Dalam dunia distribusi dan logistik, ada satu dokumen yang sering dianggap administratif  padahal dampaknya sangat strategis yaitu Delivery Order (DO).

Kesalahan kecil dalam pengelolaan Delivery Order bisa menyebabkan keterlambatan pengiriman, biaya demurrage, sengketa antar pihak, hingga gangguan arus kas. Sebaliknya, sistem Delivery Order yang tertata rapi mampu mempercepat fulfillment, menjaga transparansi operasional, dan memperkuat kontrol internal perusahaan.

Bagi Business Owner memahami Delivery Order bukan hanya soal dokumen pengiriman tetapi soal efisiensi, kontrol risiko, dan kelancaran cash cycle.

Apa Itu Delivery Order?

Dilansir Cello Square, Delivery Order adalah dokumen resmi yang memberikan otorisasi pelepasan barang dari pihak pengangkut (carrier, warehouse, atau freight forwarder) kepada penerima yang berhak.

Dokumen ini menjadi jembatan antara:

• Pihak pengangkut
• Penerima barang (consignee)
• Sistem distribusi internal perusahaan

Tanpa Delivery Order yang sah dan terverifikasi, barang tidak dapat dilepaskan bahkan jika sudah tiba di lokasi tujuan. Secara praktis, Delivery Order memastikan:

• Barang diserahkan ke pihak yang benar
• Kewajiban pembayaran telah diselesaikan
• Dokumen legal dan operasional terpenuhi
• Tidak terjadi pelepasan ilegal atau kesalahan distribusi

Fungsi Strategis Delivery Order dalam Supply Chain

Delivery Order bukan hanya formalitas administratif. Dalam praktiknya, DO memiliki peran yang sangat krusial.

1. Otorisasi Pelepasan Barang

Delivery Order menjadi bukti sah bahwa penerima memiliki hak mengambil barang. Tanpa dokumen ini, carrier berisiko secara hukum jika menyerahkan barang.

2. Pengendalian Risiko dan Kepatuhan

Dalam perdagangan internasional, DO sering menjadi bagian dari proses kepabeanan. Dokumen ini membantu memastikan:

• Bea masuk telah dibayar
• Persyaratan regulasi dipenuhi
• Transfer barang dilakukan sesuai hukum

3. Menghindari Fraud dan Penyalahgunaan

Tanpa sistem DO yang kuat, risiko:

• Pengambilan barang oleh pihak tidak sah
• Manipulasi dokumen
• Sengketa kepemilikan

akan meningkat drastis.

4. Menjaga Ketepatan Distribusi

Delivery Order memastikan bahwa:

• Barang dikirim ke lokasi yang tepat
• Jadwal pengiriman terkontrol
• Tidak terjadi salah kirim

Dalam skala perusahaan besar, satu kesalahan distribusi bisa berdampak pada reputasi branding dan kerugian finansial.

Perbedaan Delivery Order, Purchase Order, dan Bill of Lading

Dalam praktik operasional, ketiga dokumen ini sering disalahartikan. Padahal fungsinya berbeda.

Aspek	Purchase Order (PO)	Bill of Lading (BOL)	Delivery Order (DO)
Tahap dalam Siklus Logistik	Awal transaksi	Saat pengiriman barang	Saat barang tiba & siap dilepas
Fungsi Utama	Komitmen pembelian dari buyer kepada supplier	Bukti pengangkutan dan kontrak antara shipper dan carrier	Otorisasi pelepasan barang kepada penerima
Pihak yang Menerbitkan	Buyer	Carrier / perusahaan pengangkut	Consignee / agen / freight forwarder
Peran Legal	Mengikat secara komersial antara buyer dan seller	Dokumen legal pengangkutan, bisa menjadi dokumen kepemilikan (negotiable BOL)	Bukti hak penerimaan barang
Fokus Proses	Kesepakatan harga, jumlah, dan spesifikasi barang	Transportasi dan perjalanan barang	Serah terima fisik barang
Risiko Jika Salah Kelola	Konflik harga atau kuantitas	Sengketa kepemilikan atau kerusakan barang	Penundaan pelepasan, demurrage, atau sengketa distribusi

