Tender adalah mekanisme strategis dalam dunia bisnis untuk memperoleh proyek, kerja sama, atau kontrak bernilai besar melalui proses seleksi yang terstruktur dan transparan. Dalam praktiknya, tender menjadi ajang bagi perusahaan untuk menunjukkan kapabilitas, efisiensi biaya, kesiapan teknologi, serta kredibilitas operasional di hadapan calon klien baik dari sektor swasta maupun instansi pemerintah.
Proses tender bukan sekadar soal memenangkan proyek, tetapi tentang membangun reputasi bisnis jangka panjang. Setiap tahapan tender menuntut perencanaan matang, kelengkapan dokumen, kesiapan sistem, hingga kemampuan mengeksekusi proyek secara profesional setelah kontrak ditandatangani.
Karena itu, memahami konsep tender secara menyeluruh mulai dari pengertian, tahapan, hingga faktor penentu keberhasilannya menjadi fondasi penting bagi perusahaan yang ingin tumbuh, bersaing, dan dipercaya dalam ekosistem bisnis yang semakin kompetitif.
Tender Adalah
Tender adalah proses resmi dan terstruktur di mana sebuah organisasi—baik perusahaan swasta maupun instansi pemerintah—membuka permintaan penawaran kepada pihak lain untuk pengadaan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi dengan kriteria dan spesifikasi tertentu.
Dalam proses ini, perusahaan peserta tender (vendor) mengajukan proposal penawaran yang mencakup harga, solusi, kemampuan teknis, hingga kesiapan operasional. Seluruh penawaran kemudian dievaluasi secara objektif untuk menentukan pihak yang paling sesuai, bukan hanya dari sisi harga, tetapi juga kualitas, kredibilitas, dan kemampuan eksekusi.
Di Indonesia, proses tender diatur secara jelas melalui Peraturan Presiden (Perpres) No. 12 Tahun 2021, yang menetapkan tender sebagai metode pemilihan penyedia barang, jasa, dan pekerjaan konstruksi. Regulasi ini menegaskan pentingnya prinsip transparansi, kompetisi sehat, dan akuntabilitas dalam setiap proses pengadaan.
Dengan kata lain, tender menjadi instrumen penting untuk memastikan proses bisnis berjalan adil, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan sekaligus membuka peluang pertumbuhan bagi perusahaan yang siap secara strategi, operasional, dan teknologi.
Persyaratan Legal Mutlak dalam Proses Tender
Dalam praktiknya, tender adalah proses yang tidak hanya dinilai dari harga dan solusi, tetapi juga dari kesiapan legal perusahaan. Banyak penawaran gugur bukan karena kualitas, melainkan karena kelalaian administratif dan legalitas yang tidak lengkap.
Agar peluang menang tender tetap terbuka, perusahaan wajib memastikan seluruh aspek legal berada dalam kondisi clean dan up-to-date. Berikut persyaratan legal utama yang tidak bisa ditawar:
1. Legalitas Badan Usaha
Perusahaan harus memiliki status badan hukum yang sah, seperti PT atau CV. Dokumen dasar yang wajib tersedia dan valid meliputi:
- Akta Pendirian dan perubahan terakhir
- Surat Keputusan Pengesahan dari Kemenkumham
- Nomor Induk Berusaha (NIB) aktif
Legalitas ini menjadi bukti bahwa perusahaan beroperasi secara resmi dan dapat dimintai pertanggungjawaban hukum.
2. Izin Usaha Sesuai KBLI
Izin usaha harus selaras dengan bidang proyek yang ditenderkan. Kesesuaian KBLI menjadi indikator bahwa perusahaan memiliki kompetensi di sektor tersebut.
Sebagai contoh, untuk tender konstruksi, perusahaan wajib memiliki:
- Izin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK)
- Sertifikat Badan Usaha (SBU) yang relevan
Ketidaksesuaian izin sering kali langsung berujung pada diskualifikasi administratif.
3. Kepatuhan Pajak
Aspek perpajakan menjadi perhatian serius dalam evaluasi tender. Perusahaan wajib melampirkan:
- NPWP perusahaan
- Bukti pelaporan SPT Tahunan terakhir
Perusahaan dengan tunggakan pajak atau status kepatuhan yang bermasalah umumnya langsung gugur, tanpa melihat kualitas penawaran.
4. Tidak Masuk Daftar Hitam (Blacklist)
Perusahaan tidak boleh tercantum dalam daftar hitam yang diterbitkan oleh instansi pemerintah atau lembaga terkait. Status blacklist biasanya muncul akibat:
- Wanprestasi proyek sebelumnya
- Pelanggaran kontrak
- Sanksi hukum atau etika bisnis
Riwayat ini menjadi indikator risiko bagi pemberi tender.
