Dalam dunia bisnis modern khususnya e-commerce dan omnichannel pre order bukan lagi sekadar strategi peluncuran produk. Pre order telah berkembang menjadi alat manajemen permintaan, pengendalian stok, dan pengaman arus kas yang semakin relevan di tengah tekanan biaya logistik dan ekspektasi pelanggan yang makin tinggi.
Banyak bisnis menggunakan pre order tanpa benar-benar memahami dampak operasional dan finansialnya. Padahal, jika dikelola dengan sistem yang tepat, pre order bisa menjadi pembeda antara bisnis yang tumbuh terukur dan bisnis yang tersendat karena stok serta cashflow.
Apa Itu Pre Order?
Dilansir Get one chart, pre order adalah skema penjualan dimana pelanggan melakukan pemesanan dan pembayaran sebelum produk tersedia atau siap dikirim. Produk yang ditawarkan biasanya masih dalam proses produksi, pengadaan, atau dijadwalkan rilis pada waktu tertentu.
Bagi pelanggan, pre order memberi kepastian mendapatkan produk lebih awal—sering kali dengan insentif eksklusif. Bagi bisnis, pre order adalah sinyal permintaan nyata, bukan asumsi.
Bagaimana Mekanisme Pre Order Bekerja?
Secara operasional, pre order terlihat sederhana. Namun di baliknya, terdapat alur yang perlu dijaga dengan disiplin sistem.
- Pertama, produk ditampilkan di channel penjualan dengan status pre order dan estimasi waktu pengiriman. Informasi ini harus jelas sejak awal untuk menghindari ekspektasi yang keliru.
- Kedua, pelanggan melakukan pemesanan baik dengan pembayaran penuh maupun deposit. Data pesanan ini menjadi dasar pengambilan keputusan produksi atau pengadaan.
- Ketiga, bisnis memproses produksi atau pembelian sesuai jumlah pre order yang masuk. Inilah titik di mana risiko overstock bisa ditekan secara signifikan.
- Terakhir, setelah barang siap, proses fulfillment berjalan seperti order reguler mulai dari pengemasan hingga pengiriman ke pelanggan.
Tanpa sistem order management yang rapi, proses ini sangat rentan terhadap kesalahan stok, keterlambatan, dan konflik data.
Mengapa Pre Order Penting untuk Bisnis?
Pre order bukan sekadar strategi pemasaran, tetapi alat manajemen risiko bisnis. Dari sisi finansial, pre order membantu bisnis menerima dana lebih awal.
Dana ini bisa digunakan untuk produksi, pemasaran, atau menjaga likuiditas tanpa harus bergantung pada pinjaman eksternal.
Dari sisi operasional, pre order memberikan visibilitas permintaan yang lebih akurat. Bisnis tidak lagi memproduksi berdasarkan asumsi, melainkan berdasarkan data nyata.
Dari sisi relasi pelanggan, pre order menciptakan keterlibatan emosional. Pelanggan merasa menjadi bagian dari proses, bukan sekadar pembeli di akhir rantai distribusi.
Manfaat Pre Order bagi Bisnis
Kenali manfaat pre order juga bagi bisnis
1. Arus Kas Lebih Sehat
Pre order memungkinkan bisnis menerima pembayaran sebelum biaya produksi sepenuhnya dikeluarkan. Ini sangat krusial bagi bisnis yang sedang bertumbuh atau menjalankan produk bernilai tinggi.
2. Forecasting Permintaan Lebih Akurat
Jumlah pre order mencerminkan minat pasar yang sesungguhnya. Data ini membantu tim produksi, supply chain, dan keuangan bekerja dengan perencanaan yang lebih presisi.
3. Risiko Stok Bisa Dikendalikan
Produksi dan pengadaan dilakukan berdasarkan kebutuhan aktual, bukan spekulasi. Risiko barang menumpuk di gudang dapat ditekan secara signifikan.
4. Loyalitas Pelanggan Meningkat
Pre order sering dikaitkan dengan akses awal, bonus eksklusif, atau prioritas pengiriman. Ini membangun hubungan jangka panjang, bukan sekadar transaksi satu kali.
Cara Menerapkan Sistem Pre Order dengan Benar
Sebelum masuk ke teknis, penting dipahami bahwa pre order tanpa sistem hanyalah janji. Pre order yang sehat membutuhkan fondasi operasional yang kuat.
1. Gunakan Sistem Order Management Terpusat
Pre order harus tercatat dalam satu sistem yang sama dengan order reguler. Pemisahan data akan menciptakan konflik stok, laporan keuangan yang tidak sinkron, dan kesalahan pengiriman.
2. Kelola Stok Secara Real-Time
Walaupun barang belum tersedia, kuota pre order harus tetap dibatasi dan tercatat. Sistem perlu mampu memisahkan stok pre order, stok siap kirim, dan stok produksi.
3. Tetapkan Kebijakan yang Transparan
Estimasi pengiriman, skema refund, dan opsi pembatalan harus dijelaskan sejak awal. Transparansi adalah kunci menjaga kepercayaan pelanggan.
4. Integrasikan Pembayaran & Logistik
Pre order akan jauh lebih aman jika terhubung langsung dengan sistem pembayaran dan pengiriman, sehingga status order selalu jelas dan dapat dilacak.
Praktik Terbaik Mengelola Pre Order agar Tetap Sehat dan Terkendali
Pre order yang berhasil bukan hanya soal produk cepat habis, tetapi bagaimana bisnis mampu mengelola ekspektasi, data, dan operasional secara konsisten. Banyak brand terlihat sukses di awal pre order, namun justru bermasalah di fase pemenuhan karena sistemnya tidak siap.
