Di banyak perusahaan, inventaris adalah aset dengan nilai besar—namun ironisnya, tidak menghasilkan pendapatan sampai barang benar-benar terjual dan terkirim. Selama masih berada di gudang, stok justru menyerap modal, ruang, dan energi operasional. Risiko yang menyertainya juga tidak kecil: overstock, stockout, barang rusak, kedaluwarsa, hingga selisih data antar tim.
Di titik inilah software inventory management berperan. Bukan hanya sebagai alat pencatatan, tetapi sebagai sistem kontrol bisnis yang menyatukan data operasional, keuangan, dan distribusi agar keputusan bisa diambil cepat, akurat, dan terukur.
Artikel ini mengulas software inventory management secara lebih mendalam dari konsep dasar, manfaat strategis, jenis sistem, metode perhitungan, risiko jika salah memilih, hingga fitur.
Apa Itu Software Inventory Management?
Dilansir Procurement Magazine, software inventory management adalah sistem inventory management yang dirancang untuk mengelola seluruh siklus hidup persediaan: mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, perpindahan antar lokasi, hingga distribusi dan retur. Setiap pergerakan tercatat otomatis dan dapat dipantau secara real-time.
Perbedaan mendasarnya dengan metode manual atau spreadsheet:
- Data terpusat dalam satu sistem
- Pembaruan terjadi otomatis saat transaksi berlangsung
- Laporan siap dipakai untuk keputusan, bukan sekadar arsip
Dengan kata lain, software inventory management berfungsi sebagai single source of truth untuk stok barang di seluruh organisasi.
Kenapa Software Inventory Management Menjadi Kebutuhan, Bukan Pilihan?
Seiring bisnis bertumbuh, kompleksitas inventaris meningkat secara eksponensial:
- SKU bertambah
- Gudang dan cabang meningkat
- Kanal penjualan makin beragam (offline, online, marketplace)
Di fase ini, cara manual mulai menunjukkan keterbatasan: data terlambat, selisih antar sistem, dan keputusan yang reaktif.
Studi McKinsey menunjukkan bahwa penerapan AI dalam software stok barang untuk forecasting dan optimasi inventori mampu mengurangi stok hingga 20–30%, berkat peningkatan akurasi permintaan dan segmentasi dinamis. Dampaknya bukan hanya operasional, tetapi langsung ke efisiensi modal dan cashflow.
Tanda-tanda bisnis sudah membutuhkan software inventory management yang matang:
- Stok banyak, tapi sulit dikontrol
- Selisih data antara gudang, penjualan, dan keuangan
- Restock sering terlambat atau terlalu cepat
- Tim menghabiskan waktu untuk rekonsiliasi, bukan analisis
Apa Itu Inventory Management System (IMS)?
Inventory Management System (IMS) adalah sistem terintegrasi yang mengelola stok barang secara end-to-end. IMS tidak hanya mencatat jumlah stok, tetapi juga:
- Lokasi barang
- Riwayat pergerakan
- Nilai inventaris
- Pola permintaan dan penjualan
Dengan IMS, perusahaan dapat:
- Menjaga ketersediaan barang sesuai kebutuhan
- Menghindari kelebihan dan kekurangan stok
- Mempercepat pemesanan dan distribusi
- Menyediakan laporan transparan untuk audit dan manajemen
IMS yang terintegrasi menjadikan inventaris sebagai bagian aktif dari pengambilan keputusan bisnis, bukan sekadar data operasional.
Keuntungan Strategis Software Inventory Management
Kenali strategis software inventory management
1. Efisiensi Operasional yang Terukur
Otomatisasi proses seperti barang masuk/keluar, stock opname, dan dokumen pengiriman mengurangi pekerjaan manual dan kesalahan input. Tim bisa fokus ke aktivitas bernilai tambah.
2. Optimalisasi Modal dan Cashflow
Dengan visibilitas permintaan dan penjualan, bisnis dapat menyimpan stok di level optimal. Modal tidak tertahan lama di gudang, perputaran uang lebih sehat.
