Penting! Cara Mengurangi Biaya Operasional Agar Bisnis Lebih Efisien

Menumbuhkan bisnis selalu menjadi pertarungan antara dua hal: meningkatkan penjualan dan menekan biaya. Semakin lebar jarak antara revenue dan pengeluaran, semakin sehat margin perusahaan.

Namun dalam praktiknya, banyak bisnis terutama skala kecil dan menengah justru terjebak pada beban biaya operasional yang terus berjalan setiap hari. Tanpa kontrol yang baik, biaya ini bisa menggerus profit bahkan ketika penjualan terlihat stabil.

Apa Itu Biaya Operasional?

Dilansir Oracle, biaya operasional adalah seluruh biaya rutin dan berulang yang dikeluarkan perusahaan untuk menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari.

Secara umum, biaya operasional terdiri dari dua komponen utama:

1. Cost of Goods Sold (COGS) atau biaya pokok penjualan
2. Operating Expenses atau biaya operasional non-produksi

Keduanya tercatat dalam income statement (laporan laba rugi) dan secara langsung memengaruhi laba perusahaan.

Komponen Biaya Operasional

Mengenali komponen biaya operasional sebagai berikut:

1. Cost of Goods Sold (COGS)

COGS adalah seluruh biaya langsung yang terkait dengan produksi atau pembelian barang/jasa yang dijual.

Contohnya:

• Bahan baku
• Tenaga kerja produksi
• Overhead pabrik
• Biaya pengemasan

COGS berubah mengikuti volume produksi atau penjualan. Jika produksi meningkat, COGS ikut naik. Jika produksi turun, COGS ikut turun.

2. Operating Expenses

Operating expenses mencakup seluruh biaya yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, tetapi tidak langsung terkait produksi.

Umumnya meliputi:

• Gaji tim non-produksi (sales, marketing, HR, admin)
• Sewa kantor
• Listrik dan utilitas
• Biaya pemasaran
• Biaya maintenance
• Penyusutan aset (depreciation)
• Riset dan pengembangan (R&D)

Biaya ini sering kali terlihat “tidak besar”, tetapi akumulasinya bisa signifikan.

Perbedaan Biaya Operasional dan Capital Expenditure

Sering terjadi kebingungan antara biaya operasional dan capital expenditure.

Biaya operasional:

• Bersifat rutin
• Dicatat sebagai beban di laporan laba rugi

Capital expenditure:

• Tidak rutin
• Digunakan untuk pengembangan atau ekspansi
• Dicatat sebagai aset di neraca

Contohnya:

• Membayar listrik bulanan → biaya operasional
• Membeli mesin baru → capital expenditure

Memahami perbedaan ini penting bagi CEO dan Finance Manager untuk menjaga akurasi laporan keuangan.

Cara Menghitung Biaya Operasional

Rumus dasar:

Biaya Operasional = COGS + Operating Expenses

Namun di lapangan, perhitungannya jauh lebih kompleks karena:

• Ada biaya tetap dan variabel
• Ada faktor musiman
• Ada biaya tidak langsung yang sering terlewat

Karena itu, penggunaan sistem akuntansi terintegrasi sangat penting untuk memastikan akurasi perhitungan.

Hal yang perlu diperhatikan saat menganalisis:

• Pola musiman (misalnya retail saat musim liburan)
• Lonjakan biaya marketing saat kampanye
• Perubahan biaya tenaga kerja

Tujuannya bukan hanya mengetahui total biaya, tetapi memahami polanya.

Jenis-Jenis Biaya Operasional

Memahami karakteristik biaya membantu manajemen mengendalikan dan memprediksi titik impas (break-even point).

1. Biaya Tetap (Fixed Costs)

Biaya tetap tidak berubah meskipun volume produksi naik atau turun.

Contoh:

• Gaji tetap
• Sewa kantor
• Asuransi
• Pajak properti
• Penyusutan garis lurus

Kelebihannya: stabil dan mudah diprediksi.
Kekurangannya: sulit ditekan saat kondisi bisnis melemah.

Namun saat produksi meningkat, biaya tetap per unit akan turun — inilah yang disebut economies of scale.

2. Biaya Variabel (Variable Costs)

Biaya variabel berubah mengikuti aktivitas bisnis.

Contoh:

• Bahan baku
• Upah tenaga kerja per jam
• Biaya pengiriman
• Biaya iklan berbasis persentase penjualan

Biaya ini dihitung per unit.

