Order Management System (OMS) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola seluruh siklus pesanan, mulai dari pesanan dibuat pelanggan, pembayaran diproses, stok dialokasikan, hingga barang dikirim dan diterima dengan baik. Tujuan utamanya sederhana namun krusial yaitu memastikan setiap pesanan sampai ke pelanggan yang tepat, dengan cara yang tepat, dan waktu yang tepat.
Di tengah ekspektasi pelanggan yang semakin tinggi pengiriman cepat, status pesanan transparan, dan proses retur yang mudah OMS bukan lagi sekadar alat operasional. Ia menjadi fondasi pengalaman pelanggan dan efisiensi bisnis.
Apa Itu Order Management System?
Dilansir FYND, Order Management System adalah platform yang mengintegrasikan proses penjualan, inventaris, pembayaran, dan fulfillment ke dalam satu alur kerja terpusat. Sistem ini memastikan bahwa setiap pesanan diproses secara konsisten tanpa terhambat oleh proses manual atau data yang terpisah-pisah.
Bagi bisnis yang melayani banyak channel toko, e-commerce, marketplace, atau B2B OMS berfungsi sebagai single source of truth untuk seluruh data pesanan.
Perubahan terbesar dalam order management bukan pada konsepnya, tetapi pada ekspektasi pelanggan. Pengiriman same-day, notifikasi real-time, dan visibilitas pesanan kini dianggap standar, bukan keunggulan.
Tanpa OMS yang solid, bisnis akan kesulitan memenuhi ekspektasi tersebut secara konsisten.
Cara Kerja Order Management System
Dalam praktiknya, OMS tidak berdiri sendiri. Sistem ini bekerja sebagai pusat koordinasi antara penjualan, inventaris, pembayaran, dan logistik. Tanpa alur kerja yang jelas, pesanan berisiko terlambat diproses, stok tidak sinkron, atau informasi ke pelanggan menjadi tidak akurat.
Dengan OMS, setiap pesanan dipantau sejak pertama kali dibuat hingga selesai dikirim. Berikut penjelasan bagaimana OMS bekerja dalam siklus operasional bisnis.
Penerimaan dan Validasi Pesanan
OMS menerima pesanan dari berbagai kanal penjualan, lalu melakukan validasi otomatis terhadap pembayaran, alamat pengiriman, dan ketersediaan stok.
Sinkronisasi Inventaris
Setiap pesanan yang masuk langsung memengaruhi data stok. Sistem akan mengalokasikan inventaris dari gudang atau lokasi terdekat untuk meminimalkan waktu dan biaya pengiriman.
Routing dan Fulfillment
OMS menentukan dari mana pesanan harus dipenuhi apakah dari gudang utama, cabang terdekat, atau mitra third-party logistics (3PL).
Pelacakan dan Transparansi
Baik bisnis maupun pelanggan dapat memantau status pesanan secara real-time, mulai dari processing, packing, hingga delivered.
Komponen Utama dalam Order Management System
Berikut komponen utama Order Management System yang perlu Anda ketahui lebih lanjut1
Customer Experience
OMS memastikan pelanggan dapat melakukan pemesanan, pelacakan, pembatalan, atau retur dengan pengalaman yang konsisten di semua kanal.
Pembayaran dan Invoicing
Sistem menangani proses payment, pembuatan invoice, hingga rekonsiliasi transaksi secara otomatis.
Manajemen Kanal Penjualan
OMS menyatukan pesanan dari berbagai kanal agar tidak terjadi konflik stok atau duplikasi pesanan.
Inventaris dan Fulfillment
Integrasi OMS dengan sistem inventaris memastikan pesanan hanya diproses jika stok benar-benar tersedia.
Tantangan Umum dalam Order Management
Seiring pertumbuhan bisnis, tantangan order management juga ikut berkembang. Pesanan datang dari banyak channel, stok tersebar di beberapa lokasi, dan ekspektasi pelanggan semakin tinggi. Tanpa sistem yang terintegrasi, risiko kesalahan operasional akan semakin besar.
OMS dirancang untuk menjawab tantangan-tantangan tersebut dengan pendekatan terpusat dan otomatis. Berikut beberapa tantangan utama dalam order management yang sering dihadapi bisnis.
Proses Manual yang Tidak Skalabel
Tanpa OMS, banyak bisnis masih mengandalkan input manual yang rentan kesalahan dan sulit mengikuti pertumbuhan volume pesanan.
Visibilitas Stok yang Terbatas
Ketidaktahuan stok real-time sering menyebabkan stockout, overselling, atau penundaan pengiriman.
Fulfillment yang Tidak Efisien
Proses picking, packing, dan shipping yang tidak terkoordinasi meningkatkan risiko kesalahan dan keterlambatan.
Pengalaman Pelanggan yang Terganggu
Keterlambatan update status pesanan dan proses retur yang rumit dapat menurunkan kepercayaan pelanggan.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Order Management System
Investasi pada OMS bukan hanya soal efisiensi operasional, tetapi juga strategi jangka panjang. Sistem yang tepat dapat memperbaiki arus kerja internal sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.
Agar lebih jelas, berikut manfaat utama penggunaan OMS bagi bisnis dari sisi operasional, keuangan, dan pengalaman pelanggan.