3. Data Akurat dan Real-Time
Setiap pergerakan barang antar gudang, ke pelanggan, atau retur tercatat otomatis. Tidak ada lagi perbedaan angka antar tim.
4. Manajemen Multi-Gudang
Software inventory management memungkinkan pemantauan stok lintas lokasi, lengkap dengan informasi lot number dan tanggal kedaluwarsa. Distribusi stok menjadi lebih strategis.
5. Analisis dan Prediksi Kebutuhan
Sistem membantu mengidentifikasi produk fast-moving dan slow-moving, serta memetakan kebutuhan stok di masa depan berbasis data historis.
6. Peningkatan Layanan Pelanggan
Pesanan diproses lebih cepat dan akurat. Risiko pembatalan akibat stok kosong menurun, kepuasan pelanggan meningkat.
7. Pengurangan Risiko Kehilangan
Pelacakan yang rapi memudahkan deteksi kehilangan, kesalahan, atau pencurian sejak dini.
Jenis-Jenis Inventory Management System
Berikut ini ada jenis-jenis inventory management system meliputi model deploy dan manajemen stok.
Berdasarkan Model Deploy
- On-premise: sistem di server internal, kontrol penuh namun kurang fleksibel
- Cloud-based: diakses melalui internet, mudah scale, cocok untuk bisnis bertumbuh
Berdasarkan Metode Manajemen Stok
- Persediaan periodik – penghitungan fisik berkala
- Persediaan perpetual – pembaruan stok real-time
- Just-in-time (JIT) – stok datang mendekati waktu penggunaan
- Inventory ABC – pengelompokan berdasarkan nilai kontribusi
- Konsinyasi – kepemilikan berpindah saat barang terjual
- Material Requirements Planning (MRP) – perencanaan bahan baku berbasis jadwal produksi
Metode Perhitungan dalam Software Inventory Management
Kenali metode perhitungan dalam software inventory management
Economic Order Quantity (EOQ)
EOQ menentukan jumlah pemesanan optimal untuk meminimalkan total biaya inventaris. Dengan software inventory management, EOQ dapat:
- Dihitung otomatis
- Disesuaikan real-time dengan perubahan permintaan
- Mengurangi keputusan restock berbasis asumsi
Days Sales of Inventory (DSI)
DSI mengukur berapa lama inventaris terjual:
- DSI rendah → perputaran cepat
- DSI tinggi → indikasi overstock atau barang slow-moving
Sistem modern melacak DSI secara real-time dan memberikan alert untuk tindakan korektif.
Risiko Menggunakan Software Inventory Berkualitas Rendah
Memilih sistem inventory yang tidak matang dapat memicu risiko besar:
- Sulit Skalabilitas
Tidak mampu menangani lonjakan transaksi dan SKU. - Ketidakakuratan Data
Pembaruan lambat memicu stockout atau overstock. - Proses Operasional Lambat
Transaksi terhambat, keputusan tertunda. - Keamanan Data Lemah
Risiko kehilangan data akibat minim enkripsi dan backup.
Fitur Wajib Software Inventory Management
Agar berdampak nyata, software inventory management idealnya memiliki:
- Pencatatan Stok Otomatis
- Pemantauan Real-Time
- Notifikasi Minimum Stock
- Pelacakan Lokasi Barang
- Integrasi dengan Akuntansi, Pengadaan, dan POS
- Laporan dan Analitik Inventaris
Fitur-fitur ini memastikan inventaris tidak hanya tercatat, tetapi dikendalikan secara aktif.
Rekomendasi Software Inventory Terbaik dan Populer untuk Bisnis di Indonesia
Memilih software inventory bukan soal siapa yang paling terkenal atau paling mahal, tetapi siapa yang paling relevan dengan cara bisnis beroperasi hari ini dan akan tumbuh besok. Setiap perusahaan berada di fase yang berbeda: ada yang baru merapikan stok, ada yang sudah bermain multichannel, ada pula yang mengelola rantai pasok kompleks lintas wilayah.