Contoh: Jika biaya bahan per unit Rp10.000 dan produksi 1.000 unit, maka total biaya bahan Rp10 juta. Bagi UMKM, sedikit kenaikan biaya variabel bisa langsung memukul margin.

3. Biaya Semi-Variabel (Semi-Variable Costs)

Biaya ini memiliki komponen tetap dan variabel.

Contoh:

• Listrik dengan biaya minimum tetap + biaya pemakaian
• Gaji sales tetap + komisi
• Layanan customer support berbasis paket + biaya tambahan

Jenis biaya ini perlu dipisahkan komponennya agar budgeting lebih presisi.

Mengapa Biaya Operasional Sangat Krusial?

Banyak perusahaan fokus pada peningkatan penjualan, tetapi lupa bahwa pengendalian biaya memiliki dampak yang sama besarnya terhadap profit.

Beberapa alasan mengapa biaya operasional harus dimonitor secara ketat:

1. Menentukan margin keuntungan
2. Menentukan titik impas
3. Mempengaruhi cash flow
4. Menjadi dasar strategi ekspansi
5. Mempengaruhi valuasi perusahaan di mata investor

Investor dan CFO biasanya melihat rasio biaya terhadap revenue sebagai indikator efisiensi operasional.

Strategi Efektif Mengurangi Biaya Operasional

Mengurangi biaya operasional bukan soal memangkas anggaran secara agresif. Pendekatan yang tepat justru berfokus pada perbaikan sistem, peningkatan visibilitas data, dan optimalisasi sumber daya agar perusahaan tetap tumbuh tanpa kebocoran biaya yang tidak perlu. Berikut strategi yang lebih komprehensif dan terstruktur.

1. Optimalkan Proses Kerja Secara Sistematis

Banyak pemborosan terjadi bukan karena biaya besar, tetapi karena proses kecil yang tidak efisien dan berulang setiap hari.

Proses manual, approval berlapis, input data ganda, atau koordinasi lintas divisi yang tidak sinkron dapat memperlambat operasional dan meningkatkan biaya tersembunyi seperti overtime, kesalahan administrasi, hingga keterlambatan pengiriman.

Langkah strategis yang bisa dilakukan:

• Lakukan process mapping untuk memetakan alur kerja dari awal hingga akhir.
• Identifikasi titik bottleneck, aktivitas tanpa nilai tambah, dan proses yang bisa diotomatisasi.
• Ukur waktu penyelesaian setiap tahapan proses untuk menemukan area inefisiensi.
• Terapkan prinsip continuous improvement agar optimasi tidak berhenti pada satu siklus perbaikan saja.

Perusahaan yang disiplin melakukan evaluasi proses biasanya mampu memangkas biaya tanpa harus mengurangi kapasitas produksi atau kualitas layanan.

2. Modernisasi Teknologi dan Sistem IT

Sistem lama yang tidak terintegrasi sering kali menjadi akar pembengkakan biaya operasional. Dampaknya bisa berupa:

• Duplikasi pekerjaan antar divisi
• Human error akibat input manual
• Data tidak real-time
• Ketergantungan tinggi pada tim IT untuk tugas sederhana

Investasi pada solusi berbasis cloud, otomatisasi, dan sistem terintegrasi dapat memberikan efisiensi jangka panjang.

Contoh implementasi strategis:

• Integrasi sistem penjualan, inventory, dan sistem pencatatan akuntansi dalam satu platform.
• Otomatisasi laporan keuangan untuk mengurangi waktu rekonsiliasi.
• Digitalisasi dokumen untuk menghilangkan biaya cetak dan penyimpanan fisik.
• Dashboard real-time untuk monitoring performa operasional.

Bagi IT Lead dan CEO, modernisasi teknologi bukan sekadar pengeluaran, melainkan cost saver yang meningkatkan akurasi data dan mempercepat pengambilan keputusan.

3. Optimasi Supply Chain Secara Menyeluruh

Supply chain yang tidak terkelola dengan baik bisa menjadi pusat pemborosan terbesar.

Inventory Management : Stok berlebih berarti modal tertahan dan biaya gudang meningkat. Stok kurang berarti kehilangan penjualan dan reputasi.

Kunci efisiensi adalah menjaga keseimbangan supply-demand dengan data real-time dan proyeksi yang akurat.