Komponen Utama dalam Delivery Order

Delivery Order yang baik harus memuat informasi lengkap dan akurat. Beberapa elemen penting di dalamnya meliputi:

• Nama dan detail penerima (consignee)
• Informasi carrier atau warehouse
• Deskripsi barang (jenis, jumlah, berat)
• Nomor referensi pengiriman (BOL, container number)
• Instruksi pengiriman
• Bukti penyelesaian biaya terkait

Ketidaklengkapan satu elemen saja bisa menyebabkan:

• Penolakan pelepasan barang
• Penundaan distribusi
• Biaya tambahan seperti storage atau demurrage

Proses Otorisasi Delivery Order

Dalam praktik operasional yang rapi dan terdokumentasi, proses otorisasi Delivery Order bukan sekadar formalitas administrasi. Ini adalah titik kontrol terakhir sebelum barang resmi berpindah tangan. Jika tahap ini tidak dikelola dengan baik, dampaknya bisa berupa keterlambatan distribusi, biaya tambahan seperti demurrage, hingga potensi sengketa kepemilikan.

Secara umum, alur prosesnya berjalan sebagai berikut:

1. Barang Tiba di Lokasi Tujuan

Setelah kapal sandar atau kendaraan pengangkut tiba di gudang/terminal, carrier atau operator pelabuhan akan melakukan pencatatan kedatangan barang. Pada tahap ini biasanya dilakukan konfirmasi dokumen pengiriman seperti Bill of Lading serta pengecekan fisik awal terhadap kondisi kargo.

Di perusahaan dengan sistem yang baik, notifikasi kedatangan sudah terintegrasi secara otomatis ke tim logistik dan finance. Namun di sistem manual, informasi ini sering tersebar lewat email terpisah atau bahkan komunikasi informal.

2. Consignee atau Agen Mengajukan Delivery Order

Setelah barang dinyatakan tiba, pihak penerima (consignee) atau agen yang ditunjuk akan mengajukan permohonan Delivery Order. Pengajuan ini biasanya disertai dokumen pendukung seperti:

• Bill of Lading asli atau dokumen pengganti
• Bukti pembayaran biaya angkut dan biaya pelabuhan
• Dokumen kepabeanan jika impor

Tahap ini sangat krusial karena memastikan bahwa hanya pihak yang berhak yang dapat mengakses barang. Jika ada kekurangan dokumen atau ketidaksesuaian data, proses akan tertunda.

3. Carrier Melakukan Verifikasi Dokumen

Carrier atau operator gudang kemudian melakukan verifikasi administratif dan legal. Mereka akan mencocokkan:

• Data consignee dengan dokumen pengiriman
• Status pembayaran
• Kepatuhan terhadap regulasi bea cukai

Pada sistem manual, verifikasi ini bisa memakan waktu karena melibatkan pengecekan silang antar departemen. Finance mengecek pembayaran, legal memastikan dokumen sah, operasional memvalidasi detail pengiriman.

Di perusahaan yang sudah terdigitalisasi, proses ini jauh lebih cepat karena sistem dapat melakukan cross-check otomatis berdasarkan database terpusat.

4. Otorisasi Diberikan

Setelah seluruh dokumen dinyatakan valid dan kewajiban finansial terpenuhi, Delivery Order resmi diterbitkan. Dokumen ini menjadi dasar hukum pelepasan barang.

Dalam praktik modern, banyak perusahaan mulai menggunakan electronic Delivery Order (e-DO) yang mengurangi risiko pemalsuan dan mempercepat alur kerja karena tidak lagi bergantung pada dokumen fisik.

5. Barang Diserahkan dan Dilakukan Pencatatan Akhir

Tahap terakhir adalah serah terima fisik barang kepada penerima. Biasanya disertai:

• Tanda tangan penerimaan
• Dokumentasi kondisi barang
• Update status dalam sistem

Di sinilah akurasi pencatatan menjadi sangat penting, karena data ini akan terhubung ke sistem inventory, akuntansi, hingga pelaporan manajemen.

Mengapa Proses Manual Sering Bermasalah?

Di banyak perusahaan yang belum terdigitalisasi penuh, proses otorisasi Delivery Order sering tersendat karena beberapa faktor klasik:

Pertama, dokumen tercecer. Ketika dokumen masih berbentuk fisik atau tersebar di berbagai email, risiko kehilangan atau keterlambatan sangat tinggi.