Fungsi Tender
Dalam praktik bisnis modern, tender bukan sekadar proses pengadaan, tetapi alat strategis untuk menjaga efisiensi, kualitas, dan keberlanjutan bisnis. Berikut fungsi utamanya:
1. Mendapatkan Penawaran Paling Kompetitif
Proses tender membuka ruang kompetisi yang sehat antar vendor. Hasilnya, perusahaan tidak hanya memperoleh harga terbaik, tetapi juga solusi yang paling relevan dengan kebutuhan bisnis baik dari sisi spesifikasi, layanan, maupun skema kerja sama.
2. Menjaga Transparansi dan Akuntabilitas
Tender dijalankan berdasarkan kriteria yang jelas sejak awal. Ini memastikan setiap keputusan dapat dipertanggungjawabkan secara bisnis dan administratif, sekaligus meminimalkan potensi konflik kepentingan, kolusi, atau praktik tidak sehat.
3. Meminimalkan Risiko Operasional dan Hukum
Melalui proses evaluasi yang ketat, perusahaan dapat menilai kesiapan vendor dari berbagai aspek: legalitas, kapabilitas teknis, rekam jejak proyek, hingga stabilitas finansial. Hal ini membantu menekan risiko keterlambatan, kegagalan proyek, maupun risiko hukum di kemudian hari.
4. Mendorong Peningkatan Kualitas
Tender memaksa vendor untuk tampil maksimal. Bukan hanya harga yang dipertimbangkan, tetapi juga kualitas produk, keandalan layanan, SLA, hingga dukungan purna jual. Dampaknya, perusahaan mendapatkan hasil yang lebih optimal dan berkelanjutan.
5. Meningkatkan Efisiensi Proses Pengadaan
Dengan membandingkan beberapa opsi secara terstruktur, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih cepat, tepat, dan berbasis data. Ini penting bagi Finance Manager dan IT Lead yang membutuhkan kontrol biaya serta kepastian eksekusi.
6. Membangun Hubungan Vendor Jangka Panjang
Tender yang dikelola dengan baik membuka peluang kemitraan strategis. Vendor terpilih tidak hanya menjadi penyedia, tetapi partner bisnis yang memahami kebutuhan perusahaan dan siap tumbuh bersama dalam jangka panjang.
Perbedaan Tender dengan Lelang
Dalam konteks bisnis, tender adalah proses strategis untuk memastikan pengadaan berjalan efisien, transparan, dan minim risiko, sementara lelang lebih berfokus pada memaksimalkan nilai jual aset. Memahami perbedaan ini membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat, terutama bagi manajemen dan tim pengadaan.
| Aspek | Tender | Lelang |
| Fokus Proses | Permintaan penawaran dari penyelenggara kepada vendor berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi tertentu | Penjualan barang kepada pihak yang memberikan harga penawaran tertinggi |
| Mekanisme | Vendor mengajukan penawaran (harga, teknis, administrasi), lalu dievaluasi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan | Peserta lelang saling menaikkan penawaran secara terbuka hingga harga tertinggi tercapai |
| Tujuan Utama | Mendapatkan penyedia barang/jasa terbaik dari sisi harga, kualitas, dan kapabilitas | Mendapatkan nilai jual tertinggi dari barang atau aset yang dilelang |
| Penentu Pemenang | Penawaran paling sesuai dengan kriteria (tidak selalu harga termurah) | Penawar dengan harga tertinggi |
| Pertimbangan Utama | Harga, kualitas, pengalaman, kepatuhan administrasi, dan risiko | Harga penawaran |
| Konteks Penggunaan | Pengadaan barang, jasa, atau proyek (bisnis maupun pemerintah) | Penjualan aset seperti properti, kendaraan, barang sitaan, atau koleksi |
| Skala & Ruang Lingkup | Umumnya spesifik dan berbasis kebutuhan organisasi | Bisa berskala besar dan terbuka untuk publik |
| Orientasi Keputusan | Efisiensi, kualitas, dan keberlanjutan kerja sama | Optimalisasi nilai jual dalam waktu singkat |
Jenis-Jenis Tender dalam Dunia Bisnis
Dalam praktiknya, tender adalah proses pengadaan yang dapat dijalankan dengan beberapa pendekatan, tergantung pada kebutuhan, tingkat kompleksitas, dan urgensi proyek. Secara umum, terdapat tiga jenis tender yang paling sering digunakan:
1. Open Tendering
Open tendering adalah jenis tender yang dibuka untuk umum, sehingga siapa pun yang memenuhi persyaratan dapat mengajukan penawaran.
