Dalam operasional bisnis modern, volume pembelian tidak pernah sedikit. Kertas kantor, bahan baku, perlengkapan operasional, hingga kebutuhan rutin lainnya terus mengalir melalui divisi procurement dan keuangan.
Setiap purchase order (PO) membutuhkan proses: permintaan, persetujuan, negosiasi, pengiriman, hingga pencatatan. Jika semua pembelian berulang diproses satu per satu, beban administrasi bisa membengkak. Waktu terbuang. Risiko kesalahan meningkat.
Di sinilah konsep open purchase order menjadi relevan. Open purchase order bukan sekadar dokumen pembelian jangka panjang. Ini adalah strategi pengendalian biaya dan efisiensi proses. Yuk kita bahas secara menyeluruh.
Apa Itu Open Purchase Order?
Dilansir order.co, open purchase order atau sering disebut juga sebagai standing PO adalah kontrak pembelian dengan vendor untuk periode tertentu biasanya per kuartal atau per tahun dengan estimasi jumlah barang yang akan dibeli secara bertahap.
Berbeda dengan PO biasa yang hanya berlaku untuk satu kali transaksi, open purchase order memungkinkan perusahaan melakukan pembelian berkala tanpa harus membuat dokumen baru setiap kali melakukan pemesanan.
Contohnya sederhana. Jika perusahaan Anda rutin membeli kertas, tinta printer, atau bahan baku produksi, Anda bisa membuat satu open purchase order untuk satu tahun, lalu merealisasikan pembelian sesuai kebutuhan selama periode tersebut.
Secara struktur, open purchase order tetap merupakan komitmen legal antara pembeli dan vendor. Namun pemenuhannya dilakukan secara bertahap.
Mengapa Perusahaan Menggunakan Open Purchase Order?
Sebelum membahas manfaatnya lebih jauh, penting memahami konteksnya.
Divisi procurement modern menangani ratusan bahkan ribuan transaksi setiap bulan. Jika semua pembelian rutin harus melalui siklus lengkap pengajuan dan persetujuan, tim keuangan akan menghabiskan waktu hanya untuk pekerjaan administratif.
Open purchase order hadir untuk menyederhanakan pembelian berulang.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat:
- Mengurangi jumlah dokumen PO yang diproses
- Menghemat waktu administrasi
- Memberikan kepastian volume kepada vendor
- Mempermudah perencanaan anggaran
Bagi vendor, open purchase order juga memberikan kepastian permintaan, sehingga mereka dapat mengelola inventori dan proyeksi pendapatan dengan lebih baik.
Ini adalah hubungan bisnis yang lebih terstruktur.
Bagaimana Cara Kerja Open Purchase Order?
Secara garis besar, open purchase order dimulai dengan estimasi kebutuhan selama periode tertentu. Perusahaan melakukan perhitungan berdasarkan penggunaan historis, tren bisnis, dan rencana pertumbuhan.
Setelah estimasi disepakati, PO diterbitkan dengan nilai atau kuantitas total yang disetujui. Selanjutnya, pemesanan dilakukan secara bertahap hingga nilai atau kuantitas tersebut terpenuhi atau periode berakhir.
Penting dicatat bahwa setiap realisasi pembelian tetap harus tercatat dan direkonsiliasi terhadap PO utama. Di sinilah peran sistem menjadi sangat penting.
Manfaat Open Purchase Order bagi Bisnis
Efisiensi Administratif
Open purchase order mengurangi kebutuhan untuk membuat PO baru setiap kali terjadi pembelian berulang. Ini menghemat waktu tim procurement dan keuangan. Dalam skala besar, efisiensi ini berdampak signifikan terhadap biaya operasional.
Kontrol Anggaran Lebih Baik
Karena total nilai pembelian sudah ditentukan di awal, Finance Manager dapat memantau realisasi terhadap anggaran secara lebih terstruktur.
Setiap pembelian parsial dapat dilacak terhadap nilai PO utama, sehingga tidak terjadi pembengkakan tanpa disadari.
Hubungan Vendor Lebih Stabil
Open purchase order menciptakan hubungan jangka menengah antara perusahaan dan vendor. Volume yang lebih terprediksi sering kali memberikan ruang negosiasi harga yang lebih baik.
Perencanaan Operasional Lebih Terstruktur
Bagi Business Owner dan CEO, open purchase order membantu memastikan ketersediaan barang tanpa harus melakukan negosiasi berulang. Ini mendukung stabilitas operasional.