Efisiensi Operasional
OMS menghilangkan pekerjaan manual yang repetitif dan menyatukan proses lintas tim dalam satu sistem.
Akurasi dan Kecepatan
Data pesanan, stok, dan pengiriman selalu sinkron sehingga keputusan dapat diambil lebih cepat dan tepat.
Skalabilitas Bisnis
OMS memungkinkan bisnis menangani peningkatan volume pesanan tanpa harus menambah kompleksitas operasional.
Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik
Pelanggan mendapatkan transparansi, kecepatan, dan kemudahan dalam setiap tahap pembelian.
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih OMS
Tidak semua OMS cocok untuk setiap bisnis. Skala usaha, model penjualan, hingga kompleksitas logistik perlu menjadi pertimbangan sebelum memilih sistem yang tepat.
Dengan memahami kebutuhan internal dan tantangan yang dihadapi, bisnis dapat menentukan OMS yang paling relevan. Berikut beberapa aspek penting yang perlu diperhatikan sebelum mengimplementasikan OMS.
Identifikasi Pain Point
Mulai dengan memahami masalah utama, seperti keterlambatan pengiriman, stok tidak akurat, atau terlalu banyak sistem terpisah.
Tujuan Jangka Panjang
OMS harus mampu mendukung pertumbuhan bisnis, bukan hanya menyelesaikan masalah saat ini.
Kapabilitas Inti
Sistem ideal setidaknya mampu:
- Mengelola pesanan multi-kanal
- Sinkronisasi stok real-time
- Integrasi dengan POS, inventaris, dan akuntansi
- Mendukung retur dan pembatalan
Integrasi dan Fleksibilitas
OMS yang baik harus mudah terhubung dengan sistem lain tanpa memaksa perubahan besar pada alur kerja bisnis.
Tips Mengelola Order Management System agar Operasional Lebih Rapi
Order Management System (OMS) yang baik tidak hanya ditentukan oleh fitur software yang digunakan, tetapi juga cara sistem tersebut diterapkan dan dijalankan dalam keseharian operasional. Banyak bisnis sudah memiliki OMS, namun manfaatnya belum terasa maksimal karena prosesnya tidak disiplin atau tidak terintegrasi dengan tim lain.
Agar OMS benar-benar menjadi tulang punggung operasional bukan sekadar alat pencatat berikut beberapa tips penting yang bisa diterapkan oleh bisnis di berbagai skala.
1. Satukan Semua Kanal Penjualan dalam Satu Sistem
Pastikan seluruh pesanan dari online store, marketplace, sales offline, hingga wholesale masuk ke satu OMS. Fragmentasi data adalah sumber utama kesalahan stok, keterlambatan pengiriman, dan laporan yang tidak sinkron.
2. Pastikan Sinkronisasi Stok Real-Time
OMS harus terhubung langsung dengan sistem inventaris. Setiap order yang masuk otomatis mengurangi stok, dan setiap pembatalan atau retur mengembalikan stok ke sistem. Tanpa real-time sync, risiko overselling hampir tidak bisa dihindari.
3. Tetapkan Alur Order yang Jelas dan Konsisten
Definisikan status order secara tegas, mulai dari order received, paid, processed, packed, hingga shipped. Alur yang jelas memudahkan tim operasional, customer service, dan manajemen memantau progres tanpa kebingungan.
4. Minimalkan Proses Manual
Proses manual seperti input ulang order, update status secara terpisah, atau konfirmasi stok via chat internal sebaiknya dieliminasi. OMS yang sehat adalah sistem yang mengurangi ketergantungan pada manusia, bukan sebaliknya.
5. Integrasikan dengan Sistem Pembayaran dan Pengiriman
OMS idealnya terhubung dengan sistem pembayaran dan logistik. Dengan begitu, konfirmasi pembayaran, cetak invoice, hingga pembuatan resi bisa dilakukan dalam satu alur tanpa berpindah platform.
6. Gunakan Data OMS untuk Evaluasi dan Forecasting
OMS menyimpan data berharga: kecepatan pemrosesan order, tingkat pembatalan, performa pengiriman, hingga pola permintaan pelanggan. Data ini seharusnya digunakan untuk forecasting, bukan hanya arsip.
7. Edukasi Tim, Bukan Hanya Install Sistem
Sebagus apa pun OMS, hasilnya akan terbatas jika tim tidak memahami fungsi dan alurnya. Pastikan setiap peran sales, gudang, finance, hingga customer service mengerti bagaimana OMS bekerja dan kenapa disiplin data itu penting.
OMS sebagai Fondasi Operasional Modern
Order Management System bukan sekadar alat pemrosesan pesanan, tetapi mesin penggerak efisiensi dan kepuasan pelanggan. Dengan OMS yang tepat, bisnis dapat mengurangi biaya operasional, mempercepat pengiriman, dan membangun kepercayaan pelanggan secara berkelanjutan.
Untuk bisnis di Indonesia yang membutuhkan OMS terintegrasi dengan POS, inventaris, dan laporan keuangan, OttoDigital menyediakan solusi yang dirancang mengikuti realitas operasional bisnis lokal bukan sekadar konsep global.
Konsultasikan kebutuhan Order Management System Anda bersama OttoDigital
Bangun sistem pesanan yang rapi hari ini, agar bisnis siap tumbuh tanpa friksi di masa depan.