Kedua, approval lambat. Tanpa workflow yang jelas, dokumen bisa berhenti di meja satu pihak tanpa tindak lanjut.

Ketiga, koordinasi antar departemen tidak sinkron. Finance, legal, dan operasional bekerja dalam sistem terpisah sehingga verifikasi membutuhkan waktu tambahan.

Keempat, kurangnya visibilitas real-time. Manajemen tidak memiliki gambaran jelas apakah barang sudah bisa dilepas atau masih tertahan karena kendala administrasi.

Akibatnya bukan hanya keterlambatan distribusi, tetapi juga potensi biaya tambahan, penurunan kepuasan pelanggan, dan terganggunya arus kas.

Tantangan Umum dalam Pengelolaan Delivery Order

Banyak perusahaan mengalami kendala berikut:

1. Dokumen Tidak Sinkron

Data di DO berbeda dengan sistem inventory atau finance. Akibatnya terjadi konflik data.

2. Keterlambatan Otorisasi

Proses approval manual membuat barang tertahan lebih lama dari seharusnya.

3. Kurangnya Visibilitas Real-Time

Manajemen tidak memiliki dashboard untuk memantau status pelepasan barang.

4. Risiko Fraud

Dokumen kertas rentan dipalsukan atau dimodifikasi.

5. Koordinasi Antar Departemen Lemah

Logistik, procurement, dan finance berjalan sendiri-sendiri tanpa sistem terintegrasi.

Solusi Modern: Digitalisasi Delivery Order

Perusahaan yang mulai beralih ke electronic Delivery Order (e-DO) mendapatkan banyak keuntungan:

• Proses lebih cepat
• Dokumen terdigitalisasi dan tersimpan aman
• Integrasi dengan inventory dan finance
• Notifikasi otomatis saat status berubah
• Audit trail jelas

Digitalisasi bukan hanya mempercepat proses, tetapi juga meningkatkan kontrol dan transparansi.

Bagi CEO dan Investor, ini berarti:

• Risiko lebih rendah
• Biaya operasional lebih terkendali
• Cash flow lebih sehat
• Operasional lebih scalable

Dampak Delivery Order terhadap Kinerja Bisnis

Delivery Order yang dikelola dengan baik memberikan dampak nyata terhadap:

Efisiensi Operasional

Tidak ada lagi barang tertahan karena kesalahan dokumen.

Pengendalian Biaya

Mengurangi demurrage, penalty, dan biaya administrasi ulang.

Kepuasan Pelanggan

Pengiriman tepat waktu meningkatkan kepercayaan.

Transparansi Internal

Semua pihak dapat melihat status distribusi secara real-time.

Dalam ekosistem bisnis modern yang bergerak cepat, keterlambatan satu hari saja bisa berarti hilangnya peluang.

Delivery Order Bukan Sekadar Dokumen

Banyak perusahaan masih melihat Delivery Order sebagai dokumen administratif biasa.

Padahal, Delivery Order adalah titik kritis terakhir sebelum barang benar-benar berpindah tangan.

Jika di tahap ini terjadi kesalahan, seluruh proses sebelumnya mulai dari purchase, shipment, hingga customs clearance  bisa terdampak.

Karena itu, DO harus menjadi bagian dari sistem yang terintegrasi, bukan berdiri sendiri.

Optimalkan Delivery Order dengan Sistem Terintegrasi

Jika perusahaan Anda masih mengelola Delivery Order secara manual atau terpisah dari supply chain software dan inventory, risiko operasional akan terus membesar seiring pertumbuhan bisnis.

OttoDigital membantu bisnis membangun sistem operasional yang terintegrasi  mulai dari penjualan, inventori, hingga dokumentasi distribusi supply chain agar proses seperti Delivery Order dapat berjalan lebih cepat, transparan, dan terkendali.

Konsultasikan kebutuhan operasional dan sistem distribusi bisnis Anda bersama tim OttoDigital.

Karena dalam supply chain modern, kecepatan saja tidak cukup. Yang dibutuhkan adalah kecepatan yang terkontrol dan terdigitalisasi.