Karena itu, daftar berikut tidak disusun untuk membandingkan “siapa paling unggul”, melainkan untuk membantu manajemen memahami karakter setiap software inventory dan konteks bisnis yang paling cocok menggunakannya.
1. OttoDigital
Sebagai pemain lokal yang kuat di ekosistem pembayaran dan POS, OttoDigital menempatkan inventory sebagai bagian dari kontrol operasional harian, bukan sekadar modul tambahan.
Pendekatannya praktis seperti stok harus langsung terhubung dengan transaksi penjualan dan laporan, sehingga manajemen tidak perlu menunggu rekonsiliasi manual untuk tahu kondisi bisnis. Solusi OttoDigital banyak dipilih oleh ritel dan F&B yang menginginkan visibilitas real-time tanpa sistem yang terasa rumit bagi tim lapangan.
2. Jubelio
Berbeda dengan itu, Jubelio hadir untuk bisnis yang bermain di banyak kanal sekaligus. Marketplace, toko online, dan toko fisik sering menjadi sumber kekacauan stok jika tidak disatukan.
Jubelio mengambil posisi sebagai sistem operasional terpadu bukan hanya mencatat stok, tetapi mengelola pesanan, pengiriman, hingga pencatatan transaksi dalam satu alur. Pendekatan ini membuatnya sangat relevan bagi bisnis multichannel yang ingin mengurangi input ganda dan selisih data.
3. NetSuite
Ketika skala bisnis mulai masuk kategori menengah hingga besar, nama seperti NetSuite sering muncul. NetSuite dikenal sebagai solusi cloud ERP yang kuat untuk perusahaan dengan banyak cabang dan kompleksitas tinggi.
Inventory di NetSuite bukan berdiri sendiri, melainkan terhubung erat dengan keuangan, procurement, dan supply chain. Biasanya dipilih oleh perusahaan yang sudah matang secara proses dan siap mengelola data lintas fungsi secara terpusat.
4. HashMicro
Di ranah ERP yang lebih fleksibel untuk pasar Indonesia, HashMicro banyak digunakan oleh perusahaan yang ingin naik kelas dari sistem manual ke sistem terintegrasi.
Inventory di HashMicro membantu perusahaan menjaga keseimbangan stok, sekaligus menghubungkannya dengan penjualan, pembelian, dan laporan keuangan. Pendekatan modularnya membuat sistem ini bisa berkembang seiring pertumbuhan bisnis.
5. SAP
Untuk perusahaan besar dan manufaktur, SAP hampir selalu masuk daftar. SAP dirancang untuk lingkungan operasional yang kompleks, di mana setiap pergerakan barang dari bahan baku hingga produk jadi harus tercatat presisi dan terintegrasi dengan produksi, keuangan, serta warehouse management.
Sistem ini bukan untuk semua bisnis, tetapi sangat relevan bagi perusahaan dengan kebutuhan kontrol dan kepatuhan tinggi.
6. IBM
Pendekatan yang lebih data-driven terlihat pada solusi dari IBM. IBM Supply Chain Inventory Management berfokus pada visibilitas stok lintas lokasi dan analitik lanjutan.
Sistem ini sering dipilih oleh organisasi besar yang ingin menggunakan data inventaris sebagai dasar pengambilan keputusan strategis, bukan sekadar operasional.
7. Infor
Sementara itu, Infor menawarkan inventory management dengan pendekatan modern yang cocok untuk perusahaan yang sedang melakukan transformasi digital.
Infor menempatkan inventaris sebagai bagian dari ekosistem proses bisnis yang lebih luas, sehingga data dapat mengalir mulus antar sistem tanpa hambatan.
8. Fishbowl
Untuk bisnis manufaktur dan distribusi skala menengah, Fishbowl sering dipilih karena fokusnya yang kuat pada kontrol inventaris tanpa harus masuk ke ERP yang terlalu besar.
Integrasinya dengan QuickBooks menjadikannya menarik bagi perusahaan yang ingin menjaga sinkronisasi antara stok dan keuangan.