Biasanya, pemberi tender akan menyebarkan undangan secara terbuka melalui media resmi. Vendor yang tertarik kemudian mengirimkan dokumen administrasi, proposal teknis, dan penawaran harga. Pada proyek tertentu, vendor juga diminta melakukan presentasi untuk menjelaskan solusi yang ditawarkan.
Setelah seluruh penawaran masuk, pemberi tender akan melakukan evaluasi dan memilih vendor dengan nilai terbaik berdasarkan kriteria yang telah ditentukan.
Cocok untuk:
- Proyek skala besar
- Kebutuhan yang membutuhkan transparansi tinggi
- Pengadaan yang mendorong persaingan terbuka
2. Restricted Tendering
Berbeda dengan open tendering, restricted tendering hanya melibatkan vendor terpilih. Pada tahap awal, pemberi tender akan melakukan pre-qualification untuk menyaring vendor yang dianggap kompeten.
Vendor yang lolos seleksi awal kemudian akan diundang secara langsung untuk mengajukan penawaran. Pendekatan ini membuat proses lebih fokus dan efisien karena hanya melibatkan penyedia yang benar-benar relevan.
Cocok untuk:
- Proyek dengan kebutuhan spesifik
- Pengadaan yang membutuhkan keahlian tertentu
- Situasi yang menuntut efisiensi waktu
3. Negotiated Tendering
Negotiated tendering adalah jenis tender yang melibatkan proses negosiasi langsung antara pemberi tender dan vendor.
Sebelum masuk tahap negosiasi, pemberi tender biasanya tetap melakukan seleksi awal melalui pre-qualification questionnaire. Setelah itu, beberapa vendor terpilih diajak berdiskusi untuk menyempurnakan penawaran, baik dari sisi harga, ruang lingkup, maupun skema kerja sama.
Pendekatan ini memungkinkan pemberi tender mendapatkan solusi yang paling optimal, bukan sekadar harga terendah.
Cocok untuk:
- Proyek strategis
- Kerja sama jangka panjang
- Kebutuhan yang fleksibel dan dapat disesuaikan
Tahapan Proses Tender
Agar berjalan efektif dan minim risiko, tender adalah proses yang harus dijalankan secara sistematis. Berikut tahapan umum dalam proses tender:
1. Perencanaan Pengadaan
Tahap paling krusial. Kebutuhan barang atau jasa diidentifikasi, spesifikasi ditentukan, serta anggaran disusun. Perencanaan yang matang membantu menghindari revisi berulang dan potensi pembengkakan biaya.
2. Pengumuman Tender
Informasi tender diumumkan melalui media resmi seperti portal pengadaan, situs perusahaan, atau kanal publik lainnya agar menjangkau vendor yang relevan.
3. Pemasukan Dokumen Penawaran
Vendor mengirimkan dokumen penawaran yang mencakup aspek administrasi, teknis, dan finansial sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
4. Evaluasi Penawaran
Panitia tender melakukan evaluasi secara objektif dan independen. Penilaian umumnya mencakup kualitas teknis, harga, pengalaman, serta kepatuhan terhadap persyaratan.
5. Penetapan Pemenang
Vendor dengan nilai terbaik bukan sekadar harga termurah ditetapkan sebagai pemenang tender berdasarkan hasil evaluasi menyeluruh.
6. Penandatanganan Kontrak
Pemenang tender dan pemberi tender menandatangani kontrak yang mengatur hak, kewajiban, ruang lingkup kerja, serta skema pembayaran.
7. Pelaksanaan dan Serah Terima
Vendor melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak. Setelah pekerjaan selesai dan diverifikasi, dilakukan proses serah terima secara resmi.
Proses Tender Lebih Rapih? OttoDigital Solusinya!
Ingin proses tender berjalan lebih rapi, transparan, dan siap diaudit kapan saja?
Pastikan operasional bisnis Anda sudah didukung sistem yang terintegrasi.
Dengan POS System, Payment Gateway, dan Loyalty Program yang tepat, pencatatan transaksi, arus kas, hingga rekam jejak bisnis dapat terdokumentasi dengan jelas memudahkan pemenuhan persyaratan tender dan meningkatkan kredibilitas perusahaan di mata mitra maupun instansi.
Saatnya menyiapkan bisnis Anda bukan hanya untuk ikut tender, tapi untuk menang tender dan tumbuh berkelanjutan.