Risiko Menggunakan Open Purchase Order
Meski memiliki banyak manfaat, open purchase order juga memiliki risiko jika tidak dikelola dengan baik.
Risiko Pelaporan yang Tidak Akurat
Karena realisasi dilakukan bertahap, tim keuangan harus memastikan setiap pengiriman dan pembayaran dicatat dengan benar.
Tanpa sistem pelacakan yang jelas, sebagian transaksi bisa terlewat atau tidak direkonsiliasi dengan PO utama.
Perubahan Kebutuhan Bisnis
Bisnis bergerak cepat. Permintaan bisa meningkat atau menurun secara tiba-tiba. Karena open purchase order merupakan komitmen pembelian, perubahan kebutuhan dapat menimbulkan konsekuensi finansial jika tidak diantisipasi sejak awal.
Risiko Harga Terkunci
Harga yang disepakati dalam open purchase order biasanya mengikat. Jika harga pasar turun, perusahaan tetap harus membeli sesuai harga yang tercantum, kecuali ada klausul penyesuaian. Negosiasi awal menjadi sangat krusial.
Risiko Ketersediaan Barang
Karena pengiriman dilakukan bertahap dan tidak selalu terjadwal otomatis, vendor bisa mengalami kendala stok.
Perusahaan perlu memastikan adanya kejelasan terkait kemungkinan backorder dan mekanisme penyelesaiannya.
Kunci Keberhasilan Mengelola Open Purchase Order
Sebagian besar tantangan open purchase order bukan berasal dari konsepnya, tetapi dari eksekusinya.
Pertama, estimasi kebutuhan harus realistis. Gunakan data historis dan pertimbangkan tren pertumbuhan.
Kedua, dokumentasi harus lengkap. Setiap realisasi pembelian harus direkonsiliasi terhadap PO utama.
Ketiga, negosiasi kontrak harus jelas. Termasuk syarat pembatalan, perubahan volume, dan penyesuaian harga.
Keempat, sistem pelacakan harus mampu memberikan visibilitas penuh terhadap status PO, nilai tersisa, dan realisasi yang sudah dilakukan. Tanpa sistem yang memadai, open purchase order bisa menjadi beban administratif baru.
Peran Teknologi dalam Mengelola Open Purchase Order
Di era digital, mengelola open purchase order secara manual bukan lagi pilihan ideal.
Sistem yang terintegrasi memungkinkan:
- Pembuatan PO secara otomatis berdasarkan template
- Pelacakan real-time terhadap nilai dan kuantitas tersisa
- Integrasi dengan sistem akuntansi
- Monitoring pengiriman dan pembayaran
- Analitik pengeluaran untuk perencanaan anggaran
Open Purchase Order dan Skalabilitas Bisnis
Saat bisnis bertumbuh, kompleksitas procurement meningkat. Tanpa sistem dan kebijakan yang terstruktur, pengeluaran bisa sulit dikontrol.
Open purchase order yang dikelola dengan baik membantu perusahaan:
- Mengurangi beban administratif
- Menjaga konsistensi pengeluaran
- Mengoptimalkan hubungan vendor
- Mempertahankan efisiensi saat volume meningkat
Dalam konteks ekspansi multi-cabang, struktur seperti ini menjadi semakin penting.
Bagaimana OttoDigital Mendukung Efisiensi Operasional
Sebagai perusahaan yang memahami pentingnya integrasi sistem, OttoDigital menghadirkan solusi POS dan sistem terintegrasi yang membantu bisnis menjaga kontrol transaksi dan operasional secara menyeluruh.
Meski open purchase order berada di ranah procurement, integrasinya dengan sistem operasional dan keuangan menjadi krusial.
Dengan sistem yang terhubung:
- Data pembelian dan penjualan saling terintegrasi
- Laporan lebih akurat
- Arus kas lebih mudah dipantau
- Pengambilan keputusan lebih berbasis data
Dalam bisnis modern, sistem yang terpisah-pisah hanya akan menambah kompleksitas.
Open purchase order adalah strategi efisiensi untuk pembelian berulang. ERP System Software menyederhanakan proses, mengurangi beban administrasi, dan memberikan kepastian volume bagi vendor.
Namun manfaatnya hanya terasa jika dikelola dengan negosiasi yang matang, pencatatan yang akurat, dan sistem pelacakan yang jelas.
Di era bisnis yang semakin kompleks, struktur yang rapi bukan lagi pilihan melainkan kebutuhan. Dan semuanya berawal dari sistem yang tepat.