Agar pre order benar-benar menjadi alat pertumbuhan bukan sumber komplain berikut praktik terbaik yang perlu diperhatikan.
Gunakan Estimasi Pengiriman yang Realistis dan Terukur
Kesalahan paling umum dalam pre order adalah menjanjikan pengiriman terlalu cepat demi mendorong penjualan. Padahal, keterlambatan kecil masih bisa diterima pelanggan, tetapi janji yang meleset tanpa kejelasan hampir selalu berujung pada hilangnya kepercayaan.
Estimasi pengiriman sebaiknya disusun berdasarkan:
- Kapasitas produksi atau pengadaan yang realistis
- Waktu logistik terburuk, bukan terbaik
- Buffer tambahan untuk risiko eksternal
Dengan pendekatan ini, bisnis memiliki ruang untuk bernapas ketika terjadi hambatan, tanpa harus berhadapan dengan gelombang komplain.
Manfaatkan Dynamic Pricing untuk Mengatur Momentum
Pre order bukan hanya soal menerima pesanan lebih awal, tetapi juga mengatur ritme permintaan. Dynamic pricing membantu bisnis mengendalikan lonjakan order sekaligus memberi insentif bagi pelanggan yang lebih cepat mengambil keputusan.
Pendekatan yang umum digunakan antara lain:
- Harga early bird di fase awal pre order
- Kenaikan harga bertahap mendekati tanggal rilis
- Bonus eksklusif yang dibatasi kuota
Strategi ini tidak hanya mendorong urgensi, tetapi juga membantu tim operasional memetakan kapasitas secara lebih bertahap.
Automasi Komunikasi untuk Menjaga Kepercayaan
Dalam skema pre order, komunikasi bukan pelengkap melainkan keharusan. Pelanggan yang sudah membayar di muka membutuhkan kepastian, meskipun belum ada barang yang dikirim.
Automasi komunikasi sebaiknya mencakup:
- Konfirmasi order dan status pre order
- Update berkala terkait proses produksi atau pengadaan
- Notifikasi jika terjadi perubahan jadwal
Komunikasi yang konsisten jauh lebih efektif dibanding menunggu pelanggan bertanya. Bahkan ketika terjadi keterlambatan, transparansi yang cepat seringkali justru memperkuat kepercayaan.
Pantau Performa Pre Order sebagai Data Strategis
Pre order menghasilkan data yang sangat berharga, bukan hanya untuk produk saat ini, tetapi juga untuk strategi ke depan. Jumlah order, kecepatan pemesanan, hingga pola pembatalan dapat menjadi sinyal pasar yang akurat.
Data ini dapat digunakan untuk:
- Menentukan volume produksi lanjutan
- Mengevaluasi strategi harga
- Memutuskan apakah produk layak dilanjutkan atau dihentikan
Bisnis yang matang tidak melihat pre order hanya sebagai penjualan, tetapi sebagai market intelligence.
Tantangan Umum Pre Order dan Cara Mengatasinya
Meski terlihat sederhana, pre order menyimpan kompleksitas yang sering tidak disadari sejak awal. Tantangan utamanya hampir selalu berakar pada sistem yang tidak terintegrasi.
Overselling akibat Data Stok yang Tidak Sinkron
Overselling sering terjadi ketika pre order dibuka di banyak kanal, tetapi pencatatan stok tidak berjalan secara real-time. Akibatnya, jumlah pesanan melebihi kapasitas produksi atau pengadaan.
Solusi yang perlu diterapkan adalah:
- Sinkronisasi stok real-time lintas kanal
- Pembatasan kuota pre order berdasarkan kapasitas aktual
- Pemisahan stok pre order dan stok siap kirim
Dengan kontrol ini, bisnis dapat menjaga janji tanpa harus melakukan pembatalan sepihak.
Keterlambatan Pengiriman yang Tidak Terkelola
Keterlambatan sebenarnya bisa terjadi di bisnis mana pun. Masalah muncul ketika keterlambatan tidak dikomunikasikan dengan baik. Diam terlalu lama sering kali lebih merusak dibanding keterlambatan itu sendiri.
Pendekatan yang lebih sehat meliputi:
- Update proaktif sebelum pelanggan bertanya
- Penyesuaian estimasi yang disampaikan secara terbuka
- Kompensasi ringan jika keterlambatan signifikan
Respons cepat menunjukkan bahwa bisnis bertanggung jawab, bukan menghindar.
Proses Refund dan Pembatalan yang Lambat
Pre order meningkatkan risiko pembatalan, terutama jika waktu tunggu cukup panjang. Jika proses refund lambat atau berbelit, dampaknya bisa lebih buruk daripada kehilangan satu penjualan.
Sistem yang baik memungkinkan:
- Pembatalan dan refund diproses otomatis
- Status order tercatat jelas untuk tim keuangan
- Opsi alternatif seperti menunggu dengan insentif tambahan
Kecepatan dan kejelasan di tahap ini sangat menentukan reputasi brand.
Saatnya Pre Order Bekerja untuk Pertumbuhan Bisnis
Pre order yang dikelola dengan baik mencerminkan kedewasaan sistem bisnis. Di titik inilah order management, inventori, dan keuangan harus saling terhubung.
Jika pre order masih dikelola manual, terpisah dari POS System dan laporan keuangan, risikonya bukan hanya komplain tetapi distorsi data bisnis.
Dengan ekosistem digital dari OttoDigital, bisnis dapat mengelola pre order secara terintegrasi mulai dari pencatatan order, kontrol stok, hingga laporan yang rapi untuk manajemen dan investor.
Konsultasikan sistem pre order bisnis Anda bersama OttoDigital. Karena strategi penjualan yang baik selalu ditopang oleh sistem yang siap tumbuh.