Logistik dan Distribusi : Optimasi rute pengiriman, konsolidasi shipment, dan pemanfaatan teknologi tracking dapat memangkas biaya transportasi dan mengurangi risiko keterlambatan.

Strategi Procurement : Negosiasi kontrak jangka panjang, evaluasi performa supplier, dan pembelian berbasis perencanaan dapat menurunkan harga per unit serta menjaga stabilitas pasokan.

Supply chain yang efisien tidak hanya mengurangi biaya, tetapi juga meningkatkan kecepatan dan kualitas layanan ke pelanggan.

4. Audit dan Analisis Pengeluaran Secara Berkala

Banyak biaya bocor tersembunyi karena kurangnya review rutin terhadap laporan keuangan.

Langkah yang perlu dilakukan:

• Analisis rasio biaya terhadap revenue.
• Identifikasi biaya diskresioner yang bisa ditekan.
• Evaluasi langganan software atau layanan yang jarang digunakan.
• Tinjau ulang kontrak vendor untuk potensi renegosiasi.

Finance Manager berperan penting dalam memastikan pengeluaran tetap sejalan dengan target profitabilitas perusahaan.

Audit yang konsisten membantu perusahaan menemukan ruang efisiensi tanpa mengganggu operasional inti.

5. Kendalikan Shadow IT

Shadow IT terjadi ketika karyawan menggunakan aplikasi atau layanan tanpa persetujuan resmi.

Dampaknya dapat berupa:

• Biaya langganan tidak terkontrol
• Risiko keamanan data
• Duplikasi sistem

Biasanya hal ini muncul karena sistem resmi tidak cukup mendukung kebutuhan operasional.

Solusinya adalah menyediakan platform yang user-friendly, terintegrasi, dan benar-benar membantu tim bekerja lebih efisien. Transparansi penggunaan teknologi akan mengurangi biaya tersembunyi dan risiko keamanan.

6. Investasi pada Pengembangan Karyawan

Efisiensi operasional tidak hanya bergantung pada sistem, tetapi juga pada kualitas sumber daya manusia.

Karyawan yang terlatih:

• Lebih produktif
• Lebih sedikit melakukan kesalahan
• Lebih cepat beradaptasi terhadap perubahan teknologi

Pelatihan rutin, program pengembangan, dan budaya kerja kolaboratif dapat meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi biaya akibat kesalahan operasional.

Karyawan yang engaged juga berkontribusi langsung pada peningkatan profitabilitas perusahaan.

7. Terapkan Inisiatif Hemat Energi

Biaya energi dan infrastruktur sering kali menjadi pengeluaran besar dalam jangka panjang.

Strategi yang bisa diterapkan:

• Migrasi ke sistem berbasis cloud untuk mengurangi kebutuhan server fisik.
• Gunakan perangkat hemat energi di kantor dan gudang.
• Optimalkan penggunaan ruang untuk mengurangi biaya sewa.

Selain menekan biaya, langkah ini juga memperkuat citra ESG perusahaan yang semakin diperhatikan investor dan konsumen modern.

8. Outsourcing Strategis untuk Fungsi Non-Core

Tidak semua fungsi harus dikelola internal. Outsourcing untuk aktivitas non-core seperti IT maintenance, customer support, atau digital marketing dapat membantu perusahaan tetap ramping dan fokus pada kompetensi utama.

Namun, pemilihan vendor harus dilakukan secara selektif dan berbasis KPI agar tidak menimbulkan biaya tambahan akibat kualitas layanan yang buruk.

9. Negosiasi dan Evaluasi Vendor Secara Berkala

Kontrak lama tidak selalu berarti harga terbaik.

Langkah strategis yang bisa dilakukan:

• Evaluasi harga langganan tahunan.
• Manfaatkan diskon pembayaran awal.
• Renegosiasi kontrak jangka panjang.
• Bandingkan dengan penawaran kompetitor.

Banyak perusahaan mampu menghemat signifikan hanya dengan melakukan renegosiasi yang terstruktur dan berbasis data.

Saatnya Kendalikan Biaya Operasional dengan Sistem Terintegrasi

Menekan biaya operasional tidak cukup dengan efisiensi manual. Anda butuh sistem yang terhubung dan real-time.

POS System memastikan setiap transaksi dan stok tercatat otomatis. ERP Software mengintegrasikan penjualan, inventory, procurement, hingga laporan keuangan dalam satu dashboard.