi penjualan dan persediaan berada dalam sistem yang berbeda, tim harus melakukan input ulang.
Proses tersebut memperbesar risiko keterlambatan dan kesalahan.
POS yang terintegrasi dapat membantu memperbarui stok setiap kali transaksi terjadi sehingga data persediaan lebih mudah dipantau. Aplikasi kasir online memungkinkan data transaksi dipantau secara real-time dari berbagai lokasi.
Hubungan Inventory dengan POS System
POS tidak hanya berfungsi sebagai alat untuk menerima pembayaran.
Dalam operasional modern, POS dapat menjadi sumber data utama yang menghubungkan transaksi dengan persediaan.
Misalnya pelanggan membeli tiga produk.
Setelah transaksi selesai, sistem dapat:
- mencatat transaksi;
- mengurangi stok produk;
- memperbarui laporan penjualan;
- menyimpan metode pembayaran;
- memperbarui data performa produk.
Dengan proses tersebut, bisnis tidak perlu melakukan pengurangan stok secara manual setiap selesai transaksi.
Hubungan antara transaksi dan persediaan inilah yang menjadi salah satu alasan POS penting untuk bisnis retail maupun F&B.
Kelola Inventory Lebih Praktis dengan HelloBill by OttoDigital
Ketika jumlah transaksi meningkat, pengelolaan persediaan menggunakan catatan manual menjadi semakin sulit.
HelloBill by OttoDigital dapat membantu bisnis mengelola operasional melalui POS System yang menghubungkan aktivitas kasir dengan pengelolaan bisnis secara lebih terstruktur.
Monitoring Persediaan
Pergerakan stok dapat dipantau berdasarkan transaksi sehingga pemilik usaha lebih mudah mengetahui ketersediaan produk.
Transaksi Lebih Terintegrasi
Setiap transaksi yang tercatat dapat membantu memperbarui data operasional bisnis tanpa harus melakukan pencatatan ulang secara terpisah.
Mendukung Multi-Outlet
Untuk bisnis yang memiliki beberapa cabang, pengelolaan operasional dapat dilakukan secara lebih terpusat sehingga pemilik bisnis memiliki visibilitas lebih baik terhadap performa setiap outlet.
Laporan Penjualan
Data transaksi dapat digunakan untuk mengetahui produk dengan penjualan tinggi maupun produk yang pergerakannya lebih lambat.
Informasi tersebut membantu menentukan strategi pembelian dan pengelolaan stok berikutnya.
Membantu Operasional Retail dan F&B
HelloBill dapat digunakan oleh berbagai bisnis seperti:
- toko retail;
- minimarket;
- kedai;
- kafe;
- restoran;
- bisnis jasa tertentu.
Dengan sistem yang lebih terintegrasi, pemilik usaha dapat mengurangi ketergantungan pada pencatatan manual dan mendapatkan data yang lebih rapi untuk mendukung keputusan bisnis.
FAQ Seputar Inventory
Inventory Adalah Apa?
Inventory adalah persediaan barang atau bahan yang dimiliki bisnis untuk dijual, digunakan dalam produksi, atau mendukung kegiatan operasional.
Apa Perbedaan Inventory dan Stock?
Dalam penggunaan sehari-hari, keduanya sering dianggap sama.
Namun, inventory dapat memiliki cakupan lebih luas karena dapat mencakup bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, hingga perlengkapan pendukung.
Apa Saja Jenis Inventory?
Jenis persediaan yang umum meliputi bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, safety stock, cycle inventory, MRO, dan inventory in transit.
Apa Tujuan Manajemen Inventory?
Tujuannya adalah memastikan ketersediaan barang tetap sesuai kebutuhan tanpa menyebabkan stok berlebihan atau kekurangan.
Mengapa Inventory Harus Dikontrol?
Karena persediaan berhubungan langsung dengan modal, penjualan, HPP, biaya penyimpanan, dan pengalaman pelanggan.
Apa Hubungan POS dengan Inventory?
POS dapat membantu menghubungkan transaksi penjualan dengan perubahan stok sehingga jumlah persediaan dapat diperbarui mengikuti aktivitas transaksi.
Kesimpulan
Inventory adalah salah satu bagian penting dalam operasional bisnis karena berkaitan langsung dengan ketersediaan produk, modal, penjualan, dan keuntungan.
Pengelolaannya tidak cukup hanya dengan mengetahui berapa banyak barang yang tersimpan.
Bisnis perlu memahami produk mana yang cepat terjual, kapan waktu tepat melakukan restock, berapa jumlah persediaan ideal, hingga bagaimana distribusi stok antar cabang.
Semakin besar jumlah produk dan transaksi, semakin sulit pula proses tersebut jika masih mengandalkan pencatatan manual.
Karena itu, penggunaan sistem yang menghubungkan transaksi dengan pengelolaan stok dapat membantu operasional menjadi lebih efisien.
Dengan POS System HelloBill by OttoDigital, bisnis dapat mengelola transaksi, memantau persediaan, melihat laporan penjualan, hingga mendukung pengelolaan multi-outlet dalam sistem yang lebih terstruktur.
Pengelolaan stok yang lebih rapi bukan hanya membantu menghindari kehabisan barang, tetapi juga membuat bisnis memiliki data yang lebih baik untuk menentukan pembelian, menjaga arus kas, dan mengambil keputusan pertumbuhan berikutnya.