9. Oracle
Di level enterprise global, Oracle menawarkan inventory management yang dirancang untuk rantai pasok kompleks dan volume transaksi besar. Oracle memberikan kontrol menyeluruh terhadap stok, mulai dari gudang hingga jaringan distribusi, dengan kemampuan optimasi berbasis data.
10. Brightpearl
Untuk bisnis retail yang mengandalkan kecepatan dan akurasi stok, Brightpearl menjadi pilihan populer. Platform berbasis cloud ini membantu retailer menjaga ketersediaan produk dan menghindari overstock maupun understock, sehingga pengalaman pelanggan tetap terjaga.
11. Inventory Now
Di sisi yang lebih sederhana, Inventory Now banyak digunakan oleh bisnis kecil hingga menengah yang membutuhkan kontrol stok tanpa kompleksitas berlebihan. Tampilan ringkas dan fitur dasar yang jelas membuatnya mudah diadopsi oleh tim non-teknis.
12. Sage
Pendekatan berbasis forecasting kuat terlihat pada Sage. Sage Inventory Advisor membantu perusahaan memprediksi kebutuhan stok berdasarkan data historis dan tren, sehingga keputusan pengadaan menjadi lebih rasional dan tidak sekadar reaktif.
13. Acumatica
Untuk bisnis yang tumbuh cepat dan membutuhkan fleksibilitas cloud, Acumatica menawarkan inventory management yang skalabel. Sistem ini dirancang agar inventaris selaras dengan kebutuhan pelanggan dan pertumbuhan bisnis, tanpa membebani operasional.
14. Microsoft Dynamics
Bagi perusahaan yang sudah berada di ekosistem Microsoft, Microsoft Dynamics sering menjadi pilihan logis. Integrasinya dengan Power BI, Excel, dan Azure memungkinkan analisis inventaris yang lebih dalam dan otomatisasi lintas fungsi.
15. Deskera
Pendekatan berbasis data dan laporan otomatis menjadi kekuatan Deskera. Software ini membantu manajemen melihat tren inventaris, mengidentifikasi produk yang tidak efektif, dan merencanakan reorder secara lebih terstruktur.
16. Sortly
Untuk kebutuhan inventaris yang lebih visual, Sortly menawarkan pendekatan intuitif dengan pelacakan berbasis gambar dan aktivitas pengguna. Cocok untuk bisnis yang membutuhkan kemudahan identifikasi barang lintas lokasi.
17. EQUIP
Terakhir, EQUIP hadir sebagai solusi inventory berbasis cloud dalam ekosistem ERP. Fokusnya pada pemantauan stok real-time dan kontrol multi-gudang menjadikannya relevan bagi perusahaan yang ingin membangun sistem terintegrasi sejak awal.
Sebagus apapun software inventory yang digunakan, nilainya baru terasa ketika sistem tersebut benar-benar dipakai setiap hari, dipahami oleh tim, dan mendukung keputusan bisnis secara nyata. Di sinilah banyak perusahaan mulai menyadari bahwa mereka tidak hanya butuh sistem, tetapi juga partner teknologi yang memahami konteks operasional bisnis di Indonesia.
Jika saat ini bisnis sedang berada di fase merapikan stok, menyatukan data penjualan dan inventaris, atau menyiapkan fondasi untuk scale-up, OttoDigital hadir sebagai solusi yang relevan. Bukan sekadar POS System atau aplikasi stok, OttoDigital membantu bisnis membangun kontrol operasional yang rapi dari transaksi, inventaris, hingga laporan dalam satu ekosistem yang praktis dan mudah diadopsi oleh tim.
Pendekatan OttoDigital tidak memaksa bisnis beradaptasi dengan sistem yang rumit. Justru sebaliknya, sistemnya dirancang agar mengikuti alur kerja bisnis, sehingga keputusan bisa diambil lebih cepat, stok lebih terkendali, dan manajemen punya visibilitas penuh terhadap performa usaha.
Mulai kelola stok dan penjualan dengan lebih rapi bersama OttoDigital. Bangun fondasi operasional yang sehat hari ini, agar bisnis siap tumbuh lebih besar esok hari.
